Job Description

La version francaise suivra

About Fasken

As a premier law firm with over 900 lawyers worldwide, Fasken is where excellence meets expertise. We are dedicated to shaping the future our clients want, precisely when it matters most. For more information, visit fasken.com.



We are looking for a Concierge Coordinator who stands out for efficiency, communication and resourcefulness to join our dynamic team.



Reporting to the Director, Administrative Services, Ottawa the Concierge Coordinator will be responsible for responding to a variety of hospitality and concierge requests from the Firm's legal professionals and providing a high quality of personalized service.

At Fasken, Success Means

Having a strong client service approach - you're ready, willing, and able to put our clients first and exceed their expectations Caring about one another - you possess strong interpersonal skills and the ability to build harmonious working relationships within your immediate team, across other departments in the firm, and the community Working collaboratively - you're a self-starter who values working in a collaborative team based environment Possessing exceptional communication skills (both verbal and written) when dealing with lawyers, clients, staff and third parties Approaching your work with agility and the willingness to learn and utilise new technology Being adaptable to changing priorities in a fast-paced environment while being organized and maintaining accuracy with a high attention to detail Demonstrating strong research, investigative and problem solving skills with the ability to exercise judgement to resolve issues Treating sensitive and confidential matters with discretion and diplomacy at all times

Primary Responsibilities

Concierge:


Respond courteously and professionally to all requests for internal services from our legal professionals, and follow up with them meticulously. Purchase and make reservations for various requests (gifts, travel arrangements, booking hoteling space, reservations, appointment booking, etc.) and provide information in a clear and precise manner. Provide high quality client service. Master the database and knowledge base software (Desk Pro and Monday Board). Be on the lookout for new products/trends in order to make new suggestions (gifts, restaurants, events, etc.). Update the supplier knowledge base as required. Propose initiatives to improve customer satisfaction. Have a good knowledge of local restaurants, shops, events, attractions, etc.

Office Services:


Assist with boardroom set up/ cleanup and maintenance for meetings: coordinating catering, moving tables, lifting and stacking chairs Work closely with the director to keep the office supply and document center area tidy and stocked Responsible for the delivery and pick up of records file boxes and other deliveries to and from internal clients Keep printer stations stocked and tidy with paper and stationary General small office repair and maintenance and provide timely assistance when firm members have issues with premises-related problems Conduct periodic inspections of the premises to ensure all is in good condition Coordinate office moves and assign pass cards Act as the point of contact with building contracted services to resolve issues and follows-up as required to ensure problems are corrected Assists with special projects as assigned by the Director Performs related administrative, clerical and other duties as assigned Reception & AV back up coverage

Required Knowledge and Experience

Certificate in administration, hospitality or college diploma in communication, customer service, or related field. Have at least three (3) years of relevant experience. Strong communication skills both orally and in writing. Proficient in the use of Microsoft Office Suite including Word, Excel and Outlook. High level of professionalism and desire to offer high quality customer service and a results-oriented approach. Ability to manage multiple files and evolve in a fast-paced work environment. Excellent organizational skills, ability to manage priorities and work extended hours. Autonomous, positive attitude, and spirit of collaboration.

Diversity and Inclusion

At Fasken we are committed to creating a diverse, equitable and inclusive Firm. Our commitment includes ensuring equitable access to employment and equitable opportunities to advance and succeed at the Firm.

Accessibility and Accommodation

We always strive to provide an accessible candidate experience. Reasonable accommodations are available on request for eligible candidates.

Background and Reference Checks

Any offer of employment may be conditional upon references and full background checks including a criminal record check, a credit check, employment and educational verifications.

Your Application

We appreciate hearing from all qualified candidates, however, only those applicants whose background and experience match our requirements will be contacted.

NO AGENCIES, PLEASE.

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Au sujet de Fasken

Situe a l'intersection de l'excellence et de l'expertise, Fasken est un cabinet d'avocats de premier plan comptant plus de 900 avocats et avocates a l'echelle mondiale. Nous nous engageons aupres de nos clients a faconner l'avenir qu'ils imaginent, precisement au moment ou cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.



Nous sommes a la recherche d'un coordonnateur ou d'une coordonnatrice des services de conciergerie qui se demarque par son efficacite, ses capacites de communication et sa debrouillardise pour se joindre a notre equipe dynamique.



Sous la supervision du directeur des services administratifs du bureau d'Ottawa, vous aurez la responsabilite de repondre a diverses demandes de services de conciergerie et de bureau de la part des professionnels juridiques du cabinet et d'offrir un service personnalise de haute qualite.

