Job Description

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A propos de nous

Soins Ideal est une entreprise specialisee dans le soutien aux personnes ayant une deficience intellectuelle, des besoins specifiques et/ou un trouble du spectre de l'autisme. Nous offrons un accompagnement 24/7 en utilisant des interventions visant a ameliorer leur bien-etre et leur qualite de vie.

Chez Soins Ideal, nous nous engageons a maintenir les plus hauts standards en recrutant des intervenants qualifies et bienveillants qui partagent nos valeurs et garantissent un service de soutien et d'assistance exceptionnel.

Resume du poste

L'assistant(e) gerant(e), specialise(e) en administration, soutient le bon fonctionnement quotidien de la residence en assurant la coordination administrative, le suivi de la conformite, la logistique des rendez-vous et la communication interne. Il/elle assiste le gestionnaire de la RI dans ses taches administratives et peut, au besoin, offrir un soutien temporaire sur le terrain ou accompagner les usagers a leurs rendez-vous.

Principales responsabilites

1. Administration et planification

Coordonner et suivre les horaires du personnel, les changements d'equipe et la couverture en collaboration avec l'equipe chargee de la planification. Organiser les rendez-vous medicaux, dentaires et specialises (transport, consentements, logistique) et s'assurer que les resumes soient communiques dans les 24 heures Preparer les ordres du jour, rediger les proces-verbaux et diffuser les mesures a prendre pour les reunions du personnel ; suivre les presences et les suivis.

2. Documentation et conformite

Tenir a jour les dossiers des usagers (registres quotidiens, feuilles de medication, rapports mensuels destines a l'equipe clinique). Reviser et soumettre les rapports d'incident (ex. AH-223) dans les delais requis. Soutenir la mise en oeuvre des politiques : distribuer les nouvelles procedures, recueillir les signatures du personnel et veiller a la completion des formations obligatoires.

3. Operations et finances

Effectuer le suivi des budgets lies aux achats, a la petite caisse et aux recus ; soumettre les rapports mensuels complets. Assurer l'approvisionnement en medicaments, EPI, articles menagers et effets personnels des usagers ; demander les reapprovisionnements au besoin. Coordonner les demandes d'entretien de la residence et effectuer des verifications de securite de base.

4. Communication et liaison

Gerer les communications internes : trier les courriels et appels, transmettre les informations pertinentes a la direction et informer le personnel des mises a jour (routines, nouveaux medicaments, documents). Assurer la liaison avec les equipes cliniques et les tuteurs au sujet des rendez-vous, incidents et suivis, de facon professionnelle et efficace.

5. Assistance sur le terrain

Remplacer ponctuellement ou accompagner les usagers a leurs rendez-vous, au besoin. Servir de modele en matiere de documentation, d'hygiene, de nutrition, de sorties et d'entretien menager.

Limites du role

Ne procede pas a des evaluations de performance ni ne met en oeuvre de mesures correctives. N'a pas le pouvoir decisionnel final en matiere de budget (apporte uniquement son aide pour la preparation et le suivi).

Qualifications et competences

Diplome universitaire/certification en services sociaux, administration de la sante ou experience equivalente. NCI, RCR/premiers soins et Loi 90 (ou obtenus pendant la periode d'essai). Solides competences administratives et organisationnelles (planification, controle des documents, tableurs). Communication claire et professionnelle et discretion avec les informations sensibles. Capacite a intervenir sur le terrain et a donner l'exemple en matiere de normes du personnel de soutien lorsque cela est necessaire.

Conditions de travail

Milieu de soins en residence, avec des taches principalement administratives. Participation occasionnelle a des sorties avec les usagers et remplacements de courte duree.

Remuneration et avantages

Salaire horaire : 24 $ a 27 $/heure, selon l'experience et la formation. Participation optionnelle a un RVER personnalise.

Rejoignez Soins Ideal et participez a la redefinition des standards en matiere de soins specialises !

About Us

Ideal Care is a specialized caregiving company dedicated to supporting individuals with intellectual disabilities, specific needs, and/or autism spectrum disorder. We provide 24/7 support using interventions designed to improve their well-being and quality of life.

At Ideal Care, we are committed to maintaining the highest standards by recruiting skilled and compassionate support workers who share our values and ensure exceptional assistance and care services.

Job Overview

The Assistant Manager (Administrative Focus) supports the smooth daily operations of the residence by handling administrative coordination, compliance tracking, appointment logistics, and internal communications. The role assists the RI Manager with administrative tasks and provides short on-floor coverage or appointment support as needed.

Key Responsibilities

1. Administration & Scheduling

Coordinate and track staff schedules, shift changes, and coverage in collaboration with the scheduling team. Organize medical, dental, and specialist appointments (transportation, consents, logistics) and ensure visit summaries are distributed within 24 hours. Prepare agendas, capture minutes, and circulate action items for staff meetings; track attendance and follow-ups.

2. Documentation & Compliance

Maintain accurate client records, including daily logs, MARs, charts, and monthly reporting for the clinical team. Review and submit incident reports (e.g., AH-223) within required timelines. Support policy rollouts: distribute new procedures, collect staff sign-offs, and track training completion.

3. Operations & Finance

Track grocery/supply budgets, petty cash, and receipts; submit reconciled monthly packets with zero missing documents. Monitor inventories (medication, PPE, household items, client belongings) and request replenishments as needed. Coordinate house maintenance requests and perform basic home safety checks.

4. Communication & Liaison

Manage internal communications: triage emails/calls, escalate issues to upper management, and ensure staff are updated on new routines, medications, or documents. Liaise with clinical teams and guardians regarding appointments, incidents, and follow-ups in a professional manner.

5. On-Floor Support

Provide short shift coverage or accompany clients to appointments when necessary. Model Support Staff standards in documentation, hygiene prompts, nutrition, outings, and housekeeping.

Boundaries of Role

Does not conduct performance reviews or implement corrective action. Does not hold final budget authority (supports with preparation and tracking only).

Qualifications & Skills

College diploma/certification in social services, health administration, or equivalent experience. NCI, CPR/First Aid, and Loi 90 (or obtained within probation). Strong administrative and organizational skills (scheduling, document control, spreadsheets). Clear, professional communication and discretion with sensitive information. Ability to step onto the floor and model Support Staff standards when required.

Working Conditions

Residential care setting with primarily administrative duties. Occasional client outings and short shift coverage.

Compensation & Incentives

Hourly wage: $24-$27/hour, based on experience and education. Optional participation in a personalized VRSP.

Join Ideal Care and help redefine caregiving standards for specialized care services!

Type d'emploi : Temps plein

Remuneration: 24,00$ a 27,00$ par heure

Formation:

Ecole Secondaire (Souhaite)
Experience:

Microsoft Outlook: 1an (Souhaite) Gestion d'equipe: 1an (Souhaite)
Langue:

Francais (Souhaite) Anglais (Souhaite)
Permis/certificat:

Permis de Conduire (Souhaite)
Lieu du poste : En presentiel