Job Description

Responsabilit\xc3\xa9s principales

• Superviser la maintenance et l\xe2\x80\x99entretien de divers outils de suivi dans le but de g\xc3\xa9rer le flux de travail de l\'\xc3\xa9quipe et l\'\xc3\xa9tat de la documentation juridique.
• Pr\xc3\xa9parer, sous la supervision d\xe2\x80\x99un professionnel du droit, des documents et de la correspondance juridique conform\xc3\xa9ment aux pr\xc3\xa9c\xc3\xa9dents ou aux directives.
• Assurer le suivi et la gestion des livres corporatifs, des inscriptions et mises \xc3\xa0 jour annuelles avec les conseillers juridiques externes.
• Maintenir une liste de dossiers \xc3\xa0 jour. Assister l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe pour l\xe2\x80\x99ouverture, la fermeture et l\xe2\x80\x99archivage des dossiers.
• Tenir \xc3\xa0 jour le classement des lettres, courriels, proc\xc3\xa9dures et autres documents. Classer les documents selon la nomenclature \xc3\xa9tablie.
• Aider \xc3\xa0 la traduction de documents.
• Aider \xc3\xa0 la pr\xc3\xa9paration, \xc3\xa0 la tenue et \xc3\xa0 la mise \xc3\xa0 jour des mod\xc3\xa8les juridiques.
• Assurer la gestion des comptes d\xe2\x80\x99honoraires transmis par les conseillers externes et assurer les suivis n\xc3\xa9cessaires.
• Pr\xc3\xa9parer les contrats et autres documents pour signature, obtenir les signatures requises et assurer le classement dans les dossiers appropri\xc3\xa9s.
• Effectuer le suivi et sugg\xc3\xa9rer des formations juridiques pertinentes pour le contentieux.
• D\xc3\xa9velopper des outils et participer \xc3\xa0 la mise en \xc5\x93uvre de syst\xc3\xa8mes et de processus pour l\xe2\x80\x99am\xc3\xa9lioration continue du contentieux et de l\xe2\x80\x99entreprise.
• Toute autre t\xc3\xa2che connexe ou initiative ponctuelle.

Comp\xc3\xa9tences et exp\xc3\xa9rience requises

• Exp\xc3\xa9rience \xc3\xa0 titre d\xe2\x80\x99assistant juridique ou autre formation ou exp\xc3\xa9rience \xc3\xa9quivalente ou pertinente.
• Un certificat ou un dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes en technique juridique ou en assistance juridique est un atout.
• Avoir de l\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience dans le domaine de l\xe2\x80\x99immobilier n\xe2\x80\x99est pas un pr\xc3\xa9requis, mais sera consid\xc3\xa9r\xc3\xa9 comme un atout.
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office, principalement Word, Outlook et Excel.
• Rigueur et souci du d\xc3\xa9tail.
• D\xe2\x80\x99excellentes comp\xc3\xa9tences en mati\xc3\xa8re de communication \xc3\xa9crite et orale en fran\xc3\xa7ais et en anglais sont requises. La connaissance de l\xe2\x80\x99anglais est indispensable, car vous travaillerez avec des coll\xc3\xa8gues, des parties prenantes \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99interne, des partenaires et des locataires partout au Canada.
• Solides comp\xc3\xa9tences en mati\xc3\xa8re de relations interpersonnelles, de gestion, de sens de l\xe2\x80\x99organisation et de collaboration

Core Responsibilities

• Oversee the maintenance and upkeep of various tracking tools to handle the legal team\xe2\x80\x99s workflow and status of legal documentation;
• Under legal professional supervision, prepare legal documents and correspondence according to precedents and/or instructions;
• Track and manage corporate filings with external counsel;
• Maintain an up-to-date file list and assist the Legal Department in opening, closing and archiving files;
• Maintain up-to-date filing of letters, emails, procedures and other documents. Classify documents according to the established nomenclature;
• Assist with translation of documents;
• Assist with the preparation, maintenance and update of legal templates;
• Manage the invoices transmitted by external counsel and ensure relevant follow-ups;
• Prepare contracts and other documents for signature, obtain signatures and ensure filing in the appropriate files;
• Monitors and suggest relevant legal training for the Legal Department;
• Develop tools and participate in implementing systems and processes to continuously improve the Legal Department and the Company;
• Any other duties as assigned.

Required Skills and Experience

• Experience as a legal assistant or other equivalent or relevant education and/or experience.
• A certificate or diploma in paralegal or legal assistant studies would be an asset but not required.
• Experience in the real estate field is not required but will be considered an asset.
• Excellent knowledge of the Microsoft Office suite, mainly Word, Outlook and Excel.
• Thoroughness and attention to detail.
• Excellent written and oral communication skills in French and English are required. Knowledge of English is required as you will work with colleagues, internal stakeholders, partners and tenants across Canada.
• Solid interpersonal, management, organizational and incredibly collaborative skills.