Chez Fasken, la reussite se definit comme suit :

Avoir une approche axee sur le service a la clientele - vous avez l'attitude, la volonte et les competences necessaires pour faire passer nos clients en premier et depasser leurs attentes. Se soucier d'autrui - vous avez de grandes habiletes interpersonnelles et une facilite a etablir des relations de travail harmonieuses avec les personnes de votre equipe immediate, des autres services du cabinet et de la communaute. Travailler en collaboration - vous avez un bon sens de l'initiative et aimez travailler dans un environnement ou le travail d'equipe est mis de l'avant. Posseder de solides aptitudes en communication (tant a l'oral qu'a l'ecrit) dans les relations avec les avocats, les clients, le personnel et les tiers. Aborder son travail avec agilite et demontrer une volonte d'apprendre et d'utiliser les nouvelles technologies. S'adapter a l'evolution des priorites dans un environnement exigeant, en faisant preuve d'un bon sens de l'organisation, d'un souci constant d'exactitude et d'une grande minutie. Posseder de solides aptitudes en matiere de recherches, d'enquetes et de resolution de problemes et faire preuve de jugement pour resoudre les problemes. Traiter les enjeux sensibles et confidentiels avec discretion et diplomatie a tout coup.

Principales responsabilites

Taches de conciergerie :


Repondre avec courtoisie et professionnalisme a toutes les demandes de services internes provenant de nos professionnels juridiques et assurer un suivi rigoureux. Faire des achats et des reservations pour diverses demandes (cadeaux, deplacements, bureau a la carte [en hotelling*], divertissement, prise de rendez-vous, etc.) et fournir l'information de facon claire et precise.
Offrir un service a la clientele de haute qualite. Maitriser les logiciels de base de donnees et de base de connaissances (Desk Pro et Monday). Etre a l'affut des nouveaux produits et des nouvelles tendances pour etre en mesure de faire des suggestions interessantes (cadeaux, restaurants, evenements, etc.). Actualiser la base de connaissances sur les fournisseurs, au besoin. Proposer des initiatives visant a ameliorer la satisfaction de la clientele. Posseder une bonne connaissance des restaurants, des magasins, des evenements, des attractions locales, etc.

Services de bureau :


Aider a amenager les salles de conference avant les reunions, a les ranger apres les reunions et a faciliter leur entretien : coordonner le service offert par le traiteur, deplacer les tables, et soulever et empiler les chaises. Collaborer etroitement avec le directeur pour que l'espace des articles de bureau et de la documentation reste range et qu'il n'y manque de rien. Assumer la responsabilite de la livraison et de la collecte des boites de dossiers et des autres livraisons envoyees ou recues par les clients internes. Veiller a ce que les postes d'impression soient bien approvisionnes en papier et en articles de papeterie. Effectuer de petites reparations et des taches de maintenance generale; fournir un soutien rapide lorsque les membres du cabinet ont des problemes lies aux locaux. Proceder a des inspections periodiques des lieux pour s'assurer que tout est en bon etat. Coordonner les changements de bureau et attribuer les cartes d'acces. Servir de point de contact avec les fournisseurs dont les services sont lies au batiment afin de resoudre les problemes et assurer le suivi necessaire pour veiller a ce que les problemes soient corriges. Aider a la realisation de projets speciaux assignes par le directeur. Executer des taches administratives, des taches de bureau et d'autres taches connexes, selon les besoins. Remplacer les personnes travaillant a la reception ou fournissant un soutien audiovisuel, au besoin.

Connaissances et experience exigees

Diplome technique en administration ou hotellerie, ou diplome d'etudes collegiales en communication, service a la clientele ou dans un domaine connexe Au moins trois (3) ans d'experience pertinente Solides competences en communication bilingue, tant a l'oral qu'a l'ecrit (francais et anglais) Maitrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook Grand niveau de professionnalisme, desir d'offrir un service a la clientele de grande qualite et approche orientee sur l'atteinte des resultats Capacite a gerer plusieurs dossiers et a evoluer dans un environnement de travail au rythme rapide Excellentes competences organisationnelles, et capacite de gerer les priorites et de travailler des heures prolongees Autonomie, attitude positive et esprit de collaboration

Diversite et inclusion

Chez Fasken, nous nous sommes engages a creer un milieu de travail diversifie, equitable et inclusif. Pour honorer notre engagement, nous offrons un acces equitable a l'emploi, aux occasions de reussite et aux possibilites d'avancement au sein du cabinet.

Accessibilite et mesures d'adaptation

Notre objectif est d'offrir une experience de recrutement accessible a tous et a toutes. Des mesures d'adaptation raisonnables peuvent etre prises, sur demande, pour l'ensemble des candidats et candidates admissibles.

Verification des antecedents et des references

Toute offre d'emploi peut etre conditionnelle a la verification des references ainsi qu'a des verifications completes des antecedents (casier judiciaire, dossier de credit, antecedents professionnels et scolaires, etc.).

Votre candidature

Nous apprecions d'avoir des nouvelles de tous les candidats qualifies, cependant, seuls les candidats dont les antecedents et l'experience correspondent a nos exigences seront contactes.

NOUS NE COMMUNIQUERONS AVEC AUCUNE AGENCE DE PLACEMENT.