Cette personne accueille et renseigne la clientele etudiante et effectue un soutien administratif et clerical relie a la gestion des etudes tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus.
Cette personne exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
Voit a l'organisation, la coordination et a la realisation des activites administratives propres aux etudes telles que l'admission, l'inscription, le choix de cours, la reconnaissance des acquis, la diplomation, la gestion des essais, memoires et theses, les horaires de cours, les prets et bourses, etc.
Assume la responsabilite de la creation, de la mise a jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de donnees necessaires a la gestion des etudes dans son secteur. Prepare des tableaux, des listes, et compile des statistiques et autres informations necessaires a son travail. Effectue des suivis budgetaires. Redige la correspondance relative a son travail, telle que courriels et lettres. Effectue la mise en page de documents. Verifie, complete, et signe divers formulaires et autres documents, et en assure le suivi.
Repond aux demandes d'information et donne des explications concernant la disponibilite des cours, le cheminement de programmes, les conditions d'admission, d'inscription ou tout autre renseignement de meme type relatif aux reglements des etudes. Fournit et reclame les documents requis et percoit certains frais. Effectue les recherches necessaires dans les circonstances, refere les problemes au besoin.
Prepare, verifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilite. Veille au respect et a l'application des reglements et procedures en vigueur a l'Universite relativement avec la gestion des etudes. Achemine aux instances concernees les documents requis.
Tient l'agenda des personnes qu'elle assiste, recoit et dirige les appels telephoniques et les courriels, convoque et organise des reunions, redige des comptes-rendus et des proces-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les presenter sous
les formes appropriees. Participe a la planification et a l'organisation materielle d'activites speciales telles que colloques, congres, voyages, etc. Reserve les locaux, les equipements ou tout autre service.
Informe les personnes qu'elle assiste des echeanciers et des delais a venir, ainsi que des procedures administratives a respecter. Regle un grand nombre de details administratifs, discerne ce qui doit etre porte a leur attention et le leur transmet.
Prepare et officialise differents documents et appose le sceau officiel. Voit a la preparation et a la mise a jour de tout materiel publicitaire diffusant l'information sur les programmes et activites, incluant le site web de son secteur.
Collabore a la planification et au deroulement d'evenements speciaux, tels que recrutement, accueil, concours, ceremonies, etc. Effectue le suivi d'operations telles que selection des candidats, commandes d'activites d'enseignement, horaires de cours, appreciation de la qualite des activites d'enseignement etc.
Peut assurer le suivi des budgets associes au fonctionnement courant du secteur d'activites.
Recoit, date, trie, distribue et expedie le courrier.
Effectue le classement de documents et applique la procedure d'archivage.
Contribue a l'elaboration et a l'implantation des procedures et des outils necessaires a la realisation des activites de son secteur. Informe les personnes concernees des problemes qui nuisent a la bonne marche des activites et emet des recommandations.
Peut etre appelee a initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unite ou les personnes occupant la meme fonction.
Utilise les logiciels pertinents a son domaine d'activites.
Utilise divers appareils tels que photocopieur, numeriseur, etc. Peut etre appelee a effectuer les appels de service, lorsque requis.
Peut accomplir les taches d'un poste connexe ou inferieur, lorsque requis.
La liste des taches et responsabilites ci-dessus enumerees est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complete et detaillee des taches et responsabilites susceptibles d'etre effectuees par une personne salariee occupant cette fonction.
EXIGENCES
Scolarite : diplome d'etudes professionnelles (DEP) en secretariat ou scolarite equivalente
Experience : deux (2) annees d'experience pertinente
Autres : connaissance des principaux logiciels en usage
L'Universite du Quebec a Trois-Rivieres est engagee dans une demarche menant vers une universite pleinement equitable, diversifiee et inclusive (EDI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite etre un acteur engage dans son milieu et au sein de la societe. Elle valorise la diversite au sein de son personnel et reconnait le caractere pluriel des identites. Elle encourage particulierement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorites visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautes LGBTQ+ a soumettre leur candidature. Conformement a la Loi, l'Universite souscrit au programme d'acces a l'egalite en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut etre adapte selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialite des informations est pris au serieux.
Pour les employes de l'UQTR, vous pouvez referer a la description disponible ici : https://oraprdnt.uqtr.uquebec.ca/pls/protege/gscw031?owa_no_site=7296
Beware of fraud agents! do not pay money to get a job
MNCJobz.com will not be responsible for any payment made to a third-party. All Terms of Use are applicable.