Job Description

Pourquoi rejoindre iQ?

Nous sommes une equipe gagnante animee par la collaboration, l'innovation et la reussite. Chez iQ Offices, nous croyons au travail acharne, au plaisir et a la celebration du parcours ensemble. Voici comment nous soutenons notre equipe :

Avantages sociaux complets

: Protegez-vous grace a un regime qui couvre les frais de sante et medicaux.

Compte de depenses de sante

: Couvrez vos frais de sante et de bien-etre au-dela des avantages traditionnels.

Programme d'aide aux employes et a leur famille

: Accedez a un soutien confidentiel pour les defis personnels, financiers et de sante mentale.

Conges payes flexibles

: Profitez de la liberte de prendre des conges selon vos besoins grace a notre politique de conges payes flexibles.

Fonds et ressources pour le developpement professionnel

: Faites progresser votre carriere grace aux fonds et aux ressources disponibles pour vos opportunites de perfectionnement.

Avantages

: Savourez gratuitement du the, du cafe et des collations dans nos espaces elegants.

Culture d'equipe dynamique

: Collaborez avec des collegues brillants et talentueux qui inspirent et motivent.

Apercu du poste

L'Associe(e) Communautaire travaillera avec le Gestionnaire de Communaute pour s'assurer que toutes les operations du site fonctionnent bien et que les Membres et Visiteurs vivent la meilleure experience possible.



Il s'agit d'un poste a temps plein, necessitant une presence sur site du lundi au vendredi.

Responsabilites principales

(incluant, mais non limitees a)




Soutien sur site


Maintenir et approvisionner les cuisines partagees et les espaces communs. Effectuer les inventaires et les processus d'approvisionnement. Offrir des visites exemplaires aux membres potentiels et assurer le suivi requis. Executer des taches de nettoyage. Resoudre les problemes et fournir un soutien technique aux Membres (salles de reunion et Zoom, imprimantes, telephones, Internet). Assurer la couverture de la reception pour tous les membres, invites et fournisseurs. Gerer les appels entrants/sortants - reponses, redirections, transferts.




Soutien administratif


Prendre des photos et creer du contenu pour les comptes de medias sociaux de l'entreprise. Gerer le calendrier de l'emplacement, les rendez-vous quotidiens, la planification des salles de reunion et des ressources sur site. Maintenir a jour les informations de la base de donnees des membres.




Experience membre


Accueillir et personnaliser l'experience de chaque membre. Gerer les services de courrier pour tous les membres : reacheminement, livraison au bureau, numerisation.




Financier


Suivre et televerser toutes les depenses liees aux achats. Soumettre a temps les bons de commande mensuels par carte de credit. Transmettre les releves mensuels des imprimantes au service de la comptabilite.




Conditions de travail et exigences physiques


Travail occasionnel en soiree et en fin de semaine. Horaires variables selon les taches d'ouverture et de fermeture. Taches de nettoyage et tournees quotidiennes requises. Capacite a deplacer jusqu'a 30 lb (en lien avec l'inventaire, le stockage et les besoins en equipement des membres).




Competences et qualifications


Forte orientation service a la clientele. Excellentes competences en communication, ecrite et orale. Gestion du temps, organisation et aptitudes interpersonnelles exceptionnelles. Maitrise de diverses plateformes technologiques et systemes associes. Maitrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word).




Notre membre ideal


Vous etes energique et investissez dans des relations significatives. Vous etes creatif(ve), flexible et appreciez un peu de chaos creatif . Vous prosperez sous pression et souhaitez toujours travailler avec la meilleure equipe. Vous etes constamment a la recherche de nouvelles idees et adorez les defis. Vous exprimez vos opinions, vous attendez a etre entendu(e) et vous faites toujours ce qu'il faut pour vous ameliorer.

A propos de iQ Offices

Chez iQ, nous creons des environnements de travail inspirants qui permettent a nos Membres de s'epanouir. Avec des conditions flexibles, des interieurs remarquables et un service de premier ordre, nous sommes passes d'un seul emplacement en 2012 au plus grand fournisseur canadien de coworking appartenant a des Canadiens. Nos emplacements en plein centre-ville permettent aux equipes de se concentrer sur ce qui compte le plus : leur reussite.

Nos valeurs fondamentales

Chez iQ, nos valeurs guident tout ce que nous faisons. Nous recherchons une personne qui les incarne chaque jour :

SOIN

- Nous choisissons l'authenticite, l'empathie et le respect dans chaque interaction.

CURIOSITE

- Nous explorons, apprenons et nous ameliorons pour faconner l'avenir.

IMPACT

- Nous nous engageons a creer des experiences qui laissent une impression durable.

RESPONSABILITE

- Nous sommes fiers de notre travail, assumons nos resultats et visons l'excellence au quotidien.

