Job Description

Apercu du poste :

L'Institut Medical Ville-Marie, une clinique medico-esthetique et medicale situee a Montreal, est a la recherche d'un(e)

Assistant(e) Personnel(le) & Adjoint(e)

organise(e) et proactif(ve). Cette personne soutiendra notre equipe dans diverses taches administratives et clericales, tout en jouant un role cle d'assistante aux proprietaires de la clinique.

Le/la candidat(e) ideal(e) doit posseder d'excellentes competences en communication, une grande attention aux details et la capacite de gerer plusieurs priorites efficacement. Ce role requiert la maitrise de Microsoft Office, Google Workspace, Canva, CapCut, Jane App, QuickBooks, ainsi que les reseaux sociaux (Instagram, Facebook et TikTok). Une experience en service a la clientele et en gestion de bureau est essentielle.

Responsabilites :

Accueil et reception

Accueillir les patients avec professionnalisme. Repondre aux appels telephoniques, courriels et messages, et fournir les renseignements necessaires sur nos services medicaux et medico-esthetiques. Gerer les rendez-vous et agendas, confirmer et coordonner les suivis. Traiter les paiements, factures, recus d'assurances, etc.

Soutien administratif

Effectuer la saisie de donnees et tenir a jour les dossiers patients et administratifs. Maintenir les systemes de classement (papier et numerique), organiser et archiver les documents. Rediger, corriger et relire les documents avant diffusion (formulaires, rapports, communications internes). Preparer presentations, rapports, correspondances et assurer la gestion de l'inventaire des fournitures.

Comptabilite et gestion de bureau

Appuyer les taches de base en comptabilite via QuickBooks (facturation, suivi des paiements, depenses). Tenir un registre des factures fournisseurs, organiser les paiements et classer les preuves/recus. Participer a la preparation de rapports financiers simples pour le suivi interne.

Assistance de direction et gestion de projets

Travailler directement avec les proprietaires pour les assister dans leurs projets (organisation d'evenements, gestion de campagnes promotionnelles, suivi de partenariats, etc.). Coordonner et mener a terme des projets inities par la direction, en respectant delais et priorites. Gerer la logistique d'evenements (formations internes, promotions clients). Assurer la fluidite des communications entre la direction, l'equipe medicale et medico-esthetique.

Exigences :

Experience dans un role administratif, de reception ou de soutien de direction (un atout important, mais non obligatoire si rigueur et motivation demontrees). Competences organisationnelles, capacite a gerer plusieurs taches et priorites simultanement. Maitrise de Microsoft Office, Google Workspace, Canva, CapCut, Jane App, ainsi que les reseaux sociaux (Instagram, Facebook et TikTok). Connaissance de QuickBooks (un atout). Bilinguisme francais/anglais (parle et ecrit) obligatoire. Sens du service a la clientele et professionnalisme. Capacite a travailler de maniere autonome tout en collaborant efficacement avec l'equipe et la direction. Leadership.

Conditions du poste :

Horaire : temps partiel (20 heures / semaine) : Jeudi : 10h a 18h Vendredi : 10h a 18h Samedi : 10h a 15h Remuneration : 20-25 $ / heure selon experience Lieu : Montreal (presentiel, en clinique)

Avantages :

Reductions sur certains services medico-esthetiques Ambiance de travail professionnelle et humaine Possibilite d'evolution : Des heures supplementaires pourraient etre ajoutees dans les prochains mois, selon les besoins de la clinique et les projets en cours.
Si vous etes une personne motivee, organisee et proactive, et que vous souhaitez contribuer au succes d'une equipe passionnee dans le domaine medical et medico-esthetique, nous vous encourageons a postuler des maintenant.

Type d'emploi : Temps partiel, Permanent

Remuneration: 20,00$ a 25,00$ par heure

Heures prevues: de 15 a 20 par semaine

Formation:

DEC (Obligatoire)
Experience:

Secretariat: 1an (Obligatoire) Service a la clientele: 1an (Obligatoire)
Langue:

Francais (Obligatoire) Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En presentiel