Job Description

Les Hapitaux Shriners pour enfants - Canada est a la recherche d'une personne motivee et energique pour occuper le poste de coordonnateur des evenements et des communications. Ce poste est hybride et releve du gestionnaire du marketing et des communications. Il est responsable des taches administratives liees au marketing et aux communications, aux reunions du conseil d'administration, ainsi qu'a la planification des evenements.

Le coordinateur des evenements et des communications est responsable du soutien administratif et des fonctions generales du departement de Communications et marketing. Il/elle assure le bon fonctionnement du service en effectuant des fonctions de bureau et administratives. Le titulaire du poste joue egalement un rale important dans le soutien des communications internes en aidant a la mise a jour de l'intranet, aux presentations, au tri et au classement de photos, de videos et d'articles, a la distribution de ces elements aux membres de l'equipe de l'hapital ou a d'autres partenaires, ainsi que l'organisation de conferences reliees aux Hapitaux Shriners.

Il/Elle apporte son soutien a l'equipe MarCom pour executer la strategie evenementielle et aider aux elements cles des evenements internes et externes, des conferences, des evenements de presse, des evenements de collecte de fonds, entre autres. Vous serez le principal responsable de la coordination des conferences internes a l'hapital.

Fournir un soutien clerical et administratif
- Tient a jour le calendrier des activites du departement, y compris les evenements et les rendez-vous, et assure les briefings quotidiens.
- Organise les reunions (reservation de salle, convocation, materiel informatique, repas, impression, presence, etc.)
- Prepare des rapports et la correspondance (p. ex. lettres, resumes de reunions, proces-verbaux et resolutions, les listes de diffusion, les presentations electroniques)
- Organise et classe les dossiers physiques et electroniques
- Assure le suivi et le traitement des factures et des depenses des fournisseurs
- Mettre a jour les procedures, produire des proces-verbaux, gerer les suivis
- Veille a ce que les informations confidentielles soient traitees de maniere appropriee.

Coordination des evenements
- Comprendre les exigences et les delais de chaque evenement et atre capable de planifier et de communiquer les besoins au departement et aux parties prenantes.
- Superviser la logistique, planifier les echeances, coordonner les communications avec la direction.
- a?tablir des partenariats internes et externes pour creer et distribuer le materiel de marketing des evenements de maniere ponctuelle (agenda, affiches, depliants, plaques, badges, etc.).
- Coordonner le travail d'equipe des evenements et organiser des reunions avec les parties prenantes pour faire avancer le projet.
- Coordonner la communication de l'evenement - preparer les listes d'invites et les invitations, envoyer les confirmations, suivre les RSVP et les inscriptions aux conferences.
- Gerer les fournisseurs et passer les commandes pour les conferences
- Contribuer aux estimations budgetaires et aux options pour s'assurer que les evenements restent dans les limites du budget.
- Agir en tant que facilitateur sur place pour les evenements, notamment en travaillant avec des benevoles.
- Coordonner avec l'equipe informatique les besoins en matiere d'audiovisuel ; fournir des installations audiovisuelles de base pour les evenements sur place.
- Fournir un soutien et des recommandations en matiere de services de bureau pour les evenements, selon les besoins (transport, hatel, traiteur, restaurant, etc.).
- Fournir un soutien administratif general leger aux participants aux reunions/evenements, si necessaire.

Exigences:
- Minimum un Diplame d'etudes collegiales (DEC) ou AEC en une discipline pertinente.
- Baccalaureat en marketing ou dans un domaine connexe ou experience professionnelle equivalente, de preference.
- Experience prealable de la planification d'evenements ou de la gestion de projets
- Excellent bilinguisme oral et ecrit (franaais, anglais)
- Excellent sens de l'organisation et de la gestion des priorites, avec le souci du detail
- Excellentes aptitudes a la redaction et a la correction d'epreuves
- Capacite a travailler sous pression
- Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint et Excel)
- Capacite a travailler de maniere independante avec peu de supervision
- Haut niveau de discretion
- Horaire flexible pour assister a des evenements importants occasionnels

On vous offre :
Poste a temps complet permanent (35 heures par semaine)
Salaire annuel : 44K- 59K

Les Hapitaux Shriners pour enfants - Canada offrent un salaire competitif et un ensemble complet d'avantages sociaux. a?tant un etablissement prive conventionne du reseau de la sante et des services sociaux, nous offrons les mames conditions que le secteur public, dont un regime de retraite (RRE

...

GOP), 13 jours feries par annee, 9,6 jours de maladie par annee, une assurance collective, 4 semaines de vacances apres un an, et un programme d'assistant d'employe. De plus, stationnement gratuit (selon certaines conditions) ou reduction pour l'utilisation des transports en commun (carte Opus), du soutien pour la conciliation travail-famille, cafeteria a prix abordable et un club social.

Vous souhaitez travailler avec nous ? Envoyez-nous votre CV et votre lettre d'intention.

Exigences

• Importante - DEC administration ou similaire/AEC + experience
• Essentielle - Bilingue (FR-AN)
• Importante - Experience en organisation des evenements
• Essentielle - Double vaccination COVID-19

Hopital Shriners

L'Hapital Shriners pour enfants a"EUR Canada offre des soins orthopediques ultraspecialises de courte duree aux enfants du Quebec, des autres provinces canadiennes, des a?tats-Unis et du monde. Affilie au Reseau universitaire integre de sante et...