Joignez une communaute diversifiee et inclusive

Nous sommes fiers d'etre un employeur offrant l'egalite des chances et nous nous engageons a promouvoir la diversite et l'inclusion. Vous serez considere(e) pour un emploi sans egard a la race, la religion, le sexe, l'identite ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, l'origine ethnique, la croyance, le handicap ou l'age.

Recrutement accessible

Nous nous engageons a offrir des accommodements tout au long du processus de recrutement afin d'assurer l'accessibilite pour tous. Si vous avez besoin d'un accommodement, veuillez contacter hr@iqoffices.com

.

Pret(e) a postuler?

Si vous etes pret(e) a faire evoluer votre carriere, nous aimerions vous entendre! Envoyez-nous votre CV et montrez-nous pourquoi vous etes un excellent choix pour l'equipe iQ. Nous nous engageons a donner suite a toutes les candidatures, quelle que soit la decision, et nous vous remercions de votre interet a rejoindre iQ Offices.



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Why Join iQ?

We're a winning team driven by collaboration, innovation, and success. At iQ Offices, we believe in working hard, having fun, and celebrating the journey together. Here's how we support our team:

Comprehensive Benefits

: Protect yourself with a benefits package that covers health and medical expenses.

Health Spending Account

: Cover health and wellness expenses beyond traditional benefits.

Employee and Family Assistance Program

: Access confidential support for personal, financial, and mental health challenges.

Flexible Paid Time Off

: Enjoy the freedom to take time off as needed with our flexible paid time off policy.

Professional Development Funds and Resources

: Advance your career with funds and resources for professional development opportunities.

Perks

: Savour complimentary tea, coffee, and snacks in our stylish spaces.

Vibrant Team Culture

: Collaborate with bright, talented colleagues who inspire and motivate.

Job Overview

The Community Associate will work with the Community Manager to ensure all aspects of the location's operations are running smoothly and that all Members and Visitors are having the best possible experience.



This is a full-time position and you will be required to be on-site Monday to Friday.

Key Responsibilities

(Included below but are not to be limited to)



On-site support


Maintain, and stock shared kitchen spaces and common areas. Conduct inventory and procurement processes. Conduct exemplary Tours at your site for prospective members and conduct follow-up as required. Conduct cleaning duties. Resolve issues and provide tech support for onsite Members including meeting room and Zoom rooms, printers, phones, and internet. Maintain reception coverage for all Members, guests, and vendors. Manage inbound/outbound reception phone calls - responding, redirecting, forwarding.




Administrative support


Capture photographs and content as required for company social media accounts. Manage and oversee location calendar and oversee daily appointments and scheduling of meeting rooms and onsite resources. Maintain accurate member database information.




Member experience


Greeting and customizing experiences for all members. Responsible for mail management services for all members--forwarding, delivering to office, scanning.




Financial


Receipt tracking and uploading of all procurement expenses incurred. Accountable for timely submissions of Monthly Credit Card Purchase Orders. Submitting monthly printer logs to Accounting.




Working Conditions & Physical Demands


Occasional after-hours and weekend work required. Shifting workday hours based on opening and closing duties. Required cleaning tasks and daily rounds. Ability to move 30lbs as it relates to onsite inventory, storage, and member equipment needs.

Skills & Qualifications


Strong customer service orientation. Excellent communication skills, both written and verbal. Exceptional time management, organizational and people skills. Proficiency in various technology platforms and related systems. Proficiency in Microsoft Office Suite, including Outlook, Excel, PowerPoint, and Word.




Our Ideal Team Member


You're energetic and active in building meaningful relationships. You're a creative thinker, flexible and appreciate a little creative chaos. You thrive under pressure and want to work with the best team at all times. You're always in search of new ideas and love a good challenge. You speak up and expect to be heard and you always do what it takes to do better.

About iQ Offices

At iQ, we create inspiring workplaces that empower our Members to thrive. With flexible terms, stunning interiors, and top-tier service, we've grown from a single location in 2012 to become Canada's largest Canadian-owned coworking provider. Our prime downtown locations make it easy for teams to focus on what matters most--their success.

Our Core Values

At iQ, our core values guide everything we do. We are looking for someone who demonstrates these daily:

CARE

- We choose authenticity, empathy, and respect in every interaction.

CURIOUSITY

- We explore, learn, and improve to shape what's next.

IMPACT

- We are obsessed with curating experiences that leave a lasting impression.

OWNERSHIP

- We take pride in our work, own our outcomes, and pursue excellence daily.

Join a Diverse & Inclusive Community

We're proud to be an equal-opportunity employer committed to fostering diversity and inclusion. You will receive consideration for employment regardless of race, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, ethnicity, creed, disability, or age.

Accessible Recruitment

We are dedicated to providing accommodations throughout the recruitment process to ensure accessibility for everyone. If you require accommodations, please contact hr@iqoffices.com

.

Ready to Apply?

If you're ready to take your career to the next level, we'd love to hear from you! Submit your resume and show us why you're a great fit for the iQ team. We aim to circle back to all applicants, no matter the decision, and thank you for your interest in joining iQ Offices.