Job Description

L'analyste en charge des operations de bureau est responsable d'un large eventail de services comprenant : la reception, le service a la clientele interne et externe, le courrier/expedition et le soutien administratif general. La ou le titulaire de ce role assure la preparation et l'entretien des salles de conference pour les reunions de direction, utilise un outil en ligne pour reserver des espaces de reunion, gere les listes de diffusion internes, aide les clients avec les badges d'invites et l'acces au WiFi et assiste d'autres personnes le cas echeant. La majorite des taches quotidiennes sont accomplies de maniere independante conformement aux directives du bureau et/ou sous supervision generale. Ce role consiste egalement a fournir le service a la clientele avec une attention personnalisee, des informations precises, un service efficace et un suivi en temps opportun.


L'analyste en charge des operations de bureau doit jouer un role proactif et dynamique au sein de notre equipe de services de bureau en apportant un soutien aux fonctions administratives essentielles ainsi qu'un service a la clientele attentif et precis. Les responsabilites comprennent l'audit de la securite des personnes, le soutien des fonctions financieres, l'acces a la securite, les reservations et le soutien a la restauration pour notre clientele, le soutien transversal a notre equipe technologique locale et le soutien aux evenements de haut niveau dans les bureaux, le cas echeant.


L'analyste en charge des operations de bureau doit favoriser une experience agreable pour nos clients et nos employe(e)s en soutenant diverses fonctions au sein du bureau, en faisant preuve d'un etat d'esprit positif et serviable, en offrant de maniere proactive une assistance aux personnes pour l'utilisation de nouveaux outils de bureau, en aidant a la reservation de bureaux, en reamenageant les espaces de travail et en soutenant / planifiant des evenements agreables pour nos employe(e)s au sein du bureau. La ou le titulaire peut egalement etre invite a se porter volontaire pour des activites plus generales et a les soutenir, y compris celles qui se deroulent a un emplacement ou dans un bureau, notamment les evenements organises par le bureau, les evenements organises pour les clients et les fonctions liees au marketing et a la communication.


Principales responsabilites


Jouer le role de partenaire commercial pour les clients d'Accenture en fournissant un service a la clientele exceptionnel, y compris :

+ Soutenir les efforts de securite des personnes, y compris l'acces par badge, les rapports d'audit et l'administration generale de la CCure.
+ Planifier et gerer les operations et la prestation de services, en veillant a la conformite operationnelle avec les politiques, les budgets et les lignes directrices ainsi qu'a l'examen des performances par rapport aux objectifs operationnels.
+ Identifier de nouvelles facons d'apporter de la valeur ajoutee et prendre en charge de maniere proactive de nouvelles taches pour aider l'equipe a etre plus productive.
+ Realiser de maniere autonome un large eventail d'activites de services a la clientele du service des solutions d'environnement de travail, tel que l'amenagement de l'espace de travail, le soutien audiovisuel, l'installation et la desinstallation des espaces de restauration, la prise en charge du bureau d'accueil, le soutien aux operations d'etage, la gestion de l'utilisation de l'espace ou d'autres services lies a la localisation.
+ Comprendre les outils technologiques et de collaboration d'Accenture et soutenir l'utilisation de ces outils par les clients.
+ Contribuer a la planification et au deroulement de toutes les reunions et de tous les evenements sur site.
+ Proposer des ameliorations de processus et mettre en oeuvre les changements necessaires afin de garantir une experience de bureau continue et transparente pour la clientele, les clients d'Accenture et les participants aux reunions.
+ Reception, verification et attribution des factures du service des solutions d'environnement de travail pour le bureau et/ou le fournisseur, y compris la resolution des problemes de facturation avec le fournisseur et la remontee des problemes au besoin, et peut servir de point de contact pour la gestion des factures du service des solutions d'environnement de travail pour le bureau. + Gerer les relations avec les fournisseurs en veillant a ce que les accords de confidentialite soient a jour.
+ Preparer, extraire et analyser les rapports de donnees, y compris ceux concernant les reservations et les activites du bureau.
+ Avoir la capacite de soulever/deplacer jusqu'a 18,14 kg (40 lb).


Une professionnelle ou un professionnel de ce niveau de poste au sein d'Accenture presente l'etat d'esprit suivant :

+ Volonte d'analyser et de resoudre les problemes.
+ Un haut niveau de professionnalisme avec une bonne presence executive, un equilibre avere, un calme sous la pression.
+ Il s'agit d'un(e) partenaire commercial(e) proactif(ve) avec une mentalite de service a la clientele demontree qui s'approprie les solutions tout en conservant sa flexibilite et sa capacite d'adaptation.
+ Recevoir des instructions de niveau modere pour des taches quotidiennes et des instructions detaillees pour les nouvelles affectations.
+ Comprendre que les decisions prises ont un impact sur son propre travail et possiblement sur le travail des autres.
+ Apporter une contribution individuelle en tant que membre d'une equipe, dans le cadre du travail au perimetre defini.
+ Comprendre que l'equipe des services locaux, y compris l'equipe d'adjointes administratives, l'equipe de services de bureau et l'equipe locale de mise en oeuvre technologiques constituent une seule et meme equipe focalisee sur la fourniture d'une experience client agreable et confortable.
+ Faire preuve d'une grande energie et d'un grand amour du travail et de l'entreprise.
+ Bonnes competences en communication (ecrite et orale) et habiletes en relations interpersonnelles.
+ Solides competences en matiere d'organisation, d'execution de taches multiples et de gestion du temps, y compris l'etablissement de priorites, avec la capacite de s'adapter a l'evolution des exigences.
+ Competences analytiques dans l'examen et la compilation des donnees.
+ Connaissance des technologies et adaptation facile a l'apprentissage de nouveaux outils.
+ Esprit critique et capacite a resoudre les problemes; capacite a travailler de maniere creative et analytique dans un environnement de resolution de problemes.
+ Discretion; capable d'ecouter et d'articuler les interets et les attentes des parties prenantes, tout en assurant l'echange d'informations en temps reel.
+ L'esprit d'apprentissage et d'amelioration continus, avec le desir de batir une carriere.

Ce role est base au siege social d'Accenture a Montreal, au 5, Place Ville Marie.




Au moins 2 ans d'experience en service a la clientele, avec des responsabilites progressives en matiere d'administration et de coordination. Experience dans le milieu de l'entreprise, au sein d'une grande Societe, un atout. Au moins 2 ans de competences techniques (niveau intermediaire de la suite MS Office et demonstration de la capacite d'apprendre de nouvelles plateformes/technologies). Capacite de se pencher, de soulever et de deplacer jusqu'a 18,14 kg (40 lb). Le role exige de marcher et de se tenir debout pendant 25 % a -50 % du temps. Flexibilite dans les horaires de travail quotidiens. Les heures de travail regulieres sont de 8 h 30 a 17 h 30, mais elles peuvent varier en fonction des besoins de l'entreprise. L'anglais est exige pour ce poste puisque ce role sera aligne sur des equipes multinationales ou

l'anglais est la langue commune a travers notre entreprise mondiale. En raison du volume


important d'interactions avec ces equipes multinationales anglophones, ce qui est intrinseque


a ce poste, une reorganisation des activites de l'entreprise n'est pas possible pour eviter cette


exigence