Job Description

Affichage du 22 aout au 8 septembre 2025


Cette personne accueille et renseigne la communaute universitaire et effectue un soutien administratif relie a la gestion du campus tout en assurant le suivi de l'ensemble des processus.

Physiquement presente sur le campus de

QUEBEC

a temps complet, la personne devra plus particulierement

:

Assurer un role administratif central dans le fonctionnement general du campus (ressource principale pour la communaute universitaire presente)

Accueillir et repondre aux visiteurs, aux membres de la communaute universitaire et aux partenaires externes, en les referant au besoin.

Organiser la logistique entourant les examens en ligne et les examens adaptes pour les etudiants en situation de handicap (recrutement et formation des surveillants, acces aux locaux, gestion et impression des examens, liens avec le personnel enseignant, organisation des fiches des examens, prets et gestion des ordinateurs portables)

Attribuer les locaux pour la formation universitaire et les reservations externes

Veiller aux communications internes pour la communaute universitaire du campus

Assurer le bon deroulement des activites de l'Universite du troisieme age (inscription, participation, accueil, communications, assistance comodale et technique)

Soutenir le fonctionnement du Centre de documentation du campus, en collaboration avec le service concerne.

Participer quotidiennement a la vie universitaire du campus

Collaborer a l'organisation d'evenements divers

Assurer un lien fonctionnel en soutien aux differents services institutionnels

Preparer des tableaux statistiques a des fins administratives et academiques

Verifier le travail des sous-traitants et effectuer les suivis requis

Cette personne exer

ce une partie

ou

l'ensemble des fonctions suivantes :

Voit a l'organisation, la coordination et a la realisation des activites administratives propres au campus. Assume la responsabilite de la creation, de la mise a jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de donnees necessaires a son secteur. Prepare des tableaux, des listes, et compile des statistiques et autres informations necessaires a son travail. Effectue des suivis budgetaires. Redige la correspondance relative a son travail, telle que courriels et lettres. Effectue la mise en page de documents. Repond aux demandes d'information de la communaute universitaire en lien avec le campus. Fournit et reclame les documents. Effectue les recherches necessaires dans les circonstances, refere les problemes au besoin.

Prepare, verifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilite. Veille au respect et a l'application des reglements et procedures en vigueur a l'Universite. Achemine aux instances concernees les documents requis.

Recoit et dirige les appels telephoniques et les courriels, convoque et organise des reunions, redige des comptes-rendus et des proces-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les presenter sous les formes appropriees. Participe a la planification et a l'organisation materielle d'activites speciales telles que colloques, congres, voyages (journees portes ouvertes, tenue de kiosque dans le campus), etc. Reserve les locaux, les equipements ou tout autre service.

Informe les personnes qu'elle assiste des echeanciers et des delais a venir, ainsi que des procedures administratives a respecter. Regle un grand nombre de details administratifs, discerne ce qui doit etre porte a leur attention et le leur transmet.

Prepare et officialise differents documents. Voit a la preparation et a la mise a jour de tout materiel promotionnel diffusant l'information sur les programmes et activites.

Collabore a la planification et au deroulement d'evenements speciaux, tels que recrutement, accueil, concours, ceremonies, journee portes ouvertes, etc.

Peut assurer le suivi des budgets associes au fonctionnement courant du secteur d'activites.

Recoit, date, trie, distribue et expedie le courrier.

Effectue le classement de documents et applique la procedure d'archivage.

Contribue a l'elaboration et a l'implantation des procedures et des outils necessaires a la realisation des activites de son secteur. Informe les personnes concernees des problemes qui nuisent a la bonne marche des activites et emet des recommandations.

Peut etre appelee a initier le travail et soutenir le nouveau personnel de son unite ou les personnes occupant la meme fonction.

Utilise les logiciels pertinents a son domaine d'activites.

Utilise divers appareils tels que photocopieur, numeriseur, etc. Peut etre appelee a effectuer les appels de service, lorsque requis.

Peut accomplir les taches d'un poste connexe ou inferieur, lorsque requis.

La liste des taches et responsabilites ci-dessus enumerees est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complete et detaillee des taches et responsabilites susceptibles d'etre effectuees par une personne salariee occupant cette fonction.

EXIGENCES

Scolarite : Diplome d'etudes professionnelles (DEP) en secretariat ou scolarite equivalente


Experience : Experience : deux (2) annees d'experience pertinente


Autres :


Excellentes aptitudes pour la communication verbale et ecrite, avoir une facilite de redaction et un esprit d'analyse; Capacite a entretenir des relations interpersonnelles et des liens de collaboration internes et externes Bonnes capacites de planification, d'organisation et de gestion des priorites Capacite a travailler efficacement en equipe et a offrir un excellent service a la clientele Connaissance des principaux logiciels, suite Office 365, Canva (un atout).

La personne pourrait etre appelee a travailler les soirs ou la fin de semaine lors d'evenements.


Lieu principal de travail au campus de l'UQTR a Quebec, mais avec possibilite de deplacements ponctuels entre les campus de l'UQTR.


L'Universite du Quebec a Trois-Rivieres est engagee dans une demarche menant vers une universite pleinement equitable, diversifiee et inclusive (EDI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite etre un acteur engage dans son milieu et au sein de la societe. Elle valorise la diversite au sein de son personnel et reconnait le caractere pluriel des identites. Elle encourage particulierement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorites visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautes LGBTQ+ a soumettre leur candidature. Conformement a la Loi, l'Universite souscrit au programme d'acces a l'egalite en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut etre adapte selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialite des informations est pris au serieux.


Pour les employes de l'UQTR, vous pouvez referer a la description disponible ici : https://oraprdnt.uqtr.uquebec.ca/pls/protege/gscw031?owa_no_site=7296