Job Description

Healthmark Services Ltd offre des solutions medicales et pharmaceutiques aux prestataires de soins de sante canadiens depuis 1990.



Nous faisons partie d'Emballages Richards Inc., un des leaders en Amerique du nord dans la distribution de produits d'emballage et de soins de sante pour les secteurs de la sante, de l'alimentation et des boissons et des cosmetiques. Forts de 112 ans d'histoire, nous reunissons pres de 600 employes repartis aux quatre coins de l'Amerique du Nord. Notre division Richards Pharma est reconnu pour ses contenants Rx innovants et efficaces, concus en mettant l'accent sur le bien-etre des patients, les besoins des professionnels de la sante et le respect des normes de securite strictes de l'industrie pharmaceutique.


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Votre mission

En tant que representant du service a la clientele, vous jouerez un role cle dans l'atteinte des objectifs de Healthmark Services Ltd, en gerant toutes les demandes entrantes des clients liees aux produits et au traitement des commandes. Vous serez principalement responsable de la saisie des commandes et des autorisations de retour, en veillant a fournir des reponses rapides et precises aux besoins des clients. Votre role consiste plus precisement a:

Soutenir, coordonner et traiter toutes les demandes entrantes

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Ouvrir et gerer les nouveaux comptes clients avec precision et efficacite Offrir un soutien aux activites de vente de produits Favoriser une approche collaborative en travaillant en etroite collaboration avec les equipes des Ventes, des Operations, des Finances et du Service a la clientele afin de repondre et depasser les attentes des clients, en assurant une livraison ponctuelle et la satisfaction liee aux produits

Effectuer toutes les transactions requises dans la base de donnees systeme, conformement aux procedures etablies:

Traiter avec exactitude les commandes clients, les factures, les autorisations de retour de marchandise (RMA) et les demandes de credit Verifier et valider les informations clients, les modalites de paiement et les details de tarification pour chaque commande afin d'assurer la conformite et l'exactitude

Comptes clients

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Surveiller, suivre et resoudre les factures impayees sur les comptes en souffrance Effectuer le rapprochement des comptes clients pour garantir l'exactitude et l'actualisation des dossiers Traiter et appliquer les paiements des clients de maniere rapide et efficace

Reception

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Accueillir les visiteurs Repondre aux appels telephoniques

Autres

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Accomplir toute autre tache requise pour soutenir les operations quotidiennes de l'organisation, selon les besoins ou les directives recues.




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Ce que nous recherchons:

Bilingue en francais et en anglais (requis afin de communiquer avec nos equipes et partenaires localises hors Quebec*)
1 a 2 ans d'experience sur un poste similaire Diplome en administration, ou bien plus de 2 ans d'experience Solides competences relationnelles et en service a la clientele Competences averees en resolutions de problemes priorisation des taches Excellentes competences en communication Esprit d'equipe

Heures

- 40 heures par semaine (du lundi au vendredi, en presentiel)




Healthmark Services Ltd est un employeur offrant l'egalite des chances et s'engage a creer une experience inclusive pour tous ses employes. Nous sommes convaincus que notre travail est a son meilleur lorsque chacun se sent libre d'etre pleinement authentique. Si vous avez besoin d'un amenagement, veuillez nous informer afin que nous puissions mieux vous soutenir tout au long du processus de recrutement.





Healthmark Services Ltd has been providing medical and pharmaceutical solutions to Canadian healthcare providers since 1990.



We are part of Richards Packaging Inc., a North American leader in distribution of packaging and healthcare products for the healthcare, food & beverage, and cosmetics sectors. With 112 years of history, we have a team of nearly 600 employees across North America. Our Richards Pharma division is recognized for its innovative and effective Rx containers, designed with a focus on patient well-being, the needs of healthcare professionals, and compliance with the pharmaceutical industry's strict safety standards.


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Your mission

As a Customer Service Representative, you will play a key role in helping Healthmark Services Ltd achieve its objectives by managing all incoming customer inquiries related to products and order processing. You will be primarily responsible for entering orders and handling return authorizations, ensuring timely and accurate responses to customer needs. Your main responsibilities include:

Support, coordinate and process all incoming requests:

Open and maintain new customer accounts with accuracy and efficiency Provide support to product sales activities Foster a collaborative approach by working closely with Sales, Operations, Finance, and Customer Service teams to consistently meet and exceed customer expectations, ensuring timely delivery and product satisfaction

Complete all required transactions in System database following established guidelines:

Accurately process customer orders, Customer Invoices, return merchandise authorizations (RMAs), and credit requests Verify and validate customer information, payment terms, and pricing details for every order to ensure accuracy and compliance.

Account Receivable

Monitor, collect, and resolve outstanding invoices on past-due accounts Reconcile customer accounts to ensure accuracy and up-to-date records Process and apply customer payments in a timely and efficient manner

Receptionist

Receive visitors Answer phone calls

Other

Other duties to support the daily operations within the organization as necessary or assigned

What we're looking for

Bilingual in French and English (required to communicate with internal teams and external partners located outside of Quebec)*
1 to 2 years of experience in a similar role Diploma in administration, or more than 2 years of relevant experience Strong interpersonal and customer service skills Proven problem-solving and task prioritization abilities Excellent communication skills Team player

Hours

- 40 hours per week (Monday to Friday, on-site)


Healthmark Services Ltd. is an equal-opportunity employer and is committed to creating an inclusive employee experience for all. We firmly believe that our work is at its best when everyone feels free to be their most authentic self. If you require accommodation, please let us know how we can further support you during the recruitment process.