Job Description

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Coordinator, Athlete Engagement (12-month contract)

Group:

Athlete Engagement

Reports to

: Director, Athlete Engagement

Location:

WADA Headquarters, Montreal, Canada





Posting deadline: 20 June 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA's primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

Join our dynamic team at WADA, where we champion clean sport and support athletes worldwide! As a coordinator in Athlete Engagement, you'll play a crucial role in fostering positive relationships with WADA's Athlete Council and the athlete community at large. You'll be coordinating logistical support, ensuring smooth meetings for our Athlete Council and seamless organization for any events or initiatives of our Athlete Engagement team.

KEY RESPONSIBILITIES

Meeting Maestro:

Organize and prepare for Athlete Council meetings (and other meetings, forums, etc.), both in-person and virtual. Coordinate logistics, confirm locations, and ensure all details are taken care of. For in-person meetings, this will also involve arranging flights, hotel bookings, and travel authorizations and keeping track of all travel details with precision. You will also be responsible for expenses, per diems and payments for Athlete Council members and other athletes, ensuring timely and accurate processing.

Relationship Builder:

Maintain positive relationships with Athlete Council members, responding promptly to inquiries and ensuring strong support. Support the development of relationships with other athletes and athlete groups by developing and maintaining a contact list, ensuring effective communication. Oversee the Athlete Engagement email inbox, ensuring prompt responses.

Event enthusiast:

Provide administrative support for athlete engagement programs at events. Prepare invitation and thank you letters, arrange travel and accommodations, and ensure all logistics are seamless. Manage inventory for athlete engagement uniforms, gifts, and sponsorship items.

Idea Generator:

Propose ideas to improve Athlete Engagement working processes and contribute to the success of athlete related strategic projects.

Privacy Champion:

Ensure all privacy requirements are met under the guidance of WADA's Privacy team.

SharePoint Specialist:

Maintain the Athlete Engagement and Athlete Council SharePoint site.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

Bachelor's degree in business administration, sports management or any other relevant field; Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language. Additional languages are an asset; Experience preparing expense claims, coordinating travel, organizing meetings, updating databases and other related administrative duties; Proficiency with MS Office (SharePoint (considered an asset), Outlook, advanced Word, advanced Excel and advanced PowerPoint); Strong organizational skills and proactive with a keen attention to detail; Proven ability to effectively prioritize tasks in fast-paced environments; Self-motivated with a strong sense of initiative and problem-solving abilities; Collaborative team player with excellent interpersonal and communication skills; Occasional work in the evenings or on weekends; Travel may be required; Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport; and Aligned with WADA core values: Integrity, Openness, Excellence.

Why You'll Love This Role:

Impact:

Make a difference in the world of clean sport and athlete engagement.

Team Spirit:

Work with a passionate and supportive team.

Growth:

Opportunities for professional development and learning.

Ready to Join Us?

If you're organized, detail-oriented, and passionate about supporting athletes, we want to hear from you! Apply now and be part of our mission to promote clean sport and athlete engagement.

WHAT WE OFFER

Competitive Benefits Package.

Vision:

WADA's vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission:

WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us:

WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.




The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.



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Coordonnatrice, Mobilisation des sportifs (contrat de 12 mois)

Groupe:

Mobilisation des sportifs

Superieur:

Directrice, Mobilisation des sportifs

Lieu:

Le Bureau principal de l'AMA, Montreal, Canada



Date limite de candidature: 20 juin 2025

QUI SOMMES-NOUS

L'Agence mondiale antidopage (AMA) a ete creee en 1999 en tant qu'agence internationale independante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que regulateur de la lutte antidopage dans le monde, le role principal de l'AMA est de developper, d'harmoniser et de coordonner les regles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activites comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l'education; les renseignements et enquetes ; le developpement des capacites antidopage ; et la supervision de la conformite au Programme mondial antidopage.

APERCU DU POSTE

Rejoignez notre equipe dynamique chez l'AMA, ou nous defendons le sport propre et soutenons les sportifs du monde entier ! En tant que coordonnateur, mobilisation des sportifs, vous jouerez un role crucial dans le developpement de relations positives avec le Conseil des sportifs de l'AMA et la communaute des sportifs dans son ensemble. Vous coordonnerez le soutien logistique, contribuerez au bon deroulement des reunions de notre Conseil des sportifs et a l'organisation optimale des evenements et initiatives de notre equipe de mobilisation des sportifs.

