Job Description

Hello! Are you looking to work extra hours? Do you have flexibility in hours and are able to speak French?

We are looking to create a pool of casual French Bilingual applicants to fill in at Front Reception at St.Amant. These hours are on an on-call basis.

Hours are Monday to Friday between 8:00-4:15pm.

About Us

St.Amant supports over 5,000 people in Manitoba with developmental disabilities, autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults, children and their families. Our over 2,000 staff follow a person-centered approach and adapt to the needs of each person and each family.

Position Summary and Scope of Service

The Receptionist II operates the St.Amant switchboard to route incoming, outgoing, and interoffice calls to the appropriate area when the caller is unable to use the automated attendant feature and supplies general inquiry information to callers. The Receptionist II also acts as a receptionist, greeting visitors to St.Amant, determining their needs, providing direction and assistance, and referring visitors to the person or service area that can help them. The Receptionist II performs clerical/administrative tasks as assigned.

Qualifications:

Educational:

Grade XII Diploma or Certificate Diploma in Office Administration, Administrative Assistant or related field, or combination of relevant education and experience Bilingual in English and French (testing will be a requirement)

Professional:

Five years' experience as a receptionist an asset Experience in greeting and assisting visitors, vendors, employees, and customers in an effective and professional manner Excellent oral communication skills in both the English and French languages, enabling effective communication with employees and the general public in either language (testing will be a requirement) Skilled in the use and operation of computers and computer peripherals on a network-based system Strong computer skills with current software applications, Excel, Word, Power Point (testing may be a requirement) Ability to maintain records and files

Personal:

Demonstrate confidential and ethical behaviour in the performance of all duties Ability to perform a variety of administrative tasks both as part of a team and independently and to use good judgment in recognizing scope of authority Ability to interact with staff and the general public in a professional, courteous, tactful, and helpful manner Ability to perform assigned duties with speed, accuracy and attention to detail without immediate and constant supervision Friendly and enjoy meeting and helping people Maintain regular consistent attendance and punctuality

Duties and Responsibilities:

Program/Service Support:

Consistent with the Mission, Values and Policies of St.Amant, the Receptionist provides a broad range of quality administrative support tasks. Quality services are evident when professional communication, timeliness, accuracy, ethical awareness/sensitivity, confidentiality are consistently demonstrated as required by legislation and program/service standards.

Duties include:

Recommends changes and improvements within the service area to the Supervisor Operates the main switchboard and provides reception services, answers incoming telephone calls and refers callers to the appropriate respondent Basic programming of the voicemail system through the switchboard console Screens visitors and callers, notifying the appropriate persons of concerns Provides telephone service to internal and external users by promptly answering all incoming calls, providing general inquiry information about St.Amant and the programs and services offered using reference files and transferring calls as requested Greets visitors to St.Amant, determines their needs and provides direction and assistance to locate the individual or area required Assists in the monitoring of visitors, staff and clients in the main building through the parking logs, outing sheets and other internal processes Maintains contact with employees using communication systems such as the telephone, in accordance with St.Amant policies Relays or routes verbal and written messages Performs various clerical jobs as assigned by the Supervisor and assist administrative assistants as directed Issues temporary receipts for cheques received Arranges for repairs to business machines as required Responds to emergency alarms and codes, carrying out procedures according to directives and communicates appropriate instructions to staff and other respondents in accordance with St.Amant policies and procedures Documents incidents in detail as per requirements Supporting the movement of mail in and out of the facility (e.g. sorting, weighing, stamping, and tracking outgoing mail, sorting and distributing incoming mail, and interoffice mail) Supporting the movement of fax transmissions in and out of the facility (e.g. sending faxes, receiving and distributing faxes and following up on incomplete faxes) Supporting an inventory of cell phones for employee use, ensures the phones are in good working order and batteries are kept charged Maintains a sign-out system and follows up on phones to ensure prompt return Maintains an inventory of St.Amant keys for employee use, ensures they are signed out according to the identified process Oversees a selection of audio visual and other St.Amant equipment available for employee use, monitors equipment that has been signed out and follows up on outstanding equipment when necessary Completes a regular inventory of equipment and related accessories Monitors the conference room and equipment booking binder and assists employees in locating and booking available rooms and St.Amant equipment Acts as a resource when items are found or lost on St.Amant property, monitoring a system of managing these items Acts as the key operator for the centrally located photocopier machine including filling with paper, toner, etc. and calls for service as required Monitors the Administrative Support Services inbox and calendar in an effort to keep all receptionists informed on current day-to-day activities, tasks, upcoming events, interviews, meetings, etc. Completes a regular inventory check of the meeting rooms Monitors item in the pick-up tray Reviews the checklists filled out by the previous staff to ensure everything was completed Inspects storage room to ensure it is clean and neat Checks overnight drop box Completes proximity card inventory daily Other duties as assigned
Article 8:02: In order to be eligible for a vacant position, an employee must first possess the qualifications prescribed by the Employer for the position concerned, possess a satisfactory employment record and meet the physical requirements of the position in question. Where more than one (1) employee possesses the above selection criteria, the vacancy selection shall be based upon seniority.


