Job Description

Voir la version francaise a la suite de la version en anglais

Administrative Assistant, Government Relations

Group:

Government Relations

Reports to

: Director, Government Relations

Location:

WADA Headquarters, Montreal, Canada





Posting deadline: 20 June 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA's primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

The Administrative Assistant will play a key role in ensuring the smooth operation of the Government Relations team by providing comprehensive administrative and logistical support.

KEY RESPONSIBILITIES

Handle travel authorizations, expense claims, reconciliations, purchase orders, and payment processing; Draft correspondence, including emails, letters, and memos for internal and external communication; Organize and manage documents in SharePoint; Coordinate travel arrangements and logistics for the team; Review or prepare PowerPoint presentations as required; Organize and coordinate meetings and teleconferences; Assist in the update of a database of government contacts using Netsuite; Contribute to the development/format/update PowerPoint decks, Excel spreadsheets, Word documents, etc. ensuring compliance with WADA's branding guidelines (nominated as Brand Guardian); Contribute to the development of fiches for bilateral meetings by maintaining a positive flow of communication between departments to assemble relevant information; Contribute Government Relations meetings to an organizational meeting calendar; Where required, assist in administrative tasks for Government meetings (virtual and/or in-person), focusing on the logistical components; Perform other duties as requested by the Director, Government Relations.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

3-5 years of experience as an administrative assistant; Exceptional organizational skills with keen attention to details; Proven ability to effectively prioritize tasks in fast-paced environments; Self-motivated with a strong sense of initiative and problem-solving abilities; Collaborative team player with excellent interpersonal and communication skills; Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language. Additional languages are an asset; Experience preparing expense claims, coordinating travel, organizing meetings, updating databases and other related administrative duties; Proficiency with MS Office (SharePoint (considered an asset), Outlook, advanced Word, advanced Excel and advanced PowerPoint); Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport; Aligned with WADA core values: Integrity, Openness, Excellence.

WHAT WE OFFER

Competitive Benefits Package.

Vision:

WADA's vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission:

WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us:

WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.




The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.



*

Assistant administratif, Relations gouvernementales

Groupe:

Relations gouvernementales

Superieur:

Directeur, Relations gouvernementales

Lieu:

Le Bureau principal de l'AMA, Montreal, Canada



Date limite de candidature: 20 juin 2025

QUI SOMMES-NOUS

L'Agence mondiale antidopage (AMA) a ete creee en 1999 en tant qu'agence internationale independante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que regulateur de la lutte antidopage dans le monde, le role principal de l'AMA est de developper, d'harmoniser et de coordonner les regles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activites comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l'education; les renseignements et enquetes ; le developpement des capacites antidopage ; et la supervision de la conformite au Programme mondial antidopage.

APERCU DU POSTE

L'assistant administratif jouera un role cle dans le bon fonctionnement de l'equipe des relations gouvernementales en fournissant un soutien administratif et logistique complet.

LES RESPONSABILITES CLES

Traiter les autorisations de voyage, les notes de frais, les rapprochements, les bons de commande et le traitement des paiements; Rediger la correspondance, y compris des courriels, des lettres et des memos pour la communication interne et externe; Organiser et gerer des documents dans SharePoint; Coordonner l'organisation des voyages et la logistique pour l'equipe; Reviser ou preparer des presentations PowerPoint selon les besoins; Organiser et coordonner des reunions et des teleconferences; Participer a la mise a jour d'une base de donnees de contacts gouvernementaux a l'aide de Netsuite; Contribuer au developpement, au formatage et a la mise a jour des presentations PowerPoint, des feuilles de calcul Excel, des documents Word, etc. en veillant a la conformite avec les lignes directrices de l'AMA en matiere d'image de marque (designe comme gardien de l'image de marque); Contribuer a l'elaboration des fiches pour les reunions bilaterales en maintenant un flux de communication positive entre les departements afin de rassembler les informations pertinentes; Contribuer a l'inscription des reunions des relations gouvernementales au calendrier des reunions de l'organisation; Le cas echeant, participer aux taches administratives liees aux reunions gouvernementales (virtuelles et/ou en personne), en se concentrant sur les aspects logistiques; Effectuer d'autres taches a la demande du directeur des relations gouvernementales.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPETENCES

3 a 5 ans d'experience en tant qu'assistant administratif; Competences organisationnelles exceptionnelles avec une attention particuliere aux details; Capacite averee a hierarchiser efficacement les taches dans des environnements en evolution rapide; Motive et dote d'un grand sens de l'initiative et de capacites de resolution des problemes; Esprit d'equipe et de collaboration, avec d'excellentes competences interpersonnelles et de communication; Excellentes competences orales et ecrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/francais) et tres bonne maitrise de l'autre langue officielle ; D'autres langues sont un atout; Experience dans la preparation des notes de frais, de la coordination des voyages, de l'organisation de reunions, de la mise a jour des bases de donnees et d'autres taches administratives connexes; Maitrise de MS Office (SharePoint (considere comme un atout), Outlook, Word avance, Excel avance et PowerPoint avance); Correspond a la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d'equipe, esprit d'equipe et amour du sport); Aligne sur les valeurs fondamentales de l'AMA : integrite, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

Ensemble d'avantages sociaux competitifs.

Vision:

La vision de l'AMA est un monde ou tous les sportifs peuvent participent a des competitions dans un environnement sans dopage.

Mission:

La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

A propos de nous:

Le bureau principal de L'AMA est situe a Montreal, au Canada, et ses bureaux regionaux sont situes au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du president a Varsovie, Pologne. En decembre 2024, l'Agence emploie environ 180 employes et est representee par 56 nationalites. Nous apprecions la diversite de nos employes - actuels et futurs - qui, en tant qu'equipe mondiale, s'efforcent chaque jour de proteger les droits des sportifs propres dans le monde entier.




Le masculin est utilise dans nos communications dans le seul but d'alleger le texte et il designe tous les genres. L'AMA croit au succes d'une organisation inclusive qui valorise la diversite au sein de son equipe. Tous les candidats qualifies seront pris en consideration pour ce poste de maniere equitable. L'AMA tient a remercier tous les candidats qui ont manifeste leur interet en postulant pour un poste. Toutefois, apres un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactes.