Job Description

:PROCUREMENT ADMINISTRATORLocation: Montreal or OttawaConstruisez votre avenir chez Minto!Depuis 1955, nous sommes fiers de construire des endroits oxc3xb9 il fait bon vivre, travailler et se divertir, une maison et une relation xc3xa0 la fois. Pour nous, tout est question de moments spxc3xa9ciaux - comme l'excitation d'un nouvel appartement, la fiertxc3xa9 de possxc3xa9der une premixc3xa8re maison, ou un partenariat d'investissement croissant. Nous reconnaissons que cela se poursuit avec de bons employxc3xa9s, comme vous, et nous aimerions que vous vous joigniez xc3xa0 nous dans notre mission. Chez Minto, nous accueillons le changement, nous cxc3xa9lxc3xa9brons les nouvelles idxc3xa9es et nous vous fournissons les ressources, la formation professionnelle et les diverses opportunitxc3xa9s pour faire xc3xa9voluer votre carrixc3xa8re.Salaire compxc3xa9titif

• Prime annuelle + avantages sociaux xc3xa0 compter du 1er jour + plan d'xc3xa9quivalence REER + 3 semaines de vacances
• Avantages sociaux incluant le congxc3xa9 parental, la physiothxc3xa9rapie illimitxc3xa9e, la txc3xa9lxc3xa9mxc3xa9decine et bien plus encore
• Remboursement des frais de scolaritxc3xa9 et cours de perfectionnement professionnel
• Plateforme de reconnaissance des employxc3xa9s - Soyez rxc3xa9compensxc3xa9s par vos collxc3xa8gues pour vos contributions !
• Horaires d'xc3xa9txc3xa9 flexibles
• Nombreuses possibilitxc3xa9s de carrixc3xa8re passionnantes

Dans ce rxc3xb4le, vous devrez :

• Emettre des appels d'offres et des demandes de propositions conformxc3xa9ment aux politiques et procxc3xa9dures xc3xa9tablies de l'entreprise pour les contrats de service, les projets de maintenance majeurs, les projets de renouvellement et les projets non budgxc3xa9tisxc3xa9s.
• Gxc3xa9rer les contrats, l'analyse des offres, les recommandations, les formulaires d'approbation des contrats (CAF) et l'attribution des contrats. Le cas xc3xa9chxc3xa9ant, prxc3xa9parer et dxc3xa9livrer aux fournisseurs des addenda, des amendements et des modifications aux bons de commande pour les accords contractuels.
• Saisir les informations requises dans des feuilles de suivi Excel pour le suivi de chaque projet / ville, en fonction des besoins.
• Crxc3xa9ation de PR/PO dans Yardi et xc3xa9mission d'un bon de commande au fournisseur retenu. Classer les copies papier et xc3xa9lectroniques des documents RFQ/RFP et des bons de commande dans les dossiers contractuels.
• Transmettre les devis rexc3xa7us pour les besoins d'amxc3xa9nagement afin d'obtenir l'approbation du locataire. Une fois l'approbation obtenue, obtenir le bon de commande du locataire et le faire correspondre xc3xa0 la CAF, puis crxc3xa9er un PR/PO dans Yardi. xc3x89mettre des bons de commande en interne pour la facturation et les transmettre au locataire pour qu'il les rembourse xc3xa0 Minto.
• Fournir un soutien administratif gxc3xa9nxc3xa9ral tel que la saisie de donnxc3xa9es, l'archivage, la copie, l'envoi de courriers.
• Autres txc3xa2ches relevant du champ d'application, de l'esprit et de l'objectif du poste, xc3xa0 la demande de la direction.

Nous vous demandons d'avoir :

• Formation : Diplxc3xb4me universitaire dans un domaine pertinent, de prxc3xa9fxc3xa9rence dans le domaine des achats, de la gestion des changements en matixc3xa8re d'approvisionnement, de l'administration des affaires ou l'xc3xa9quivalent ;
• Expxc3xa9rience: Un minimum d'un an dans un rxc3xb4le de gestion des achats/projets sur le marchxc3xa9 de l'immobilier ou xc3xa9quivalent.
• Le titre de BAB - E Business Supply Chain Management/ Project Management sera considxc3xa9rxc3xa9 comme un atout.
• La connaissance et l'expxc3xa9rience de la crxc3xa9ation de demandes d'achat et de bons de commande dans le systxc3xa8me Yardi/ERP est un atout.
• Vous avez l'esprit d'initiative et la capacitxc3xa9 de travailler avec un minimum de supervision.
• Maxc3xaetrise des logiciels Microsoft Excel et Word et capacitxc3xa9 xc3xa0 gxc3xa9rer des documents de suivi volumineux pour des projets.
• Expxc3xa9rience de travail avec Sharepoint pour saisir les mises xc3xa0 jour dans la base de donnxc3xa9es des contrats.
• Esprit d'xc3xa9quipe et attitude positive.
• Vous devez avoir un grand souci du dxc3xa9tail et de la saisie des donnxc3xa9es.
• Bonne capacitxc3xa9 d'analyse et de rxc3xa9solution de problxc3xa8mes.
• Vous savez xc3xa9tablir des relations et avez d'excellentes compxc3xa9tences interpersonnelles pour travailler avec les parties prenantes internes et externes.
• Excellentes aptitudes xc3xa0 la communication (xc3xa9coute, verbale et xc3xa9crite).
• Bilinguisme (anglais et franxc3xa7ais)

Notre avenir est meilleur ensemble. Postulez dxc3xa8s maintenant et rejoignez-nous!Minto est un employeur offrant l'xc3xa9galitxc3xa9 des chances et s'engageant xc3xa0 favoriser un environnement inclusif et accessible. Nous sommes dxc3xa9terminxc3xa9s xc3xa0 constituer une main-d'xc5x93uvre qui reflxc3xa8te la diversitxc3xa9 de la communautxc3xa9 dans laquelle nous vivons, y compris les personnes handicapxc3xa9es. Si vous avez besoin d'un amxc3xa9nagement ou d'un soutien dans un aspect quelconque de notre processus de recrutement et de sxc3xa9lection, nous travaillerons avec vous pour rxc3xa9pondre xc3xa0 vos besoins.Build your future at Minto!Since 1955, we've been proudly building better places for people to live, work and play, one home and one relationship at a time. To us, it's all about special moments - like the thrill of a new apartment, the pride in owning a first home, or a growing investment partnership. We recognize this continues with great employees, like you, and would love for you to join us on our mission. At Minto we welcome change, celebrate new ideas and provide you with the resources, professional training and diverse opportunities to grow your career.Your offer will include:

• Competitive salary
• Annual bonus + benefits effective 1st day + RRSP matching plan + 3 weeks' vacation
• Benefits including parental leave, unlimited physiotherapy, telemedicine and so much more
• Tuition reimbursement plans and professional development courses
• Employee recognition platform - Be rewarded by your colleagues for your contributions!
• Flexible summer hours
• Many exciting career opportunities

In this role, you will:

• Issue RFQ/RFPs according to established company policies and procedures for service contracts, major maintenance projects, turn over and unbudgeted projects.
• Administer contracts, bid analysis, recommendations, Contract Approval Forms (CAF) and award of contracts. Where required addendums, amendments and modifications to PO's for contractual agreements to be prepared and issued to vendors.
• Input required information into excel tracking sheets for tracking of each project / city, on an as needed basis.
• Creation of PR/PO in Yardi and issuing purchase order to awarded vendor. File soft and hard copies of RFQ/RFP documents and purchase orders in contract folders.
• Forward quotes received for fit up requirements to obtain approval from Tenant. Upon approval obtain p.o from Tenant and match to CAF, and then create PR/PO in Yardi. Issue PO internally for invoicing and forward to Tenant to be paid back to Minto.
• Provide general administrative support such as data entry, filing, copying, mailing.
• Other duties within the scope, spirit and purpose of the job, as requested by management.

We would like you to have:

• Education: University Degree or College Diploma in a relevant field, preferably in Procurement, Supply Change Management, Business Comm Business Admin or equivalent;
• Experience: Minimum 1 years in a Procurement/ Project Management role working in the Real Estate market or equivalent.
• BAB - E Business Supply Chain Management/ Project Management designation will be considered an asset
• Knowledge and experience on creation of purchase requisitions and purchase orders in Yardi/ERP system is an asset.
• Self-starter with the ability to work with minimal supervision.
• Strong in Microsoft Excel and Word with the ability to manage large tracking documents for projects.
• Experience working in Sharepoint to enter updates into contract database.
• Team player with a positive attitude.
• Must have strong attention to detail, and data entry being completed.
• Good analytical skills and problem solving.
• Relationship builder with excellent interpersonal skills to work with internal and external stake holders.
• Excellent communication skills (listening, verbal and written)
• Bilingualism (English & French)

Our future is better together. Apply now and join us!Minto is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and accessible environment. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of the community in which we live, including those with disabilities. Should you require accommodation or support in any aspect of our recruitment and selection process, we will work with you to meet your needs.#TAS6

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