Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

InfoService, service a la clientele I, registraire

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/11/06

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/11/17

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Echelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants, nous offrons de nombreuses activites recreatives et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

Agir comme premier point de contact pour l'ensemble de la communaute de l'Universite d'Ottawa, en repondant aux demandes liees, entre autres, aux admissions, aux programmes d'etudes, aux facultes et departements, aux reglements, aux echeances, aux services, aux questions financieres et d'assurance, au regime d'assurance maladie universitaire pour les etudiants internationaux, a l'immigration, au statut legal et aux dossiers academiques. Anticiper et reconnaitre les demandes afin d'offrir un soutien proactif. Effectuer des taches administratives telles que l'evaluation de diverses demandes, la formulation de recommandations, l'approbation de demandes et le suivi aupres des etudiants. Appuyer la planification, la coordination et la mise en oeuvre de toutes les activites liees aux services d'information. Assurer un service de haute qualite et favoriser la retention des etudiants dans tous les programmes d'etudes.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Gestion des operations

Information generale :

Gerer la diffusion de l'information aupres des futurs etudiants, parents, etudiants actuels, diplomes, membres du corps professoral, du personnel et du grand public. Veiller a ce que les demandes soient traitees rapidement et professionnellement par divers canaux (telephone, courriel, interactions virtuelles et en personne). Fournir des renseignements precis, utiles et accessibles.

Etudiants hors programme :

Agir a titre de conseiller academique pour les etudiants hors programme, les aider dans le choix de cours chaque trimestre en tenant compte de leur cheminement scolaire et de leurs objectifs professionnels. L'objectif est de faciliter leur admission ou readmission a un programme regulier.

Changement de programme d'etudes :

Recevoir et traiter les demandes de changement de programme des etudiants de premier cycle. Offrir un soutien et remplacer le specialiste des changements de programme en cas d'absence ou selon les besoins.

Finances :

Conseiller les etudiants sur leur dossier financier, les modalites de paiement, les remboursements et les ententes financieres. Assurer une comprehension complete du releve de compte et contribuer a une satisfaction et une retention exceptionnelles. Negocier les ententes, mettre a jour les dossiers et effectuer les transactions financieres pertinentes.

Regime d'assurance maladie universitaire (UHIP) :

Conseiller les clients et agir comme personne-ressource concernant les processus, exigences, procedures, reglements, echeances, services et dossiers financiers lies au UHIP. Analyser les demandes des etudiants et determiner leur statut UHIP (admissibilite, exemptions, ajout de personnes a charge, etc.).

Statut legal :

Interpreter, communiquer et appliquer rigoureusement les politiques du ministere des Colleges et Universites concernant l'admissibilite aux droits de scolarite nationaux. Analyser minutieusement les documents justificatifs pour determiner l'admissibilite aux differentes categories de droits et au statut legal. Assurer l'integrite des donnees pour garantir un financement adequat et la conformite aux audits.

Soutien a l'immigration :

Evaluer les demandes liees a l'immigration en analysant les besoins des etudiants et en les traduisant en actions concretes. Determiner les politiques et procedures a appliquer et evaluer la necessite d'une rencontre avec un conseiller.

Documents academiques :

Evaluer les demandes de plus en plus complexes des etudiants et produire des documents specialises adaptes a leurs besoins varies.

Gestion de projets :

Collaborer a divers projets identifies par le Bureau du registraire. Participer a l'elaboration des plans de projet, a la definition des objectifs, livrables et echeanciers. Collaborer avec l'equipe de projet pour les tests et la mise en oeuvre afin d'assurer le succes des projets.

Autres :

Agir comme ressource operationnelle pour les facultes, services et membres de l'equipe selon les besoins. Peut superviser des employes de premiere ligne et participer a l'integration des nouveaux membres du personnel.

Progres academique et perseverance etudiante

Evaluation des besoins :

Evaluer les besoins des etudiants en les analysant et en les interpretant afin de determiner les politiques et procedures applicables.

Planification et mise en oeuvre d'interventions :

Appuyer la planification d'interventions en diagnostiquant les enjeux et en proposant des solutions. Faciliter la mise en oeuvre en fournissant les informations pertinentes. L'objectif est de resoudre les problemes rencontres et de favoriser une experience universitaire enrichissante. Conseiller les etudiants sur les reglements et processus academiques pour promouvoir la retention et la reussite.

Suivi des dossiers :

Assurer le suivi des dossiers etudiants en respectant les calendriers academiques et administratifs.

Orientation vers les bons services :

Evaluer les demandes et besoins des etudiants et les diriger vers les services appropries pour un soutien optimal tout au long de leur parcours.

Ce que vous apportez :

Connaissances en administration acquises par des etudes postsecondaires et plusieurs annees d'experience dans un role similaire. Minimum de 2 ans d'experience demontree dans un role de service a la clientele en tant que personne-ressource. Bilinguisme - francais et anglais (oral et ecrit). Connaissance des programmes postsecondaires, des services universitaires et de la structure institutionnelle. Excellentes aptitudes en relations avec la clientele. Capacite a gerer des priorites conflictuelles et a respecter des echeances serrees dans un environnement dynamique, avec un haut niveau de precision et d'attention aux details. Excellentes competences en negociation, tact et diplomatie. Capacite a analyser des situations complexes et a resoudre des problemes. Habilete a effectuer des taches avec precision dans un environnement de travail occupe, tout en assurant l'integrite des donnees etudiantes. Experience avec les systemes informatiques et logiciels tels que les systemes d'information etudiants (SIS), Windows, traitement de texte, tableurs, bases de donnees, internet et courriel. Competences interpersonnelles et en communication, et capacite a travailler en equipe. Ce poste peut impliquer de travailler avec differentes equipes et projets au sein du departement. Ce poste peut exiger de travailler en dehors des heures normales de bureau et les fins de semaine.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.