Job Description

Titre d'emploi :
Agent.e de soutien administratif, Classe Principale (Residence)
Numero de reference :
SR2526-16
Categorie d'emploi :
Soutien administratif
Direction :
Direction des services administratifs
Service :
Service de la residence etudiante
Nom du superieur immediat :
Julie Desfosses
Statut de l'emploi :
S - Remplacement a temps complet
Duree de l'emploi prevue :
Lieu de travail :
Residence etudiante, 8755, rue St-Hubert, Montreal (Quebec)
Horaire de travail :
Environnement de travail de bureau ; Deplacements a l'interieur de la residence et du college. Horaire de travail de trente-cinq (35) heures semaine, du lundi au vendredi de 8 h 30 a 16 h 30 ; Peut-etre appele a travailler de soir et de fin de semaine au besoin. Date de l'affichage :
2025-10-24
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2025-10-30 16:00
Echelle salariale :
Entre 25,86 $ et 31,65 $ / heure selon la scolarite et l'experience.
Entree en fonction prevue :
Description :
NATURE DU TRAVAIL



En reference au plan de classification



Relevant du ou de la regisseure a la residence, la personne occupant l'emploi d'agent de soutien administratif classe principale, accomplit des travaux specialises de nature administrative qui se caracterisent par la complexite, l'expertise, la confidentialite et l'autonomie en rapport avec les dossiers reguliers et speciaux du service, les travaux administratifs courants et la gestion de l'information tant de l'interne que de l'externe.




Specifique au poste



NOTAMMENT, la personne procede au suivi des dossiers financiers relies notamment, aux budgets ainsi qu'a la preparation de la paie pour l'ensemble du personnel de la residence. Elle procede au suivi des dossiers financiers en lien avec les retards de paiements de loyer des locataires et prepare les documents a presenter au Tribunal administratif du logement. Elle realise des outils de travail pour la direction et ses services. Elle collige les informations necessaires pour assurer un controle et une verification des operations. Elle prepare les documents necessaires au suivi des dossiers financiers et a la preparation de la paie.




Sous la supervision du gestionnaire, elle planifie et participe au processus de gestion de differents dossiers de la residence en s'assurant de la participation des differents employe.es pour la location des logements pendant l'annee scolaire et la saison estivale et ce, autant pour le corps etudiant, que pour les reservations de groupes externes (clientele externes). Elle assure la production selon les procedures etablies et participe a l'analyse de rapports statistiques decoulant de la recherche, de la cueillette, de la selection et du traitement de donnees. Elle compile et maintient a jour des donnees statistiques et financieres variees, les transcrit en utilisant les logiciels appropries et procede a la mise en page de rapports incluant textes, tableaux et graphiques.




Elle transcrit des textes et des lettres a partir de notes manuscrites, de brouillons ou autres. Elle propose et compose des documents, concoit et redige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et resume par ecrit ou verbalement des documents. Au besoin, elle redige des comptes-rendus de reunion et de documents inherents au bon fonctionnement de l'equipe de travail. Elle oriente, conseille sur le langage administratif ainsi que sur la presentation a adopter dans la correspondance et dans les documents a produire. En collaboration avec l'equipe, elle participe a la logistique des reunions, des activites du service et prepare au besoin les dossiers necessaires.



Elle effectue un ensemble de travaux en lien avec le fonctionnement de la residence. Elle coordonne la gestion des demandes et tient a jour le calendrier des operations. En collaboration avec l'equipe, elle coordonne des activites de soutien a la promotion des activites. Elle veille a la mise a jour des informations sur le site Web, agenda scolaire, brochure, etc. Elle identifie, aux fins d'information, divers documents susceptibles d'interet et en assume la diffusion.



Sous la supervision du Gestionnaire, elle agit a titre de personne-ressource. Elle veille a l'accueil et aux appels a la residence en cas de besoin. Elle accompagne le personnel de soutien dans leur formation necessaire pour l'utilisation des proceduriers sur les systemes de gestion. Elle assure les liaisons de la residence avec l'equipe de travail, agent.e administratif, intervenant.e, concierge, ainsi que l'equipes collaboratives internes et externes. Elle peut etre appelee a organiser le travail du personnel de soutien implique dans la realisation de programmes ou d'operations techniques dont elle est responsable et a initier au travail ce personnel.



