sont responsables des operations comptables (revenus, debourses, flux de tresorerie), de la tenue des systemes comptables (comptes et grands livre) et de la preparation des rapports et etats financiers.
Role et responsabilites
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L'agent ou l'agente aux debourses
effectue un ensemble de travaux a caractere comptable relies au paiement des debourses de HEC Montreal : rapports de depenses, demandes de paiement et factures. Elle recoit, verifie et traite les comptes a payer recus et leurs pieces justificatives dans le respect des delais de paiement, des politiques et des procedures en vigueur. Elle saisit et met a jour les donnees necessaires au paiement dans le systeme de gestion integre, et elle effectue les ecritures de journal appropriees. En outre, elle assure les suivis requis aupres des personnes concernees.
Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
Dans le respect des politiques et des procedures en vigueur, recoit, verifie et traite les comptes a payer selon les echeanciers de paiement determines : factures de fournisseur, demandes de paiement, releves de depenses, demandes d'avance, notes de credits, etc.
Concilie les demandes de debourses avec leurs pieces justificatives, procede aux controles requis et, le cas echeant, s'assure de l'exactitude du taux de change utilise; au besoin, communique avec les personnes concernees pour valider des informations, obtenir des pieces manquantes, etc.
Saisit, verifie et met a jour les donnees relatives aux dossiers des fournisseurs dans le systeme integre de gestion et tient a jour le registre s'y rapportant.
Compile, calcule et verifie les frais relies aux services partagees par plusieurs unites (postaux et reprographie) et repartit la depenses aux services concernes par passerelles informatiques; s'assure que toutes les donnees ont ete incluses dans la mise a jour des fichiers.
A l'aide du systeme de gestion integre, saisit et met a jour les donnees des comptes a payer, puis effectue les entrees de journal appropriees; s'assure que les informations entrees dans le systeme respectent les procedures et les principes d'integration etablis; veille a la conformite et a la qualite des donnees.
Consulte les rapports d'anomalies budgetaires, effectue les corrections et les suivis appropries. De facon proactive, communique avec les personnes concernees pour tout cas particulier et assure les suivis.
Verifie, met sous enveloppe et envoie les cheques emis par l'Ecole et leurs pieces justificatives.
Dans le respect des procedures de controle, procede aux verifications des etats de comptes des fournisseurs importants afin de s'assurer de la comptabilisation de l'ensemble des depenses et d'eviter le dedoublement des paiements.
Participe au classement, a l'elagage et a l'archivage des differents documents de sa section dans le respect des procedures etablies et des normes en vigueur a HEC Montreal.
Repond a toute demande d'information relative a son secteur d'activite. Lorsque requis, effectue les recherches, la cueillette et l'agencement des renseignements afin de repondre aux demandes qui lui sont formulees.
Soumet a son superieur tout dossier requerant une attention particuliere; effectue toute autre tache a la demande de son superieur ou necessitee par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'ameliorer les services de son secteur de travail.
Profil recherche
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Diplome d'etudes collegiales en techniques administratives, option finance et un minimum d'une annee d'experience de travail pertinente
Tres bonne connaissance de la langue francaise, parlee et ecrite
Bonne connaissance de la langue anglaise, parlee et ecrite
Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant
Interet marque pour l'utilisation de nouvelles technologies
Aptitude pour le service a la clientele (approche client), tact et diplomatie
Capacite a travailler sous pression et en equipe
Esprit methodique, rigueur et precision dans le travail
Respect des regles d'ethique relatives a la gestion de dossiers confidentiels
Avantages
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23 jours de vacances annuelles apres un an de service
16 jours feries
Horaire estival: 10 vendredis d'ete
Amenagement de temps de travail: mode hybride
Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche
Programme d'assurances collectives
Regime de retraite a prestations determinees
Acces a un service de telemedecine
HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.
HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.
L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.
Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.
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