Job Description

Fitzrovia est a la recherche d'un(e)

Coordinateur(trice) de bureau et Adjoint(e) executif(ve)

pour se joindre a notre bureau de Montreal. Ce role hybride combine la gestion quotidienne du bureau avec un soutien administratif de haut niveau, afin d'assurer des operations fluides et un environnement accueillant pour les employes, les clients et les visiteurs.

Le/la candidat(e) ideal(e) est organise(e), proactif(ve) et professionnel(le), dote(e) d'excellentes competences en communication et capable de gerer plusieurs priorites a la fois. En tant que membre cle de notre equipe des operations corporatives, vous serez le premier point de contact du bureau de Montreal et un(e) partenaire de confiance pour les dirigeants seniors.

Chez Fitzrovia, nous sommes fiers d'etre une organisation entrepreneuriale et innovante, ce qui rend ce poste ideal pour une personne prete a s'investir pleinement, a porter plusieurs chapeaux et a contribuer a tous les aspects de l'investissement et du developpement immobilier.

Comme nous sommes une equipe hautement collaborative, ce poste est base au bureau a temps plein, et la personne retenue devra etre presente du lundi au vendredi.

Responsabilites :

Soutien executif

Fournir un soutien administratif de haut niveau aux dirigeants (VP et plus). Gerer des calendriers complexes, coordonner des reunions et preparer des itineraires detailles pour les voyages nationaux et internationaux. Rediger, reviser et mettre en forme des documents, presentations et correspondances. Preparer et rapprocher les rapports de depenses mensuels ainsi que les factures du departement. Traiter des informations sensibles et confidentielles avec discretion. Servir de principal relais entre les dirigeants et les parties prenantes internes/externes.

Coordination du bureau

Etre le premier point de contact du bureau de Montreal, accueillir clients, visiteurs et employes avec professionnalisme et courtoisie. Superviser la reception, les appels, le courrier, les livraisons et services de messagerie. Gerer les fournitures de bureau, l'inventaire de la cuisine et les commandes aupres des fournisseurs. Maintenir et organiser les espaces communs, salles de reunion et espaces evenementiels. Coordonner de maniere proactive les questions liees au bureau avec la gestion de l'immeuble. Diriger la preparation et l'execution des evenements pour les employes au Quebec (evenements trimestriels, formations, repas quotidiens, anniversaires, evenements ponctuels). Assister, au besoin, a la saisie de donnees et a la preparation de documents et presentations. Organiser les voyages des employes regionaux (nationaux et internationaux), en fournissant des itineraires detailles.

Soutien aux Ressources humaines et aux operations

Assister a la planification des entrevues et a l'integration des nouvelles recrues. Collaborer avec les autres adjoint(e)s executif(ve)s et les membres de l'equipe des operations sur des initiatives inter-bureaux et des evenements a l'echelle de l'entreprise. Soutenir les projets departementaux, comites et initiatives speciales, au besoin.

Qualifications et experience :

2 a 5 ans d'experience comme adjoint(e) executif(ve) ou adjoint(e) administratif(ve) senior. Diplome collegial ou universitaire (ou experience equivalente). Maitrise de la suite Microsoft Office; connaissance d'Adobe Acrobat et Canva. Excellentes competences de communication orales et ecrites en francais et en anglais. Solides aptitudes organisationnelles, de gestion du temps et de gestion de multiples priorites. Attitude positive, proactive et collaborative, avec de fortes habiletes interpersonnelles. Capacite a gerer des informations confidentielles avec professionnalisme et discretion. Experience en coordination d'evenements.

Pourquoi Fitzrovia?

Fitzrovia est un promoteur et gestionnaire d'actifs integre verticalement, specialise dans les communautes locatives construites a dessein dans les regions du Grand Toronto et de Montreal. Fitzrovia offre des services de developpement, construction, gestion immobiliere et gestion d'actifs de premier ordre, avec un accent sur le design, le mode de vie actif et un service a la clientele exceptionnel.

Fitzrovia s'associe a des institutions publiques, des fonds de pension et des investisseurs prives privilegiant les actifs generant des flux de tresorerie a long terme. L'entreprise est le plus grand developpeur de logements locatifs construits a dessein dans la region du Grand Toronto, avec plus de 9,1 milliards de dollars d'actifs sous gestion.

Nous mettons l'accent sur nos employes et notre culture, et offrons un salaire competitif, des avantages sociaux et des opportunites de developpement de carriere. L'hospitalite est au coeur de l'ADN de Fitzrovia. Pour en savoir plus sur Fitzrovia, nos equipes et nos proprietes, visitez www.fitzrovia.ca

Fitzrovia est un employeur offrant l'egalite des chances et s'engage a creer un environnement inclusif pour l'ensemble de ses employes. Si vous avez besoin d'amenagements raisonnables pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter a

careers@fitzrovia.ca

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

Assurance Dentaire Assurance Maladie Complementaire Conges payes Evenements d'Entreprise Nourriture a Prix Reduit ou Gratuite Programmes de Bien-etre
Question(s) de preselection:

Ce poste exige une presence au bureau 5 jours par semaine, du lundi au vendredi. Est-ce que cela vous convient ? / This role requires someone to work in-office 5 days a week, Monday - Friday. Are you ok with this? Etes-vous bilingue (francais et anglais) ? / Are you bilingual (French & English)? Quelles sont vos attentes salariales ? / What are your salary expectations? Combien d'annees d'experience professionnelle avez-vous en tant qu'adjoint(e) de direction ? / How many years of work experience do you have with Executive Assistant Duties? Combien d'annees d'experience professionnelle avez-vous en tant que coordinateur(trice) de bureau ? / How many years of work experience do you have with Office coordinator Duties?
Lieu du poste : En presentiel