Job Description

Milieu de travail

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Les principaux champs d'activite du

Registrariat

sont : l'admission, l'inscription, l'organisation scolaire, la surveillance des examens, la delivrance des releves de notes, des attestations d'etudes et des parchemins et la gestion administrative des dossiers etudiants. Le Registrariat voit a la gestion et a la conservation des dossiers des etudiants. Il est egalement responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population etudiante de l'Ecole.



Les

Directions administratives de programmes

effectuent la gestion administrative des dossiers etudiants pour les programmes sous leur responsabilite: analyse, traitement technique et divers controles lies aux etapes du cheminement de la personne etudiante (admission, inscription, horaires, examens, releves de notes et diplomes).

Role et responsabilites

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L

'agent ou l'agente aux activites (soutien administratif)

fournit des renseignements a la clientele de son secteur de travail, et effectue un ensemble de taches administratives en soutien au traitement du cheminement des dossiers etudiants et des activites du programme.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :


Repond aux demandes d'information provenant de la communaute etudiante et enseignante notamment en ce qui a trait aux programmes et aux reglements regissant l'activite etudiante. Dirige les demandes vers les personnes appropriees, au besoin.


Prend en charge les etapes du processus des cas d'absences motivees aux examens, de l'approbation a la planification de l'examen differe, s'il y a lieu. Effectue le suivi aupres des personnes concernees. Soumet a son superieur les cas litigieux.


Traite les demandes d'examens speciaux (prolongation de la duree de l'examen, examen a distance, etc.), et informe l'etudiante ou l'etudiant des modalites particulieres appliquees dans son cas. Assure le suivi aupres des personnes appropriees.


Saisit, modifie et tient a jour les donnees des personnes candidates potentielles et des dossiers etudiants dans les systemes de gestion informatises, conformement aux resultats ou decisions decoulant de l'etude des dossiers : verdict d'admission, cours prealable, inscription, resultats, sanctions, etc.


Prepare les communications appropriees a la communaute etudiante selon le calendrier operationnel et en controle la qualite. Tient a jour les listes de diffusion. Traite les demandes d'autorisation d'etudes hors etablissement.


Compile et organise les donnees et les decisions relatives aux activites de son secteur.

o Extrait des donnees, les valide, les traite, les transforme, de maniere a produire des listes, des indicateurs, des tableaux, des formulaires ou des graphiques, selon les besoins.


Prepare les dossiers pour analyse et les transmet aux membres de son equipe. Effectue la cueillette, la synthese et l'agencement de renseignements necessaires a l'etude.


Organise les processus entourant les differentes activites de son programme.


Participe aux seances d'accueil et d'information et represente HEC Montreal lors des activites de recrutement et de promotion.



o Prepare la documentation materielle et participe a l'organisation logistique des activites.


o Renseigne les personnes candidates sur les caracteristiques des programmes d'etudes de son secteur et en assure la promotion.


Soumet tout dossier requerant une attention particuliere et presente ses recommandations a son superieur; effectue toute autre tache, a la demande de celui-ci ou necessitee par ses fonctions, de facon a maintenir ou ameliorer l'efficacite de son secteur de travail.

Profil recherche

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Diplome d'etudes professionnelles et un minimum de quatre annees d'experience de travail pertinente


Tres bonne connaissance de la langue francaise, parlee et ecrite


Bonne connaissance de la langue anglaise, parlee et ecrite


Maitrise des logiciels de bureautique (niveau avance), notamment les fonctions de la suite Microsoft Office


Habiletes dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et ecrites.


Esprit methodique, rigueur et souci du detail


Capacite d'analyse, de concentration et de synthese


Sens de l'organisation et de la planification, initiative et autonomie


Capacite de travailler en equipe, sur plusieurs dossiers simultanement, et a l'interieur de delais restreints, bonne gestion du stress


Facilite d'apprentissage et capacite d'adaptation aux changements


Aisance pour l'utilisation simultanee de divers outils technologiques


Respect des regles d'ethique relatives a la gestion de dossiers confidentiels


Disponibilite pour effectuer du travail a l'exterieur de l'horaire regulier


Connaissance du systeme d'education et du milieu universitaire


Connaissance de l'utilisation d'un systeme de gestion integre (ex. : PeopleSoft, SAP, Salesforce)


Connaissance des plateformes de collaboration, de gestion de contenus ou d'analyse statistiques (Qualtrics, Sharepoint, Power BI) ainsi que des outils lies a l'intelligence artificielle

Avantages

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23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Regime de retraite a prestations determinees


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.