En collaboration avec l'equipe de travail, elle elabore et met a jour des procedures et outils de travail relatifs a la residence. Elle procede et maintient a jour la classification des dossiers et de la documentation en fonction de la Politique de gestion documentaire incluant la documentation electronique et voit a l'elagage et l'archivage des dossiers. Elle utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis a sa disposition en lien avec les travaux a realiser.



RESPONSABILITES - ACTIVITES FINANCIERES ET ADMINISTRATIVES



1. Proceder au suivi des dossiers financiers relies notamment aux budgets ainsi qu'a la preparation de la paie pour l'ensemble de la residence ;



2. Planifier et participer au processus de gestion de differents dossiers de la residence en s'assurant de la participation des employes pour la production de rapports statistiques decoulant de la recherche, de la cueillette, de la selection et du traitement des donnees ;



3. Effectuer un ensemble de travaux en lien avec le fonctionnement et le secretariat de la DAE et realiser diverses activites de soutien a la promotion ;



4. Agir a titre de personne-ressource ;



5. Assurer une gestion documentaire efficace et en conformite avec le plan de classification du College ;



6. Toute autre activite connexe sans etre limitatif.




RESPONSABILITES - ACTIVITES LOCATIVES



1. Effectuer diverses activites administratives relatives a la location des logements et du service a la clientele ;



2. Reservation des groupes pendant la periode estivale ;



2 Preparer, verifier et balancer les bordereaux de depot du Logiciel Suite Primmo /Hopem, depots Moneris et bancaires de facons hebdomadaires et mensuelles ;



3 Preparer les documents afferents lors de l'engagement de personnel occasionnel (professionnel, etudiants, contractuel. etc.) ;



4 Effectuer diverses activites relatives a la preparation de la paie pour le personnel du Service et le personnel occasionnel ;



5 Toute autre activite connexe sans etre limitatif.



CRITERES D'ADMISSIBILITE



Qualifications requises

Scolarite/Experience : Diplome d'etudes professionnelles (DEP) avec option appropriee notamment en secretariat ou un diplome d'etudes secondaires (DES) ou un diplome ou une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue par l'autorite competente ; Experience pertinente de plus de six (6) ans. Autres conditions exigees : Niveau intermediaire de la langue francaise orale et ecrite ; Connaissance d'un environnement informatique et outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau avance ; Excel niveau intermediaire. Connaissance des methodes et des usages propres a la tenue d'un secretariat ; Microsoft Office : Outlook (agenda et courrier electronique).



Qualifications souhaitees

Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique ; Systemes informatises de gestion ; Powerpoint ; In Design ; Systemes informatises de gestion pedagogique ; Connaissances pratiques relatives au secteur d'activites ; Orientation service a la clientele ; Grande capacite a gerer plusieurs dossiers simultanement de facon autonome en faisant preuve de rigueur; Interet et habilete pour la redaction, la revision linguistique et la mise en page de textes ; Autonomie, initiative, sens de la planification et de l'organisation ; Habile dans la determination des priorites des demandes et leurs traitements en fonction des priorites et des echeanciers ; Sens de l'observation et de l'organisation de l'information ; Capacite d'analyse, de synthese et de resolution de problemes ; Esprit d'equipe et excellentes habiletes en relations interpersonnelles ; Discretion et confidentialite exigees. Tests requis :
Reussite des tests de francais et de certification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.
Le College Ahuntsic est fier de s'engager pour l'egalite des chances en emploi.

Nous appliquons un programme d'acces a l'egalite pour les groupes en quete d'equite dont les femmes, les Premiers Peuples, les membres des minorites ethniques et visibles, les membres de la communaute de la diversite sexuelle et de genre ainsi que les personnes en situation de handicap

Nous deployons des mesures securisantes et personnalisees tout au long de votre parcours professionnel.




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