Job Description

Company Description Ray-Mont Logistics is a dynamic organization focused on becoming the essential link in the international business logistics supply chain. We provide various operational logistics services such as loading, transportation and storage of surplus products. Ray-Mont Logistics is currently seeking an Administrative Assistant to join its vibrant team. This is a permanent full-time position of 40 hours per week. As a professional team member of Ray-Mont Logistics the main responsibilities of the Administrative Assistant consist of the following:

• Answering, screening and forwarding incoming phone calls
• Serving visitors by greeting, welcoming and directing them appropriately.
• Notifying company personnel of visitor arrival
• Receiving, sorting, distributing and, occasionally, scanning daily mail/deliveries
• Assisting the accounts payable team with the processing of vendor invoices on the AP automation platform and with the reconciliation of intercompany accounts
• Performing daily deposits using the in-office cheque scanner
• Ensuring that the office entrance, the conference rooms and the cafeteria areas are clean and to Company standards and expectations
• Placing orders for office and kitchen supplies and ensure that inventory levels are sufficient
• Assisting managers with various projects such as ordering or sending promotional items or Holiday gifts to clients or helping with organising social events at the office
• Scanning documents to the network and performing document shredding when required
• Participate in all other ad-hoc needs

Qualifications

• Bilingual (French and English) both oral and written bilingual environment, clients and employees mostly anglophone
• DEP in secretarial duties, accounting or administration
• 2 years of relevant experience
• Good knowledge of the Office Suite, especially of Microsoft Excel

Required Skills :

• Customer service attitude
• Adaptability
• Clear and effective communication
• Outstanding teamwork, maintaining good working relationships with colleagues
• Professionalism
• Multitasking and time-management skills

In addition to the above, Ray-Mont Logistics employees have the benefit of:

• Competitive salary that can be increased in light of the experience and performance
• A full group insurance coverage plan, supported by the employer\'s contribution
• An RRSP program supported by the employer\'s contribution and
• $200 worth of Ray-Mont Logistics branded merchandise per year

- Description de l\xe2\x80\x99entreprise Ray-Mont Logistiques est une organisation dynamique dont l\'objectif est de devenir le maillon essentiel de la cha\xc3\xaene logistique commerciale internationale. Nous fournissons divers services de logistique op\xc3\xa9rationnelle tels que le chargement, le transport et le stockage des produits exc\xc3\xa9dentaires. Ray-Mont Logistiques est actuellement \xc3\xa0 la recherche d\'un(e) adjoint(e) administratif(tive) pour se joindre \xc3\xa0 son \xc3\xa9quipe dynamique. En tant que membre de l\'\xc3\xa9quipe professionnelle de Ray-Mont Logistiques, ses principales responsabilit\xc3\xa9s sont les suivantes :
Description de t\xc3\xa2ches

• R\xc3\xa9pondre, filtrer et transf\xc3\xa9rer les appels t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques entrants
• Servir les visiteurs en les accueillant et en les dirigeant de fa\xc3\xa7on appropri\xc3\xa9e
• Notifier les employ\xc3\xa9s de la compagnie de l\xe2\x80\x99arriv\xc3\xa9e de leurs visiteurs
• Recevoir, trier, distribuer et, \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99occasion, num\xc3\xa9riser le courrier / les livraisons
• Assister l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe des comptes \xc3\xa0 payer avec le traitement des factures fournisseurs via la plate-forme d\xe2\x80\x99automatisation des payables ainsi qu\xe2\x80\x99avec les r\xc3\xa9conciliations de comptes inter compagnies
• Effectuer les d\xc3\xa9p\xc3\xb4ts journaliers au bureau en utilisant le num\xc3\xa9rateur \xc3\xa0 ch\xc3\xa8ques
• Valider que la r\xc3\xa9ception, les salles de conf\xc3\xa9rence et la caf\xc3\xa9t\xc3\xa9ria sont propres et qu\xe2\x80\x99ils respectent les standards et attentes corporatives
• Placer des commandes pour des fournitures de cuisine ou de bureau pour assurer que les niveaux d\xe2\x80\x99inventaires sont suffisants
• Assister les gestionnaires avec des projets tels que commander et envoyer \xc3\xa0 des clients des items promotionnels ou des cadeaux de No\xc3\xabl ou que d\xe2\x80\x99aider \xc3\xa0 organiser des \xc3\xa9v\xc3\xa9nements au bureau
• Num\xc3\xa9riser des documents sur le r\xc3\xa9seau et faire du d\xc3\xa9chiquetage lorsque requis.
• Participer \xc3\xa0 toutes autres t\xc3\xa2ches connexes au besoin

Qualifications requises:

• Bilinguisme (fran\xc3\xa7ais et anglais) tant \xc3\xa0 l\'oral qu\'\xc3\xa0 l\'\xc3\xa9crit : environnement bilingue, clients et employ\xc3\xa9s tr\xc3\xa8s majoritairement anglophones
• DEP en secr\xc3\xa9tariat, comptabilit\xc3\xa9 ou administration
• 2 ann\xc3\xa9es d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience pertinente
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, principalement du logiciel Microsoft Excel

Comp\xc3\xa9tences recherch\xc3\xa9es

• Attitude orient\xc3\xa9e sur le service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le
• Faire preuve d\xe2\x80\x99adaptabilit\xc3\xa9
• Communiquer clairement et efficacement
• Travail d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe hors-pair, entretenir de bonnes relations avec les coll\xc3\xa8gues
• Professionnalisme
• Comp\xc3\xa9tences multit\xc3\xa2ches et bonne gestion du temps

En plus de ce qui pr\xc3\xa9c\xc3\xa8de, les employ\xc3\xa9s de Ray-Mont Logistiques b\xc3\xa9n\xc3\xa9ficient de

• Salaire comp\xc3\xa9titif pouvant \xc3\xaatre augment\xc3\xa9 en fonction de l\'exp\xc3\xa9rience et de la performance;
• Une couverture d\'assurances collectives compl\xc3\xa8te, appuy\xc3\xa9e par la contribution de l\'employeur;
• Un programme REER, appuy\xc3\xa9 par la contribution de l\'employeur; et
• 200$ de v\xc3\xaatements avec le logo Ray-Mont Logistiques par ann\xc3\xa9e.