The above information is intended to describe the general nature of this position and is not considered to be a complete statement of duties and responsibilities. Additional duties and responsibilities may be assigned provided they are consistent with the qualifications identified and fall within the parameters of this role.


St.Amant is a bilingual organization. Proficiency in both official languages (French/English) would be considered an asset.


St.Amant supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities, backgrounds, cultures, and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.


As a condition of employment, successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening, Adult Abuse Registry Check, Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check.


As a Condition of Employment, new hires must complete a series of Occupational Health checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases. Successful applicants will also be required to provide proof of COVID-19 vaccination prior to start date.


We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes: Health & Dental Plans, Life Insurance Plans, Long Term Disability, Employer Paid-Employee Assistance Plan, and Employer-Matched Pension Plan. We also offer access to an on-site gym, professional development training opportunities, and affordable staff parking.

Receptionniste II

A notre sujet

St.Amant soutient plus de 5 000 Manitobains et Manitobaines qui ont des troubles du developpement, des troubles du spectre de l'autisme ou une lesion cerebrale acquise. Notre organisme a but non lucratif offre une vaste gamme de mecanismes de soutien aux adultes, aux enfants et a leurs familles. Nos quelque 2 000 employes preconisent une demarche axee sur la personne tout en s'adaptant aux besoins de chaque personne et de chaque famille.

Resume des fonctions du poste :

Le receptionniste II commande le standard telephonique de St.Amant pour diriger vers le service approprie les appels entrants, sortants et internes lorsque l'appellant n'est pas en mesure d'utiliser le systeme automatise et fournit aux appelants des renseignements aux questions generales. Le receptionniste II joue aussi le role de receptionniste, souhaitant la bienvenue aux visiteurs, identifiant leurs besoins et les orientant vers la personne ou le service en mesure de les aider. Le receptionniste II execute les taches administratives qui lui sont assignees.

Qualifications:

Etudes

:

Diplome de 12e annee ou certificat Formation en secretariat dans un college communautaire ou professionnel consideree comme un atout Bilingue francais et anglais (test obligatoire)

Professionnelles

:

Cinq annees d'experience en tant que receptionniste consideree comme un atout Experience de l'accueil des visiteurs, des vendeurs, des employes et des clients, et capacite a les aider avec efficacite et professionnalisme Excellentes competences en communication orale, en francais et en anglais; capacite a communiquer avec les employes et lepublic dans les deux langues (test obligatoire) Competences en informatique et capacite a utiliser des peripheriques en reseau Excellentes competences dans l'utilisation des logiciels actuels, Outlook, Excel, Word et Power Point (des tests peuvent etre requis) Capacite a tenir des dossiers et des fichiers

Personnelles:

Agir de maniere ethique et confidentielle dans l'execution des taches Capacite a accomplir diverses taches administratives aussi bien en equipe que seul et faire preuve de discernement dans la reconnaissance des limites de pouvoir Capacite a communiquer avec les employes et le public avec professionnalisme, tact et courtoisie Capacite a exercer ses fonctions avec rapidite, precision et en ayant le souci du detail sans supervision directe et constante Etre aimable, apprecier le fait de rencontrer et d'aider les gens Faire preuve d'assiduite et de ponctualite

Responsabilites :

Soutien du programmes / des services :

Conformement a la mission, aux valeurs et aux politiques de St.Amant, le receptionniste realise diverses taches de soutien administratif de grande qualite. L'excellente qualite des services est evidente lorsqu'une personne fait toujours preuve de professionnalisme dans la communication, de ponctualite, de precision et d'un sens ethique developpe comme l'exigent la legislation ainsi que les normes des services/programme.


Responsabilites :


