Description d\'emploi

Effectuer le recouvrement, l\xe2\x80\x99analyse et le rapprochement des comptes, et offrir un service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le exceptionnel aux consommateurs par t\xc3\xa9l\xc3\xa9phone ou par courriel
TITRE : Agent \xe2\x80\x93 comptes clients
SERVICE : Comptes clients
RESPONSABILIT\xc3\x89S :

• Recouvrement : effectuer le rapprochement et le recouvrement des comptes en souffrance et assurer un suivi quant \xc3\xa0 ceux-ci dans une p\xc3\xa9riode pr\xc3\xa9d\xc3\xa9finie;
• R\xc3\xa9pondre et traiter les appels t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques quotidiens des clients;
• R\xc3\xa9pondre et traiter les courriels quotidiens des consommateurs et des clients \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99interne;
• Traiter les demandes relatives aux factures des agents de voyages, ainsi que des employ\xc3\xa9s et agents du service interne des groupes;
• Offrir un service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le exceptionnel aux consommateurs et aux clients \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99interne;
• Nouer des relations avec les agents de voyages et d\xe2\x80\x99autres services au sein de l\xe2\x80\x99entreprise;
• Effectuer l\xe2\x80\x99analyse et le rapprochement de comptes;
• S\xe2\x80\x99occuper du paiement des commissions, des trop-pay\xc3\xa9s et d\xe2\x80\x99autres remboursements dans les d\xc3\xa9lais pr\xc3\xa9vus;
• Effectuer les ajustements et remboursements relatifs \xc3\xa0 toute modification de programme;
• Surveiller quotidiennement l\xe2\x80\x99ordre des d\xc3\xa9clarations sans billet afin d\xe2\x80\x99assurer l\xe2\x80\x99\xc3\xa9mission des billets;
• V\xc3\xa9rifier que tous les remboursements et demandes par carte de cr\xc3\xa9dit sont activ\xc3\xa9s, recueillis et trait\xc3\xa9s dans les d\xc3\xa9lais \xc3\xa9tablis par la soci\xc3\xa9t\xc3\xa9 \xc3\xa9mettrice de carte de cr\xc3\xa9dit;
• Effectuer quotidiennement les d\xc3\xa9p\xc3\xb4ts de re\xc3\xa7us en esp\xc3\xa8ces et les pr\xc3\xa9paratifs de banques;
• Effectuer chaque semaine le rapprochement et l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quilibrage des paiements en bloc[VT2] ;
• Effectuer chaque semaine le rapprochement et l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quilibrage des publications des s\xc3\xa9ries comptables activ\xc3\xa9es par l\xe2\x80\x99agence de voyages;
• Traiter quotidiennement les files des syst\xc3\xa8mes de r\xc3\xa9servation;
• Assurer la v\xc3\xa9rification et la validation du livre mensuel des ventes et y apporter les ajustements n\xc3\xa9cessaires;
• Coordonner les activit\xc3\xa9s op\xc3\xa9rationnelles de toutes les r\xc3\xa9servations standards;
• Effectuer la v\xc3\xa9rification et le retrait manuel des primes de r\xc3\xa9servations anticip\xc3\xa9es de VAC et des fournisseurs ne r\xc3\xa9pondant pas aux conditions;
• Assurer une documentation pr\xc3\xa9cise de tous les aspects du groupe incluant les paiements re\xc3\xa7us, les remboursements \xc3\xa9mis et toutes les sauvegardes;
• Aider au rapprochement des dossiers de groupe avant l\xe2\x80\x99\xc3\xa9mission des billets et la d\xc3\xa9livrance de la commission;
• Mettre en pratique et effectuer le rapprochement des promotions provenant de la gestion des ventes et des revenus;
• Assister les sup\xc3\xa9rieurs en proposant des am\xc3\xa9liorations aux t\xc3\xa2ches quotidiennes des comptes clients et en amenant de nouvelles id\xc3\xa9es;
• Effectuer toute autre t\xc3\xa2che assign\xc3\xa9e par le sup\xc3\xa9rieur imm\xc3\xa9diat.

CONNAISSANCES ET COMP\xc3\x89TENCES REQUISES :

• Connaissances g\xc3\xa9n\xc3\xa9rales en comptabilit\xc3\xa9, et deux (2) ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience dans un service de comptes clients ou \xc3\xa9quivalents;
• Connaissance des fonctions des autres services au sein de la soci\xc3\xa9t\xc3\xa9;
• Bonne connaissance de Word et Excel;
• Bilinguisme (anglais et fran\xc3\xa7ais);
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler sous pression et sur plusieurs t\xc3\xa2ches simultan\xc3\xa9ment;
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler en \xc3\xa9quipe, en tant que membre contribuant \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99atteinte des objectifs du service;

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TITLE: AGENT - ACCOUNTS RECEIVABLE
DEPARTMENT: Accounts Receivable

KEY RESPONSIBILITIES:

• Collection: responsible to reconcile, collect and follow-up on all outstanding accounts in a pre-set period of time.
• Responding and handling daily phone calls from customers
• Responding and handling daily emails from external and internal customers
• Answer to queries related to invoices for travel agents, customers and staff
• Responsible in providing outstanding Customer Service to external and internal customers.
• Establishing relationships with the Travel agents and other departments within the company.
• Analysis and reconciliation of accounts.
• Responsible for commission payout, overpayments and other refunds as per prescribed deadline.
• Execute Program modification adjustments and refunds
• Control of the non-ticketed report in order to assure ticket issuance (daily).
• Ensure that all credit card charge backs and inquiries are actioned, collected and responded prior to deadline specified by the credit card company.
• Executing daily cash receipts deposits and bank preparation.
• Reconciliation and validation of Bulk payments on a weekly basis
• Reconciling and balancing ASR reports expedited by travel agencies on a weekly basis
• Action daily queues from reservation systems
• Responsible in verifying, validating and making necessary adjustments on the monthly Sales journal
• Coordinate the operational activities of all regular bookings.
• Manual verification and removal of ACV EBB and Supplier EBB that does not meet conditions.
• Document accurate records with regards to all aspects of the group including payments received, refunds issued and all back-ups.
• Assist in reconciling group files prior to ticket issuance and release of commission.
• Apply and reconcile promotions coming from Sales and Revenue management
• Assist Superiors by suggesting improvements and new ideas in AR daily functions
• Perform other tasks assigned by immediate superior
• Ensure group queue is actioned daily, invoiced, collected and contract received;

EXPERIENCE AND KNOWLEDGE

• General accounting knowledge with at least two (2) years experience in an Accounts Receivable department or equivalent.
• Knowledge of other Department functions within the company
• Knowledge of Excel and Word
• Bilingual is a must (English and French)
• Ability to work under pressure and Multitask
• Ability to work in a team environment, as a contributing member to attain department goal.