Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
Si vous etes un employe actif de McGill (c.-a-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif a l'Universite McGill), ne postulez pas via ce site de carriere. Connectez-vous a votre compte McGill Workday et postulez a cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Resume du poste :
Sous la direction du chef de secteur (affaires etudiantes), le/la coordinateur(trice) administratif(ve) des affaires etudiantes fournit un soutien administratif et de secretariat pour les activites administratives et les affaires etudiantes. Participe au bon fonctionnement des operations de l'unite. Responsable des documents et des dossiers de l'unite. Agit en tant que personne-ressource pour les politiques et les procedures. Coordonne les activites liees a l'admission, aux examens, a l'inscription et a la remise des diplomes. Conseille les etudiants et resout les problemes lies a leurs dossiers. Revise les documents pour en verifier la grammaire et l'exactitude. Gere les comptes de l'unite.
Principales taches et responsabilites :Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et procedures academiques et administratives. Resoudre les problemes dans son domaine de responsabilite. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriees afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes. Recevoir et fournir des informations et des explications detaillees aux etudiants. Controler les inscriptions aux cours. Participer a l'organisation des admissions et des inscriptions. Preparer, examiner et verifier les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdepartementales ou interuniversitaires, ainsi que les programmes de residence et de stage. Assiste les conseillers pedagogiques sur des questions telles que les equivalences, la reconnaissance des cours dispenses par d'autres etablissements, le transfert de credits et le statut de stagiaire. Preparer et verifier les dossiers. Coordonner et planifier les entretiens avec les etudiants. Coordonne le processus de candidature pour les prix, les bourses d'etudes et les bourses de recherche. Distribue les formulaires de candidature et fournit des informations sur les procedures et les delais. Verifie que les dossiers des etudiants sont complets et, le cas echeant, assure la liaison necessaire avec le processus d'admission. Conseille les etudiants en ce qui concerne leurs dossiers. Resoudre les problemes. Veiller a l'application des reglements universitaires et des delais. En fonction des besoins de l'unite, preparer les calendriers des rotations en residence et des autres activites des etudiants, en contactant les responsables necessaires pour coordonner et verifier le placement. Compiler les informations, verifier et mettre a jour les calendriers et les entrees dans le calendrier. Coordonner la soumission au systeme central de planification et agir en tant que personne de contact pour l'unite. Tenir a jour un fichier de cours, de calendriers, de programmes, d'etudiants et de diplomes. Coordonner les processus administratifs relatifs aux examens de doctorat et aux soutenances orales, ainsi qu'a la soumission des theses et des memoires. Utiliser divers logiciels. Maintenir les systemes d'information informatises et participer a leur developpement afin d'ameliorer l'efficacite au sein de l'unite. Assurer la liaison avec les personnes chargees des ressources informatiques, le cas echeant. Conserver et mettre a jour les dossiers administratifs. Tenir a jour les systemes de classement et organiser l'archivage.

Autres competences et/ou aptitudes requises :
Le candidat doit etre oriente vers le client et le service, et avoir une capacite averee a etablir de bonnes relations de travail avec le personnel, les etudiants et le corps enseignant. Connaissance et experience des programmes de premier et deuxieme cycles. Experience des roles de coordinateur du recrutement et de chronometreur local de Workday. Experience de l'aide au suivi du financement des etudes superieures par des sources internes et externes. Competences averees en matiere d'organisation et de definition des priorites, avec une capacite averee a effectuer plusieurs taches a la fois et a travailler dans des delais serres dans un environnement en evolution rapide. Vous devez etre en mesure de faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme et de discretion a tout moment. Capacite averee a s'adapter au changement. Capacite a ecouter et a aider les clients a resoudre des problemes complexes. Capacite averee a gerer des etudiants en situation de crise. Aptitude averee a rediger de la correspondance, y compris a relire des documents en respectant l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et le formatage, ainsi qu'a tenir a jour des pages web. Connaissance du processus de recrutement des stagiaires de recherche de premier et deuxieme cycles. Precision et souci du detail demontres. Experience de l'organisation d'evenements pour les etudiants et aide a la creation de messages sur les medias sociaux a des fins de sensibilisation. Experience du travail dans une unite a fort volume. Experience du travail dans une unite qui dessert plusieurs departements. Capacite averee a transmettre et a recevoir clairement des informations, a l'oral comme a l'ecrit. Capacite averee a travailler et a resoudre des problemes de maniere autonome. Aptitude averee a travailler comme membre d'une equipe et a servir de remplacant. Capacite a travailler dans un environnement PC en utilisant le traitement de texte, les feuilles de calcul (creation de tableaux croises dynamiques), la base de donnees, le courrier electronique et les comptes de service de courrier electronique, MINERVA, Banner (SIS,), SLATE, myProgress, DCU, e-calendar, HTML/DRUPAL. Le candidat doit etre parfaitement bilingue. Connaissance de la structure des diplomes de la faculte des arts et de l'offre de programmes.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montreal, voici ce que nous offrons : Avantages sociaux concurrentiels (sante, dentaire, assurance-vie) (si eligible)*
Regime de retraite a cotisations definies (avec contribution de l'employeur jusqu'a 10%) (si eligible)*
Regime enregistre d'epargne-retraite (REER) et Compte d'epargne l'abri de l'impot (CELI) Politique de vacances competitive Deux (2) journees personnelles
Deux (2) conges flottants
Neuf (9) vendredis d'ete - conges payes entre la fete de la St-Jean Baptiste et la fete du Travail Conges payes pendant la periode des vacances de decembre Credit pour frais de scolarite pour le personnel regulier (100%) et leurs personnes a charge (66%) Jusqu'a deux (2) jours de travail a distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler a l'Universite McGill, vous devez etre autorise a travailler au Canada et dispose a travailler dans la province de Quebec sur le campus ou le poste est base/situe.

Connaissance du francais et de l'anglais: L'Universite McGill est une universite de langue anglaise ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication verbale et ecrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete determine comme etant de niveau # 4 sur une echelle de 0-4.

Pour une definition de nos niveaux de competence linguistique ecrite et parle, veillez cliquer ici.
Formation et experience minimales requises :
DEP - Systemes de bureautique 4 ans Experience pertinente / DEP - Etudes de secretariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Gestionnaire d'unite
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
2026-08-31
Date limite pour postuler :
2025-07-25L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.