Job Description

Milieu de travail

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Les principaux champs d'activite du

Registrariat

sont : l'admission, l'inscription, la surveillance des examens, la delivrance des releves de notes, des attestations d'etudes et des parchemins, et la gestion administrative des dossiers etudiants. Le Registrariat voit a la gestion et a la conservation des dossiers des etudiants. Il est egalement responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population etudiante de l'Ecole.


La

Zone Info

est un

centre de contact client

dont le mandat de l'equipe est de repondre aux demandes d'information concernant les programmes d'etudes offerts a HEC Montreal, le dossier de l'etudiant et les services de l'Ecole.

Role et responsabilites

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L

'agent ou l'agente - service a la clientele

repond par telephone, en personne et par courriel aux demandes d'informations relatives aux differents programmes d'etudes et services offerts a HEC Montreal ainsi qu'aux differentes activites prevues au calendrier universitaire.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :


Donne un service a la clientele aux candidats, etudiants et diplomes de HEC Montreal en repondant a leurs questions.


Transmet a la clientele etudiante des documents officiels (etats de compte, attestations d'etudes, releves de notes, diplomes, etc.).


Fournit aux etudiants des renseignements portant sur leur dossier scolaire et apporte au besoin les corrections necessaires, tout en assurant le suivi.


Analyse et explique les montants associes aux frais de scolarite et apporte au besoin les corrections necessaires, tout en assurant le suivi.


Fait la promotion des programmes, des services et des activites de recrutement de HEC Montreal aupres des candidats.


Verifie de maniere proactive que le dossier de l'etudiant est conforme et qu'il a realise les taches qui lui sont assignees (homologation calculatrice, paiement frais de scolarite, carte etudiante, papiers d'immigration).


Participe aux seances d'information a l'intention des etudiants et futurs etudiants (portes ouvertes, seances d'information en ligne et en presentiel, etc.).


Effectue des transactions relatives au paiement des droits de scolarite.


Trie et achemine le courrier pour les autres campus et les differents services.


Collabore de maniere efficace avec ses collegues dans un esprit d'amelioration des operations et d'atteinte des objectifs de son secteur de travail.

Profil recherche

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Diplome d'etudes secondaires et un minimum de deux annees d'experience en service a la clientele


Excellente connaissance des langues francaise et anglaise (parlees et ecrites)


Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel)


Habiletes a communiquer et a vulgariser l'information en francais, anglais a l'oral et a l'ecrit


Habiletes dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client, faire preuve d'empathie)


Capacite de traiter un volume eleve de requetes au telephone, courriel, en personne et au clavardage


Tres bonne capacite d'apprentissage (info programmes, processus HEC, systemes a utiliser)


Capacite de travailler dans un environnement axe sur l'atteinte de resultats en termes de volume et de qualite des interventions


Calme et bonne maitrise de soi dans les situations delicates (etudiant en detresse ou mecontent)


Esprit d'equipe et de collaboration


Souci du detail, precision dans le travail, rigueur


Capacite d'adaptation dans un environnement en changement


Disponibilite pour travailler entre 8h et 18h30


Disponibilite pour travailler aux edifices de Cote-des-neiges et a l'edifice du centre-ville


Experience en centre de contact client (atout)


Connaissance du milieu universitaire ou collegial (atout)


Connaissance des outils technologiques suivants : Service Cloud, PeopleSoft, terminal de paiement (TPV), plateforme de centre d'appel, plateforme MesCertif pour produire des releves de notes (atout).

Avantages

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23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Regime de retraite a prestations determinees


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.