Recommander au superviseur tout changement ou amelioration au sein du service Utiliser le standard principal, fournir des services de reception, repondre aux appels entrant et diriger les appelants vers les personnes appropriees Programmer le systeme de messagerie vocale via la console du standard Filtrer les visiteurs et les appelants, et informer les personnes appropriees en cas de probleme Offrir un service telephonique aux usagers internes et externes en repondant rapidement a tous les appels, en fournissant des renseignements generaux sur St.Amant, et sur les programmes et services offerts, a l'aide de fichiers de reference, et en transferant les appels le cas echeant Accueillir les visiteurs a St.Amant, determiner leurs besoins, les orienter et les aider a trouver la personne ou le programme recherche Aider au controle des visiteurs, du personnel et des clients dans le batiment principal a l'aide des registres de stationnement, des feuilles de sorties et autres processus internes Rester en contact avec les employes en utilisant les systemes de communication tels que le telephone, conformement aux politiques de St.Amant Transmettre les messages oraux et ecrits Effectuer les diverses taches de bureau qui sont confiees par le superviseur et aider les adjoints administratifs au besoin Etablir des recus temporaires pour les cheques recus Telephoner au service de depannage si des machines de bureau ne fonctionnent pas Repondre aux alarmes et aux codes d'urgence, suivre les procedures conformement aux directives et transmettre les instructions necessaires au personnel et autres intervenants en respectant les politiques et les procedures de St.Amant Consigner les incidents de facon detaillee conformement aux exigences Soutenir l'arrivee et la sortie du courrier dans l'etablissement : tri, pesee, affranchissement et suivi du courrier sortant; tri et distribution du courrier entrant et du courrier interne Soutenir les transmissions par telecopieur (p.ex., emission, reception, transfert des telecopies et suivi des echecs de transmission) Soutenir la tenue d'un inventaire des telephones destines aux employes, veiller a ce que les telephones fonctionnent bien et que les batteries soient toujours chargees Tenir un registre de sorties et faire le suivi des telephones pour assurer leur retour rapide Tenir un registre des cles de St.Amant a l'usage des employes, s'assurer qu'il soit signe conformement au processus en place Superviser la tenue d'un registre de sorties et assurer le suivi du materiel audiovisuelou autre mis a la disposition des employes pour assurer leur retour Faire regulierement l'inventaire de l'equipement et des accessoires connexes Tenir le classeur de reservation des salles de reunion et du materiel, et aider les employes a trouver et a reserver le materiel et les salles disponibles de St.Amant Etre la personne-ressource lorsque des objets sont perdus ou trouves sur la propriete de St.Amant et assurer le suivi du systeme de gestion de ces objets Etre le principal operateur du photocopieur central, notamment le remplir de papier, d'encre, etc. et telephoner au service de depannage en cas de besoin Surveiller la boite de reception des courriels et le calendrier des services de soutien administratif afin que chaque receptionniste soit quotidiennement informe des activites, taches, evenements a venir, reunions, entretiens, etc. Effectue une verification reguliere des salles de reunion. Surveille les articles dans le bac de recuperation. Verifie les listes de controle remplies par le personnel precedent pour t'assurer qu'elles ont ete entierement completees. Verifie que la salle de stockage est propre et bien rangee. Verifie la boite de depot de nuit Chaque jour, complete l'inventaire des cartes de proximite Effectuer les autres taches qui sont assignees
Fidele a la Politique des services en langue francaise, St.Amant est engage a offrir ses services en francais et en anglais dans des zones francophones designees de programmes et de services.


Article 8:02 : Afin de pouvoir poser sa candidature pour un poste vacant, l'employe doit avant tout posseder les qualifications exigees par l'employeur pour le poste en question, avoir un dossier d'emploi satisfaisant et repondre aux exigences physiques associees au poste en question. Si plus d'un (1) employe repond aux criteres de selection ci-dessus, le choix se portera sur la personne ayant le plus d'anciennete.


Les renseignements ci-dessus visent a decrire la nature generale de ce poste et ne constituent pas un enonce complet des taches et responsabilites. D'autres taches et responsabilites peuvent etre assignees sous reserve qu'elles concordent avec les qualifications enoncees et qu'elles entrent dans le cadre de ce role.


St.Amant est un organisme bilingue. La maitrise des deux langues officielles (francais/anglais) serait un atout.


La personne retenue doit egalement se soumettre a une verification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnerable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.


St.Amant adopte des pratiques d'emploi equitables et favorise la formation d'un personnel inclusif et representatif des personnes que nous soutenons, notamment au niveau de la diversite des aptitudes, experiences, cultures et identites. Les candidates et candidats peuvent demander des amenagements raisonnables dans tous les aspects du processus de selection et d'embauche.


Comme condition d'emploi, les nouvelles recrues doivent se soumettre a une serie de verifications en matiere de sante au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunite contre certaines maladies transmissibles. Les candidats retenus doivent egalement fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19 avant la date du debut de l'emploi.


Nous offrons a nos employes un salaire concurrentiel ainsi qu'une gamme complete d'avantages sociaux, notamment : des regimes d'assurance-maladie et de soins dentaires, des regimes d'assurance-vie, une assurance invalidite de longue duree, un regime d'aide aux employes dont les cotisations sont payees par l'employeur et un regime de pension auquel l'employeur cotise a hauteur du montant cotise par l'employe. De plus, les employes ont acces a une salle d'entrainement sur place, peuvent suivre des formations professionnelles et beneficient d'un stationnement a un prix abordable.