Job Description

VOUS RECHERCHEZ UNE CARRIERE PASSIONNANTE DANS LE DOMAINE DE L'ENERGIE ELECTRIQUE ? NE CHERCHEZ PLUS !

Rejoignez EMSPEC, fournisseur officiel d'appareillages haute tension au Quebec depuis plus de 25 ans. En tant que membre cle de notre equipe, vous aurez l'opportunite de contribuer directement a l'avancement de l'industrie electrique au Quebec et au-dela. Relevez le defi et apportez votre expertise a une entreprise de renom, ou l'innovation et la qualite sont notre fierte. Venez faire partie de notre succes chez EMSPEC et donnez vie a votre potentiel professionnel.

RAISON D'etre de la fonction

Le titulaire sera responsable de valider l'informations des commandes entrees dans le systeme de gestion integre (PGI/ERP), coordonner la logistique a la fin du processus de production, effectuer la facturation finale, et toute autres taches connexes.

RESPONSABILITES

Valider les informations des nouvelles commandes saisies par les vendeurs dans le systeme de gestion integre (PGI/ERP)

Envoyer les accuses de receptions

Envoi electronique des dessins pour approbation pour certains clients

Participer a la mise a jour des commandes dans le systeme de gestion integre (PGI/ERP)

Coordonne le montage et impression des manuels d'operation, de maintenance et des impressions des dessins finaux des projets

Assurer la facturation en cours de projet pour les departements Commercial et Service Apres-Vente

Classer les photos de transport et les preuves de livraison dans les dossiers contractuels

Organiser et planifier les transports en collaboration avec la production interne, les transporteurs et les clients, incluant la preparation des documents requis pour le transport (Canada et Etats-Unis) ainsi que la coordination des ramassages et des livraisons

Surveiller la boite courriel du departement et assurer la repartition efficace des messages aux collegues concernes

EXIGENCES

Formation ou experience pertinente en soutien administratif, bureautique ou coordination

D'un (1) an a trois (3) ans d'experience

Experience en transport et/ou import/export (douanes) constitue un atout

La connaissance d'un systeme de gestion integre (PGI/ERP) constitue un atout

COMPETENCES

Bilingue, donc excellente maitrise du francais et de l'anglais - le titulaire sera en communication avec des clients anglophones

Forte aptitude pour la redaction dans les deux langues

Bonne gestion de priorites

Bonne maitrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) ainsi que des outils de creation et de gestion de fichiers PDF

HABILETES INTERPERSONNELLES

Communication et qualite des relations interpersonnelles

Approche client et satisfaction de la clientele

Organisation du travail

Travail d'equipe et collaboration

Autonomie et jugement

CONDITIONS D'EMPLOI

Ex : Poste permanent, a temps plein 37,5h

Horaire du lundi au jeudi et le vendredi ferme a midi.

Environnement de travail : espace ouvert de bureaux partages

Assurances collectives payees a 70% par l'employeur

Horaire flexible et teletravail hybride, a concurrence de 2 jours par semaine;

Emspec s'est engage a creer un environnement diversifie et est fier d'etre un employeur qui offre les memes chances a tous. Tous les candidats qualifies seront consideres pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de genre, d'identite, d'orientation sexuelle, de nationalite, de genetique, d'age, de handicap, de statut de veteran ou de toute autre caracteristique protegee par le gouvernement federal, les provinces, ou les lois locales

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English version

PURPOSE OF THE ROLE

The incumbent will be responsible for validating the information of orders opened in the Enterprise Resource Planning (ERP) system, coordinating logistics, performing final invoicing, and other related tasks.

RESPONSABILITIES

Validate the information of new orders entered by sales representatives in the Enterprise Resource Planning (ERP) system

Send order acknowledgments

Electronically send drawings for approval to certain clients

Updating orders in the Enterprise Resource Planning (ERP)

Coordinate the assembly and printing of operation and maintenance manuals, as well as final project drawings

Handle invoicing during ongoing projects for the Commercial and After-Sales Service departments

File transport photos and proof of delivery in contract folders

Organize and plan transportation in collaboration with internal production, logistics partners, and clients, including preparing required documents for transport (Canada and USA) and coordinating pickups and deliveries

Monitor the department's email inbox and distribute messages to the appropriate colleagues

REQUIREMENTS

Education or relevant experience in administrative support, office work, or coordination

One (1) to three (3) years of experience

Experience in transportation and/or import/export (customs) is an asset

Knowledge of an Enterprise Resource Planning (ERP) system is an asset

SKILLS

Bilingual: excellent command of French and English - the incumbent will communicate with English and French-speaking clients

Strong writing skills in both languages

Good priority management

Proficient in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel) and PDF creation/management tools

INTERPERSONAL SKILLS

Communication and quality of interpersonal relationships

Customer-oriented and client satisfaction approach

Well-organized

Teamwork and collaboration

Autonomy and judgement

EMPLOYMENT CONDITIONS

Permanent, full-time position (37.5 hours/week)

Schedule: Monday to Thursday, Friday ends at noon

Work environment: open office space

Group insurance plan, 70% paid by the employer

Flexible schedule and hybrid work-from-home arrangement (up to 2 days per week)

EMSPEC is committed to creating a diverse environment and is proud to be an equal opportunity employer. All qualified applicants will be considered for employment without regard to race, color, religion, gender, gender identity, sexual orientation, national origin, genetics, age, disability, veteran status, or any other characteristic protected by federal, provincial, or local laws.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: a partir de 26,00$ par heure

Heures prevues: 37.5 par semaine

Avantages:

Assurance Dentaire Assurance Maladie Complementaire Assurance Vie Evenements d'Entreprise Programme d'Aide aux Employes Programmes de Bien-etre RVER
Langue:

Anglais (Obligatoire) Francais (Obligatoire)
Lieu du poste : Teletravail hybride a Bois-des-Filion, QC J6Z 4W4