Job Description

Qui est Manmade?

Nous sommes un detaillant en ligne de produits essentiels de premiere qualite base a Montreal, connu particulierement jusqu'a present pour nos boxer pour hommes. Nous avons connu une croissance rapide depuis notre lancement en 2021, et la marque est veritablement a un tournant pour devenir un nom familier au Canada, et elle se developpe deja en parallele sur le marche americain.

Qui recherchons-nous?

Nous recherchons un(e) assistant(e) executif(ve) senior organise(e) et soucieux(se) du detail pour rejoindre l'equipe Manmade. Si vous etes une personne proactive qui s'epanouit dans un environnement en constante evolution, nous voulons vous connaitre !

Ce poste est-il fait pour vous ?

Nous nous developpons rapidement, les choses changent vite et une presence en interne est necessaire.

Qu'offrons-nous d'autre ?

Nous offrons des prestations de sante et de soins dentaires etendues, entierement prises en charge par l'employeur. Nous offrons des dejeuners traiteur tous les jours et toutes les collations, boissons, cafes et fruits que vous pourriez souhaiter.

Responsabilites :

Gerer de maniere proactive la boite de courriel du cofondateur, en veillant a ce qu'elle soit organisee, classee par ordre de priorite et rationalisee (y compris l'automatisation/les regles si necessaire). Faire remonter les elements urgents et rediger des reponses le cas echeant. S'approprier le calendrier : Planifier, reprogrammer et proteger le temps en fonction de l'evolution des priorites. Identifier les tendances et proceder a des ajustements proactifs pour s'assurer que le temps est aligne sur les objectifs strategiques. Preparer des documents d'information, des resumes, des presentations et des rapports de haute qualite avant les reunions ; prendre des notes et veiller a ce que les suivis soient clairement pris en charge. Assurer le suivi : Suivre les taches et les initiatives en cours, assurer le suivi avec les parties prenantes internes et externes et veiller a ce que les principaux resultats soient atteints. Coordonner les voyages et la logistique complexes, en optimisant l'efficacite et les couts. Prendre en charge et executer des projets speciaux du debut a la fin, qu'il s'agisse de creer une presentation interfonctionnelle, d'ameliorer les flux de travail internes ou de lancer un nouveau processus. Gerer les relations externes avec des partenaires, des collaborateurs et des investisseurs influents, du suivi a la coordination des livrables et de la logistique. Soutenir la fixation d'objectifs personnels et professionnels, en veillant a ce que le temps et les priorites refletent les objectifs cles de l'entreprise et de la vie. Assurer la presence du cofondateur sur LinkedIn, notamment en publiant du contenu, en gerant les DM et en s'engageant aupres de la communaute d'une maniere reflechie et strategique. Apporter une structure au chaos : identifier les inefficacites, creer des systemes et mettre en oeuvre des ameliorations dans le fonctionnement quotidien de l'equipe et du directeur general. Traiter les informations confidentielles et les decisions sensibles avec la plus grande discretion et le plus grand professionnalisme.
Soutenir et gerer les membres juniors de l'equipe selon les besoins, avec la possibilite de diriger officiellement une petite equipe au fil du temps.

Qualifications:

Plus de 5 ans dans un poste d'assistant de direction, de chef de personnel ou dans un role de soutien de haut niveau Sens aigu des affaires et aisance a travailler directement avec la haute direction Excellentes competences en communication - ecrite, verbale et presentation Capacite eprouvee a gerer des calendriers, des boites de reception et une logistique complexes Solides competences en gestion de projet et en suivi Connaissances techniques : Google Workspace, Slack, Outlook ; bonus si familier avec les outils d'automatisation ou de gestion des boites de reception Experience de la manipulation d'informations confidentielles avec discretion Aisance a assurer la liaison avec les equipes internes et les parties prenantes externes de haut niveau.

Who is Manmade?

We're a Montreal-based online retailer of premium quality essentials, known particularly so far for our men's boxer briefs. We have been rapidly growing since launching in 2021, and the brand is truly at a turning point to becoming a household name in Canada, and already growing rapidly in parallel in the US market.

Who is Manmade looking for?

We're looking for a detailed-oriented and organized Senior Executive Assistant to join the Manmade Team. If you're a proactive individual that thrives in fast paced environments, we want to hear from you!

Is this for you?

We are growing so rapidly so things are changing so quickly and an in-house presence is required

What are we offering?

Aside from a competitive compensation package, the opportunity in itself is what you make of it. With the company growing 250%+ year over year for the past 3 years, and with expected growth to continue at a high pace for the next 2-3 years, there will be many different ways to grow within the company as it enters new markets, channels, and so on.We offer extended health and dental benefits, 100% fully paid by the employer. We offer catered lunches every day and all the snacks, drinks, coffee, and fruit you could want.

Responsibilities:

Proactively manage the Co-founder's inbox, keeping it organized, prioritized, and streamlined (including automation/rules when needed). Surface urgent items and draft responses where appropriate. Own the calendar: Schedule, reschedule, and protect time based on shifting priorities. Identify patterns and make proactive adjustments to ensure time is aligned with strategic goals. Prepare high-quality briefing materials, summaries, presentations, and reports ahead of meetings; capture notes and ensure clear ownership of follow-ups. Drive follow-through: Track outstanding tasks and initiatives, follow up with internal and external stakeholders, and ensure key deliverables are completed. Coordinate complex travel and logistics, optimizing for efficiency and cost. Own and execute special projects from start to finish, whether it's creating a cross-functional presentation, improving internal workflows, or launching a new process. Manage external relationships with influential partners, collaborators, and investors; from follow-ups to coordinating deliverables and logistics. Support personal and professional goal-setting, ensuring time and priorities reflect key objectives across the business and life. Own the Co-founder's LinkedIn presence, including posting content, managing DMs, and engaging with the community in a thoughtful and strategic way. Bring structure to chaos: identify inefficiencies, create systems, and implement improvements in how the team and CEO operate day-to-day.
Handle confidential information and sensitive decisions with the utmost discretion and professionalism.
Support and manage junior team members as needed, with potential to formally lead a small team over time.


5+ years in an Executive Assistant, Chief of Staff, or high-level support role Strong business acumen and comfort working directly with senior leadership
Excellent communication skills -- written, verbal, and presentation
Proven ability to manage complex calendars, inboxes, and logistics Strong project management and follow-through skills Tech-savvy: Google Workspace, Slack, Outlook; bonus if familiar with automation or inbox management tools Experience handling confidential information with discretion
Comfortable liaising with internal teams and high-level external stakeholders