Job Description

À propos des espaces de bureau iQ
Nous offrons des solutions de milieu de travail flexibles et inspirantes situées aux adresses les plus prisées au Canada. Des services de haute qualité offrant chaque jour une expérience irréprochable à nos membres sont complétés par des bureaux privés luxueux, des environnements de cotravail, des salles de réunion, des espaces événementiels et des solutions de bureaux virtuels.
Fondé en 2012, iQ a commencé en tant que bureau partagé à un seul endroit et est devenu le plus grand fournisseur canadien d’espaces de cotravail à l’échelle du pays. Aujourd'hui, avec ses modalités de location flexibles, un rapport élevé personnel/membre se trouvant sur place, des emplacements au cœur du centre-ville, des designs intérieurs lumineux et inspirants et des équipements de bureau complets, iQ offre aux équipes performantes des expériences exceptionnelles de milieu de travail.
Supérieur immédiat
Le gestionnaire communautaire relèvera du directeur des expérience membre.
Survol du poste
À ce titre, vous serez chargé de diriger une équipe d’employés d’iQ Offices à la grandeur du Canada et vous serez responsable du déroulement au jour le jour d'opérations efficaces, efficientes et optimales dans tous les endroits. Nous sommes une société grandement axée sur les services et nous sommes toujours prêts à faire l'impossible pour nos membres.

Responsabilités principales (incluant, entre autres)

• 
  
• Leadership et aptitude pour la gestion des gens
  • Gestion de la croissance et de l'évolution des membres du personnel grâce à des réunions individuelles hebdomadaires, un encadrement et des séances de rétroaction, en plus d’élaborer des plans de croissance pour chaque employé.
  • S’occuper des heures du lunch, des temps de congé et des visites.
  • Participation à la définition et à la mise en œuvre de pratiques exemplaires pour assurer l'efficacité des opérations.
  • Surveillance et évaluation du rendement et de la conformité des subalternes directs.

• Soutien sur place
  • Gestion des relations avec les fournisseurs locaux (incluant les préposés au nettoyage, les réparations, etc.).
  • Responsable de la surveillance régulière des normes relatives à la marque au niveau local, ce qui comprend les rondes d'évaluation hebdomadaires, les vérifications des lieux et la surveillance de l'entretien.
  • Surveillance des activités d’inventaire et d’achat pour tous les espaces communs et la cuisine.
  • Organiser des visites exemplaires de premier niveau à l'intention des membres éventuels et procéder à un suivi, au besoin.
  • Gérer et surveiller toutes les demandes de réparation et d'entretien afin de répondre aux besoins de tous les bureaux.
  • Offrir un soutien au niveau du diagnostic des pannes de la TI pour tous les systèmes d'exploitation et de manière à répondre aux besoins de tous les membres.
  • Gestion des relations avec les gestionnaires/propriétaires des biens, le cas échéant, avec l’aide du directeur des expérience membre.
  • Gestion et surveillance du centre de services en assurant la conformité aux normes par des interventions et en procurant les solutions attendues.

• Soutien administratif
  • Entretenir et surveiller le dispositif de suivi de disponibilité principale.
  • Produire chaque semaine un contenu à jour à l'intention des membres dans vos emplacements respectifs.
  • Répondre à toutes les attentes en ce qui concerne la plate-forme logicielle de la société.
    • com
    • HubSpot et le centre de services
  • Saisir les photos et le contenu, au besoin, pour les comptes de la société sur les médias sociaux.
  • Voir à la réalisation de toutes les tâches des associés communautaires, au besoin.

• Expérience du membre
  • Répondre aux besoins des membres actuels en offrant toujours le niveau de service le plus élevé possible.
  • Faciliter l'intégration des nouveaux membres lorsque vos associés communautaires ont besoin d’une aide additionnelle.
  • Assumer la responsabilité de l'élaboration du plan de rétention des membres et l'exécution de ce plan en compagnie de votre équipe et dans tous les emplacements.
  • Apporter un soutien en planifiant et en réalisant les événements chez iQ dans la mesure où ils concernent les emplacements qu’on vous a confiés.
    
