Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


24

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Services scolaires - Etudes superieures

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/18

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/09/29

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Echelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00
A propos de la faculte de genie

La faculte de genie s'efforce de fournir un environnement d'apprentissage qui favorise l'excellence et l'innovation, la pratique ethique et la responsabilite envers la societe. Notre milieu de travail dynamique et stimulant vous motivera a donner le meilleur de vous-meme tout en vous offrant des possibilites d'evolution et de developpement professionnel. Notre travail cree un reel impact dans la vie de nos etudiants, qui deviendront les futurs leaders et acteurs du changement de notre societe. Nous travaillons au sein d'une communaute dediee a concevoir des innovations qui contribueront non seulement a l'avancement de la technologie, mais aussi a des solutions qui revolutionneront l'industrie. Venez faconner l'avenir AVEC NOUS !Nous travaillons dans un environnement hybride - trois jours par semaine sur le campus.

Raison d'etre du poste :

Diriger le processus d'admission aux programmes sous sa responsabilite, en assurant l'interpretation et l'application des pratiques, des procedures et des politiques visant a accroitre l'efficacite et l'efficience du processus d'admission et a atteindre les objectifs d'admission de l'unite et de l'Universite.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Admissions:

1. Developper, evaluer et assurer les services d'accueil et les services d'information offerts aux candidats potentiels, afin de cerner les besoins veritables, et conseiller les candidats au sujet des programmes d'etudes disponibles, des bourses d'admission et des conditions d'admission, en tenant compte des antecedents scolaires et des projets de carriere.


2. Analyser et preparer les dossiers d'admission selon les exigences de l'Universite et s'assurer que toutes les exigences soient satisfaites. Determiner l'admissibilite des candidats, gerer l'entree des donnees et preparer les dossiers pour evaluation par les comites d'admission. Verifier l'exactitude des listes des differents statuts des etudiants et apporter les corrections necessaires.


3. Recevoir et traiter la documentation des etudiants dans le cadre du processus d'admission aux etudes superieures, afin d'identifier les documents officiels et non officiels, selon les normes etablies. Assurer une gestion efficace du systeme de numerisation et d'indexation des dossiers etudiants, ainsi que des documents au dossier electronique des etudiants. Signaler les problemes a la responsable des services scolaires.


4.

Calcul de moyenne :

Effectuer les calculs de moyenne d'admission pour les etudiants canadiens et internationaux selon les normes etablies de l'Universite. Verifier l'accreditation des universites canadiennes et internationales ainsi que l'authenticite des documents soumis, et relever les conditions d'admission au moment approprie. Faire tout autre calcul de moyenne exige durant les etudes des etudiants.


5. Determiner l'admissibilite des candidats basee sur les moyennes calculees et refuser les dossiers qui ne satisfont pas a la moyenne minimale.


6. Entrer les recommandations aux offres d'admission et aux offres de bourses aux systemes informatiques.


7. Appuyer les comites d'admission dans l'interpretation des reglements de l'Universite. Travailler en etroite collaboration avec les directeurs des programmes d'etudes superieures et les agents scolaires afin de creer un reseau de communication optimale.

Bourses et subventions :

8. Coordonner le processus d'evaluation des bourses internes et externes, et appuyer les programmes dans l'interpretation des reglements. Analyser et preparer les dossiers de bourses externes selon les criteres des agences subventionnaires et preparer les dossiers pour l'evaluation du Comite de bourses. Faire les calculs de moyenne selon les exigences des agences subventionnaires.


9. Renseigner les candidats sur les exigences des bourses d'admission, des bourses offertes par la Faculte et les bourses des agences subventionnaires (BESO, CRHS, IRSC, CRSNG). Organiser les seances d'information a l'intention des etudiants en ce qui a trait aux differentes bourses, en collaboration avec les responsables des etudes superieures.



10. Recueillir les documents necessaires afin d'evaluer les bourses facultaires et recueillir les informations une fois la bourse octroyee. S'assurer que la demande soit complete. Appuyer les etudiants pour remplir leur demande de remboursement de voyage, le cas echeant.

Ce que vous apportez:

Connaissances approfondies des programmes d'education postsecondaire, des reglements scolaires et des services universitaires normalement acquises au moyen d'une formation postsecondaire ou d'une experience equivalente. Experience de l'analyse, de la gestion et du controle de dossiers scolaires. Experience en interpretation, explication et application de reglements et de methodes. Experience dans un role de conseiller et de service a la clientele dans le milieu scolaire. Experience dans l'utilisation des systemes informatises SIS/uoCampus, Talisma, Calculateur, Document Manager, ou de systemes similaires, et de logiciels tels que Windows, traitement de textes, bases de donnees, tableurs, courriel et Internet. Experience en redaction administrative dans les deux langues officielles. Aptitude superieure en communication interpersonnelle, en travail d'equipe et en resolution de problemes. Experience a travailler sous pression et a organiser son travail en fonction d'echeanciers stricts. Bilinguisme (expression orale et ecrite).

#LI-Hybrid

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.