Job Description

Poste : assistant(e) administratif(ve)
Lieu de travail : Montreal (bureau)
Salaire : 70 000 $ a 75 000 $.
Avantages : 3 semaines de vacances + avantages sociaux
Notre client, une petite societe d'investissement, est a la recherche d'un(e) assistant(e) de direction experimente(e) pour aider le PDG et son assistant(e) de direction principal(e) a fournir divers services administratifs.
Taches :
- Repartir les depenses mensuelles de la carte de credit de l'entreprise dans les rapports de depenses Excel (president, PDG et directeur financier)
- Organiser toute la logistique des voyages d'affaires/personnels, y compris, mais sans s'y limiter, les vols commerciaux/charters prives, les hatels, les restaurants, les locations de voitures et les services de limousin
- Preparer tous les itineraires de voyage
- Gerer les credits de voyage (personnels et d'entreprise)
- Mettre a jour les demandes de Nexus, de passeport et de CANPASS pour le PDG et les membres de sa famille
- Numeriser et classer les etats financiers mensuels de l'entreprise et les documents/rapports
- Gerer les taches administratives generales selon les besoins, telles que les photocopies, les scans, la saisie de documents, les etiquettes, le maintien et la mise a jour des dossiers et le classement (personnel et professionnel)
- Aider a la preparation de modales Excel pour la facturation annuelle en ce qui concerne les factures
- Enregistrer les depenses personnelles dans des modales Excel en ce qui concerne les cartes de credit et les releves bancaires
- Numeriser toutes les factures de l'entreprise, les releves de carte de credit et les reaus de restaurant en vue de l'audit annuel, et aider l'assistant executif principal pendant l'audit
- Gerer le paiement sur place des releves de cartes de credit aupras des institutions bancaires (entreprise/personnel)
- Gerer/mettre a jour les contacts dans Outlook
- Gerer/mettre a jour les envois pour les vacances dans Outlook
- Aider l'assistant de direction principal a planifier des evenements
- Assumer les taches de l'assistante de direction en son absence
- Mettre a jour les classeurs administratifs avec les procedures administratives, les contacts, les mots de passe et les details des cartes de credit
- Gerer les services de messagerie et la correspondance FedEx, en fusionnant les bordereaux d'expedition (entreprise/personne)
- Repondre aux appels entrants et les traiter
- Rencontrer et accueillir les visiteurs
- Mettre a jour la machine a affranchir et la recharger en consequence
- Archiver et classer les documents de l'entreprise et les documents personnels du PDG.
- Gerer et mettre a jour les abonnements aux journaux et magazines (entreprise/personnel)
- Acheter, entretenir et organiser les fournitures du local technique et de la cuisine
- Gerer et planifier tous les contrales d'entretien de l'imprimante
- Mettre a jour les calendriers Outlook de l'administration avec les billets de saison et les eliminatoires de hockey, de football et de soccer
- Distribuer les billets de saison ci-dessus et les enregistrer dans un modale Excel
- Traiter les factures personnelles des menages
- Remplacer la receptionniste a l'heure du dejeuner et pendant les vacances
- Obtenir les cotations boursiares quotidiennes
- Gerer les rendez-vous d'entretien menager et la distribution des journaux

Competences :
- Minimum 5 ans d'experience dans un rale de soutien administratif
- aEUR l'aise pour effectuer des courses personnelles et professionnelles
- Anglais solide et franaais intermediaire
- Attitude positive et esprit d'equipe
- Capacite a travailler sous pression et a repondre et reagir rapidement et efficacement aux demandes de derniare minute
- Organise, efficace, autonome et extramement discret
- a?tablissement de priorites et execution de plusieurs taches simultanement, en temps opportun et de maniare efficace
- Tras fortes capacites de resolution de problames
- Excellente connaissance de MS Word, Excel et des moteurs de recherche InternetPour postuler, veuillez envoyer votre CV en format Word a maia.slivinschi@quantum.ca.

NOS PORTES VIRTUELLES SONT OUVERTES! En plus, vous passerez les entrevues a domicile grace a differentes applications Web! Alors, contactez-nous das aujourd'hui pour relever votre prochain defi professionnel.

Numero du permis CNESST : AP-2000158

Services de Gestion Quantum Ltee

Depuis sa fondation a Montreal en 1968, Quantum a acquis une renommee enviable et est devenue le partenaire de ressources humaines de choix des entreprises privees ou du domaine public. Notre mission d'excellence et notre engagement indefectible...