• Responsabilité financière
  • Compiler les données et les dépenses en fonction du budget d'exploitation approuvé, le cas échéant.
  • Assurer le rapprochement et surveiller les exigences comptables - frais courus des membres, frais en retard, factures, services téléphoniques et techniques sur vos sites.
  • Produire les rapports sur les comptes clients et assurer le suivi auprès des membres.
  • Assurer la surveillance des comptes fournisseurs pour les principaux vendeurs.
  • Assurer la conformité et la surveillance de toutes les activités d'intégration et de départ des membres, incluant le dépôt de sécurité, l'information sur les autorisations bancaires, etc.

• Subalternes directs : Associé (s) communautaire (s)
  

Conditions de travail et demandes physiques

• Besoin occasionnel de travailler après les heures et les week-ends.
• Capacité de travailler dans des endroits différents à l'intérieur de votre région.
• Modification des heures de la journée de travail en fonction des tâches d'ouverture et de fermeture.
• Participation occasionnelle aux tâches de nettoyage en cas de besoin.
• Capacité de déplacer un poids de 30 lb dans le cadre des activités d’inventaire et d'entreposage sur place et pour répondre aux besoins en équipement du personnel.

Éducation, compétences et qualités requises

• Souci excellent du service à la clientèle.
• Parfaitement bilingue, anglais et français, écrit et parlé.
• Expérience dans les ventes et la mise en marché.
• Aptitudes démontrées pour la communication écrite et verbale.
• Aptitudes pour le diagnostic des pannes et la résolution des problèmes.
• Compétence dans l'utilisation de Microsoft Office.
• Aptitude exceptionnelle pour la gestion du temps, capacité d'organisation et compétences interpersonnelles.
• Expérience en gestion.

Le membre idéal que recherche notre équipe

• Vous débordez d’énergie et vous vous efforcez activement d’établir des relations véritables.
• Vous avez l’esprit créatif en plus d’être flexible et d’apprécier une situation légèrement chaotique propice à la création.
• Vous êtes plus efficace sous pression et cherchez toujours à travailler avec la meilleure des équipes.
• Vous êtes toujours à la recherche de nouvelles idées et adorez les défis.
• Vous n’avez pas peur de vous exprimer. Vous vous attendez à ce qu’on vous écoute et vous faites toujours ce qu’il faut pour vous améliorer.

Pourquoi choisir iQ? Le travail ne nous fait pas peur, mais nous savons également nous amuser. Le succès nous amène tous les jours à nous dépasser et à cumuler les victoires dans notre domaine. Nous offrons différents avantages à nos employés pour les amener à travailler et à s’amuser toujours plus :

• Possibilité de croissance, salaire concurrentiel et avantages sociaux en matière de santé.
• Thé, café et collations offerts gratuitement.
• Activités sociales et sorties en compagnie des collègues.
• Collaboration avec un groupe de gens amusants, brillants et talentueux.
• Installations tendance et haut de gamme situées au centre-ville.

Venez joindre les rangs d’iQ dès aujourd'hui La culture d’iQ favorise un lieu de travail amical où évoluent des gens à l’esprit ouvert. En tant que membre d’une équipe dynamique et très performante, chaque employé d’iQ est avide de connaissances, sachant qu’on valorise sa contribution et ressent chaque jour une certaine excitation, sachant qu’il produira un impact. Connaissant maintenant ces excellentes raisons pour travailler chez nous, profitez-en en soumettant votre demande pour vous joindre à notre équipe en pleine croissance. Ce poste vous intéresse? Envoyez-nous votre curriculum vitæ par courriel. Nous vous en remercions d’avance, mais nous communiquerons uniquement avec les personnes que nous convoquerons pour une entrevue. Nous vous remercions de votre intérêt.
Mesures d’accommodement iQ Offices invite et encourage les personnes handicapées à postuler. Nous offrirons des mesures d'accommodement sur demande aux candidats qui participent à toutes les étapes du processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, nous vous prions d’aviser l'équipe des RH par courriel à l'adresse hr@iqoffices.com si vous désirez profiter de nos mesures d’accommodement.
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About IQ Offices
We offer flexible and inspiring workplace solutions at prime in-demand addresses across Canada. Luxurious private offices, coworking environments, meeting rooms, event spaces and virtual office solutions are added to top-quality services to provide our Members with a seamless experience every day.
Established in 2012, iQ began as a single-location shared office and has evolved into the largest Canadian-owned coworking provider in Canada. Today, with flexible lease terms, a high on-site staff-to-member ratio, central downtown locations, bright and inspiring interior designs and full office amenities, iQ empowers successful teams with exceptional workspace experiences.
Job Overview
In this role you will be responsible for leading a team of staff members, and are accountable to the efficient, effective, and optimal operations at each location, every day. We are a highly service-focused company, always going above and beyond for our members.
Key Responsibilities (Including, but not limited to)

