Job Description

Milieu de travail

=====================


Les principaux champs d'activite du

Registrariat

sont : l'admission, l'inscription, l'organisation scolaire, la surveillance des examens, la delivrance des releves de notes, des attestations d'etudes et des parchemins et la gestion administrative des dossiers etudiants. Le Registrariat voit a la gestion et a la conservation des dossiers des etudiants. Il est egalement responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population etudiante de l'Ecole.


Les

Directions administratives de programmes

effectuent la gestion administrative des dossiers etudiants pour les programmes sous leur responsabilite: analyse, traitement technique et divers controles lies aux etapes du cheminement de l'etudiant (admission, inscription, horaires, examens, releves de notes et diplomes).

Role et responsabilites

===========================

L'agent-conseil ou l'agente-conseil

est responsable des analyses, du traitement technique et des controles associes aux differentes etapes du cheminement de l'etudiant. Conseille la clientele etudiante tout au long des etudes, et ce, a toutes les etapes du processus, depuis l'admission jusqu'a la diplomation.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :


Informe les etudiants et les candidats sur les programmes d'etudes de son secteur d'activites.


Guide et fournit des informations aux etudiants sur leur cheminement scolaire et rencontre ceux qui en manifestent le besoin afin de les aider a atteindre leurs objectifs.


Assure la gestion courante des dossiers des etudiants en conformite avec les directives, les structures de programmes et le Reglement regissant l'activite etudiante.


Etudie les demandes d'admission a un 2e ou 3e certificat provenant des systemes quebecois et etrangers et applique les verdicts d'admission.


Analyse les demandes de readmission ou de changement de programme selon les normes et exigences en vigueur, applique les regles de transition au besoin. Verifie l'exactitude des verdicts transmis aux etudiants.


Etudie et traite les inscriptions des etudiants conformement aux regles etablies (entente interuniversitaire, cohortes d'etudiants, equipes de travail, etc.)


Etudie les demandes de reconnaissance des acquis, les achemine pour approbation aux autorites concernees s'il y a lieu et verifie l'exactitude des reponses transmises aux etudiants.


Gere, s'il y a lieu, le processus entourant le depot de travaux diriges et de projets d'integration, et assure le suivi aupres de l'Universite de Montreal dans le cas des programmes conjoints.


Analyse les dossiers des etudiants une fois la scolarite terminee et recommande l'octroi du diplome.


Communique aux etudiants des reponses officielles au nom de la direction pedagogique.


Effectue la mise a jour des dossiers etudiants dans le systeme de gestion integre.


Participe a l'accueil des candidats et des etudiants lors de seances d'information et represente HEC Montreal lors des activites de recrutement et de promotion.



o Renseigne les clients potentiels sur les caracteristiques des programmes d'etudes de son secteur et en assure la promotion.


Agit comme personne-ressource aupres de la direction pedagogique et des differents partenaires internes et externes.


Redige, verifie ou tient a jour divers dossiers (lettres, statistiques, jurisprudence, reglements, procedures et guides).


Agit comme personne-ressource lors de l'elaboration et de la revision des procedures administratives et pedagogiques.


Soumet tout dossier requerant une attention particuliere et soumet ses recommandations a son superieur; effectue toute autre tache, a la demande de celui-ci ou necessitee par ses fonctions, de facon a maintenir ou ameliorer l'efficacite de son secteur de travail.

Profil recherche

====================


Diplome d'etudes collegiales dans une discipline jugee pertinente et un minimum de quatre annees d'experience de travail pertinente


Tres bonne connaissance de la langue francaise, parlee et ecrite


Bonne connaissance de la langue anglaise, parlee et ecrite


Maitrise des logiciels de bureautique niveau intermediaire, notamment les fonctions de Word et d'Excel


Habiletes dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et ecrites.


Esprit methodique, rigueur et souci du detail


Capacite d'analyse et de synthese, habilete pour la resolution de problemes


Sens de l'organisation et de la planification, initiative et autonomie


Capacite de travailler en equipe, sur plusieurs dossiers simultanement et a l'interieur de delais restreints, bonne gestion du stress


Rigueur et equite dans l'application de regles


Capacite d'adaptation aux changements


Interet marque pour l'apprentissage de nouvelles technologies


Respect des regles d'ethique relatives a la gestion de dossiers confidentiels


Disponibilite pour effectuer du travail a l'exterieur de l'horaire regulier


Connaissance du systeme d'education et du milieu universitaire (atout)


Connaissance de l'utilisation d'un systeme de gestion integre (ex. : PeopleSoft, SAP) (atout)


Connaissance des logiciels Visio, Qualtrics, Sharepoint et Adobe Pro (atout)

Avantages

=============


23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Regime de retraite a prestations determinees


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.