LES RESPONSABILITES CLES

Responsable des reunions:

Organiser et preparer les reunions du Conseil des sportifs (et autres reunions, forums, etc.), en personne ou virtuelles. Coordonner la logistique, confirmer les lieux et s'assurer que tous les details sont pris en charge. Pour les reunions en personne, il s'agira egalement d'organiser les vols, les reservations d'hotel et les autorisations de voyage et de suivre avec precision tous les details du voyage. Vous serez egalement responsable des depenses, des indemnites journalieres et des paiements pour les membres du Conseil des sportifs et les autres athletes, en veillant a ce qu'ils soient traites en temps voulu et avec precision.

Etablir des relations:

Entretenir des relations positives avec les membres du Conseil des sportifs, repondre rapidement aux demandes de renseignements et en assurer un soutien solide. Soutenir le developpement de relations avec d'autres athletes et groupes sportifs en creant et en tenant a jour une liste de contacts et en assurant une communication efficace. Superviser la boite de reception electronique de la mobilisation des sportifs, en veillant a ce que les reponses soient rapides.

Passionne des evenements:

Fournir un soutien administratif aux programmes de mobilisation des sportifs lors des evenements. Preparer les lettres d'invitation et de remerciement, organiser les deplacements et l'hebergement, et veiller a ce que toute la logistique soit parfaite. Gerer l'inventaire des uniformes, des cadeaux et des articles de parrainage de la mobilisation des sportifs.

Generateur d'idees:

Proposer des idees pour ameliorer les processus de travail lies a la mobilisation des sportifs et contribuer au succes des projets strategiques lies aux sportifs.

Champion de la protection de la vie privee:

Veiller a ce que toutes les exigences en matiere de protection de la vie privee soient respectees sous la direction de l'equipe de protection de la vie privee de l'AMA.

Specialiste SharePoint:

Maintenir le site SharePoint dedie a la mobilisation des sportifs et du Conseil des sportifs.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPETENCES

Baccalaureat en administration des affaires, en gestion du sport ou dans tout autre domaines pertinent; Excellentes competences orales et ecrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/francais) et tres bonne maitrise de l'autre langue officielle ; D'autres langues seraient un atout; Experience dans la preparation des notes de frais, de la coordination des voyages, de l'organisation de reunions, de la mise a jour des bases de donnees et d'autres taches administratives connexes; Maitrise de MS Office (SharePoint (considere comme un atout), Outlook, Word avance, Excel avance et PowerPoint avance); Solides competences organisationnelles et proactivite, avec un grand souci du detail; Capacite averee a hierarchiser efficacement les taches dans des environnements en evolution rapide; Motive et dote d'un grand sens de l'initiative et de capacites de resolution des problemes; Esprit d'equipe et de collaboration, avec d'excellentes competences interpersonnelles et de communication; Travail occasionnel le soir ou la fin de semaine; Des voyages peuvent etre necessaires; Correspond a la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d'equipe, esprit d'equipe et amour du sport); et Aligne sur les valeurs fondamentales de l'AMA : integrite, ouverture et excellence.

Pourquoi vous aimerez ce role:

Impact:

Faire une difference dans le monde du sport sans dopage et de la mobilisation des sportifs.

Esprit d'equipe:

Collaborez avec une equipe passionnee et solidaire.

Croissance:

Possibilites de developpement professionnel et d'apprentissage.

Pret a nous rejoindre ?

Si vous etes organise, soucieux du detail et passionne par le soutien aux sportifs, nous voulons vous connaitre ! Postulez des maintenant et participez a notre mission de promotion du sport sans dopage et de la mobilisation des sportifs.

CE QUE NOUS OFFRONS

Ensemble d'avantages sociaux competitifs.

Vision:

La vision de l'AMA est un monde ou tous les sportifs peuvent participent a des competitions dans un environnement sans dopage.

Mission:

La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

A propos de nous:

Le bureau principal de L'AMA est situe a Montreal, au Canada, et ses bureaux regionaux sont situes au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du president a Varsovie, Pologne. En decembre 2024, l'Agence emploie environ 180 employes et est representee par 56 nationalites. Nous apprecions la diversite de nos employes - actuels et futurs - qui, en tant qu'equipe mondiale, s'efforcent chaque jour de proteger les droits des sportifs propres dans le monde entier.




Le masculin est utilise dans nos communications dans le seul but d'alleger le texte et il designe tous les genres. L'AMA croit au succes d'une organisation inclusive qui valorise la diversite au sein de son equipe. Tous les candidats qualifies seront pris en consideration pour ce poste de maniere equitable. L'AMA tient a remercier tous les candidats qui ont manifeste leur interet en postulant pour un poste. Toutefois, apres un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactes.