Job Description

Milieu de travail

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La

Direction des technologies de l'information (DTI)

voit a l'utilisation efficace et efficiente des technologies de l'information par l'ensemble de la communaute de HEC Montreal. Elle voit a l'identification, au developpement, a l'acquisition, a l'implantation et a l'entretien des solutions et plates-formes technologiques necessaires a l'enseignement, a la recherche et a la gestion, en coherence avec les objectifs de developpement et de croissance de l'Ecole.


Les

Services aux utilisateurs TI (SAUTI)

de la Direction des technologies de l'information assurent le service a la clientele et le soutien technique aux utilisateurs du parc informatique, audiovisuel et des services de telephonie de HEC Montreal. Le service est egalement responsable de l'acquisition des equipements, du renouvellement des licences et de l'implantation des technologies dans les environnements pedagogiques et publics.

Role et responsabilites

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L'

agente ou l'agent aux achats TI et AV

met a profit ses connaissances techniques en bureautique ainsi que des rouages administratifs de HEC Montreal pour assumer la responsabilite des taches liees a la coordination des dossiers d'achats, a la gestion financiere et materielle de son secteur de travail. La personne titulaire de cet emploi assure les achats, le suivi des budgets ainsi que le controle mensuel des revenus et des depenses. De plus, elle tient a jour les dossiers administratifs, les statistiques et les donnees necessaires a la preparation de rapports administratifs.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :


Recoit et traite les demandes d'achats des utilisateurs de l'Ecole concernant les biens et services de type audiovisuel et informatique.


Identifie et analyse les besoins en materiel audiovisuel et en technologies de l'information des differents departements.


Recherche, evalue et selectionne les fournisseurs d'equipements et de services technologiques selon la politique d'approvisionnement de l'Ecole.


Sollicite des devis et soumissions aupres de fournisseurs pour evaluer les prix, delais et conditions des achats.


Analyse les propositions recues (qualite, prix, services) et recommande les meilleures options.


Place les commandes aupres des fournisseurs et assure la bonne transmission des specifications techniques.


Assure le suivi de l'execution des commandes et la reception des produits dans les delais convenus et veille au respect des delais de livraison.


Assure le suivi des paiements des fournisseurs en collaboration avec les equipes concernees de la Direction des finances.


En collaboration avec le coordonnateur, revise les niveaux de stocks de materiel audiovisuel et informatique pour eviter les ruptures ou excedents de stock.


Identifie les opportunites de reduction des couts tout en maintenant la qualite et les performances des equipements.


Resout les litiges lies aux commandes, tels que les erreurs de livraison, les retards ou la non-conformite des produits.


Fournit des donnees sur les achats realises, les depenses et les ecarts par rapport aux previsions budgetaires.


Assure le suivi des bons de commande ouverts, effectue les commandes aupres des fournisseurs.


S'assure que les processus d'achat respectent les directives et les reglements internes de l'etablissement, en particulier en ce qui concerne l'ethique, la transparence et la gouvernance.


Effectue le soutien et le suivi administratif relatifs aux demandes de facturation, releves de paiement pour cheques, pour frais de voyage et de representation, demandes d'autorisation d'engagement, demandes de paiement pour traitement, etc.


Suivi des budgets et des depenses lies aux differentes CCS et assure une prise en charge lors de la fin d'annee financiere (courus).


Collabore avec le coordonnateur des actifs TI ainsi que le prepose a l'entrepot afin de reviser et ameliorer les processus et procedures d'approvisionnement.


Participe aux differents comites en lien avec la gestion des actifs et des achats lorsque requis.


Rassemble les informations et procede a la facturation de la clientele interne et externe du Service de l'audiovisuel. Assure le suivi et met a jour le systeme financier interne.


En collaboration avec son superieur immediat, participe a certains dossiers ou projets speciaux.


Soumet tout dossier requerant une attention particuliere a son superieur immediat; effectue toute autre tache, a la demande de celui-ci ou necessitee par ses fonctions, de facon a maintenir ou ameliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherche

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Diplome d'etudes professionnelles (DEP) en soutien administratif ou dans toute autre discipline jugee pertinente et un minimum de quatre annees d'experience de travail pertinentes


Tres bonne connaissance de la langue francaise, parlee et ecrite


Bonne connaissance de la langue anglaise, parlee et ecrite


Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques en usage a HEC Montreal


Interet pour l'apprentissage des nouvelles technologies


Connaissance du milieu audiovisuel et des technologies de l'information


Habiletes dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et ecrites


Capacite de travailler en equipe


Sens de l'organisation


Connaissance des politiques d'approvisionnement des organismes publics (atout)


Connaissance des systemes integres de gestion (ERP) (atout)


Connaissance du systeme de billetterie Atlassian Jira (atout).

Avantages

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23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Regime de retraite a prestations determinees


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.