• 
  
• Leadership and People Management
  • Manage the growth and development of your staff members
    
  • Assist in the development and implementation of best practices for efficient operations
  • Monitoring and evaluation of direct report’s performance and compliance

• Onsite Support
  • Vendor relationship management within your sites (including cleaners, repairs etc.)
  • Accountable for regular monitoring of brand standards at the location level which includes weekly assessments, and site checks
  • Inventory and procurement oversight for all common and kitchen areas
  • Conduct Tours at your site as required
  • Manage and oversee all repairs and maintenance requests for all office space needs
  • Provide IT troubleshooting support for all location operation systems and Member needs
  • Relationship management with property managers/landlords where applicable, with support of Director of Member Experience

• Administrative support
  
  • Produce weekly member newsletter content for your respective locations
  • Maintain and comply with all company software platform expectations
  • Capture photographs and content as required for company social media accounts
  • Provide coverage of all Community Associate duties when required

• Member experience
  • Tending to existing Member needs, ensuring the highest level of service, always
  • Supporting the onboarding of new Members where your Community Associates’ need additional help
  • Accountable to member retention plan development and execution of this plan, with your team, at all locations
  • Support with planning and executing iQ events as they pertain to your assigned locations

• Financial accountability
  • Input and spend against approved Operations budget where applicable
  • Reconcile and monitor accounting requirements – member accruals, late fees, invoices, phone/tech services for your sites
  • Accounts receivable reporting & follow up with members
  • Accounts payable oversight for key vendors
  • Compliance and oversight of all onboarding and offboarding procedures for Members including security deposit, banking release info
  
  

Working Conditions & Physical Demands

• Occasional after-hours and weekend work required
• Ability to work at multiple locations within your region
• Shifting workday hours based on opening and closing duties
• Occasional assistance with cleaning tasks when required
• Ability to move 30lbs as it relates to onsite inventory, storage, and member equipment needs

Required Education, Skills and Qualifications

• Excellent customer service orientation
• Bilingual, fluent in English and French, written and spoken
• Sales and marketing experience
• Demonstrated written and verbal communication skills
• Troubleshooting / Problem Solving
• Proficiency in Microsoft Office
• Excellent time management, organizational and people skills
• Management experience

Our Ideal Team Member

• You’re energetic and active in building meaningful relationships
• You're a creative thinker, flexible and appreciate a little creative chaos
• You thrive under pressure and want to work with the best team at all times
• You’re always in search of new ideas and love a good challenge
• You speak up and expect to be heard and you always do what it takes to do better

Why IQ?
We work hard, and we have fun. Success is what motivates us every day to be the best and keep winning in the market. We offer a variety of perks to ensure our team can always work hard and play hard:

• Opportunity for growth, competitive salary and health benefits
• Complimentary tea, coffee and snacks
• Company socials & outings
• Collaborate with a fun bunch of bright, talented co-workers
• Trendy, up-scale office facilities in downtown locations

Join IQ today iQ’s culture fosters a friendly, open-minded workplace. As a member of a dynamic, high-performing team, each iQ employee is hungry to learn, valued for their contribution and approaches each day excited to make an impact. With great reasons to work here, take advantage by submitting your application to join our growing team.
We thank all applicants, however only those selected for an interview will be contacted. Thank you for your interest.
Accommodation IQ Offices welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the recruitment and selection process. Please contact the HR team at hr@iqoffices.com should you require any accommodation needs.