Job Description

Attributions : Sous l’autorité du coordonnateur des programmes, vous exécuterez divers travaux de secrétariat, de classement et de soutien administratif pour le Bureau des programmes de la Direction générale de la conservation de la biodiversité. Plus spécifiquement, vous devrez :

• Assurer la mise en forme et le contrôle de la qualité des documents produits par le personnel professionnel (lettres, notes, rapports, tableaux, etc.);
• Préparer, à l’aide d’outils bureautiques, des documents et en vérifier la qualité (présentation visuelle, grammaire, orthographe, respect des standards ministériels);
• Conseiller le personnel sur les règles d’usage concernant la présentation des documents à produire et sur l’utilisation des différents logiciels et outils bureautiques (suite Office, Acrobat)
• Assurer le suivi de la correspondance (nouveaux projets, produits livrables bilans financiers, etc.) en respectant les échéances des demandes provenant des autorités du Ministère;
• Effectuer le suivi de la correspondance Web (SCW) relativement aux subventions octroyées dans le cadre des programmes d’aide financière;
• Ouvrir les dossiers de demandes d’aide financière et les enregistrer dans la base de données spécifique aux programmes d’aide financière;
• Tenir à jour le plan de classement et la base de données;
• Soutenir le personnel professionnel dans l’organisation et la logistique de rencontres (organisation logistique);
• Effectuer la mise en paiement des factures (système SAGIR [solutions d’affaires en gestion intégrée des ressources]);
• Soutenir les autres secrétaires de la direction générale afin de favoriser une plus grande fluidité dans les dossiers.

Échelle de traitement : De 35 668 $ à 45 658 $

• Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2015-2020 et en vigueur au 31 mars 2020. Les négociations en vue du renouvellement de cette convention collective sont en cours et l’échelle de traitement sera ajustée rétroactivement lors de la signature de la convention collective.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.