Job Description

Based in Sudbury, Ontario, Compass is the Lead Agency for child & youth mental health services for the districts of Sudbury and Manitoulin. Compass has a culture of caring, learning, and purpose where employees feel supported, where new ideas and innovation are welcomed, and where massive, intergenerational impact is made in the lives of children, youth, families, and communities at large. Culture, leadership, and development really matter at Compass. We're proud of bringing our culture to life through regular staff engagement, prioritizing employee wellness, and embodying the trauma-informed culture framework Sanctuary (www.thesanctuaryinstitute.org/about-us/the-sanctuary-model). The senior leadership team also engages its management team and key staff influencers in monthly leadership development related to the LEADS in a Caring Environment Framework (www.leadscanada.net).

Sudbury is a medium-sized city known for its serenity and an astonishing amount of nearby lakes, hiking trails, and outdoor activities, while still enjoying a significant variety of the amenities large cities offer, including various restaurants, entertainment, and cultural diversity.

Compass is a non-profit agency. At Compass, we are a culture of caring, learning and purpose. We believe in investing in our people and providing our employees with many opportunities for growth, development and learning. We are working together to create paths with children, youth and families to reach their full potential. We believe in making a positive impact on the lives of others, by genuinely caring about individuals and our community. Our guiding principles shape how we work with our clients, one another, and our partners.

Reporting to the Operations and Privacy Manager, this position will provide administrative support and organizational services to Compass.

DUTIES:

Provide receptionist duties including: office interactions with visitors, greeting and directing guests, answering and directing phone calls order office supplies and maintain inventory operate and maintain office equipment schedule meetings, book meeting rooms, coordinate catering requirements Maintain manual and computerized filing system Responsible for data entry, ensuring integrity of client data and demographic information Maintain confidentiality and accuracy of client data and records Maintain appropriate files for use by staff and maintain files according to Compass Policies and Procedures Prepare agendas and take detailed minutes for Administrative Assistant team meetings or as needed Responsible for staff training registrations Arrange travel and reservations Assist in the preparation of regularly scheduled reports Submit and reconcile expense reports, petty cash vouchers, reconciliation forms, credit card statements and expense forms Coordinate and provide support for special projects

QUALIFICATIONS:

Successful completion of an Administrative Assistant Ontario College Diploma or equivalent Superior computer skills in Word, Excel, Power Point and web based applications 3-5 years of progressively responsible administrative experience Ability to deal with the public and peers in a respectful, mature and cooperative manner Ability to work flexible hours Ability to organize work effectively to meet deadlines and work with minimal supervision Possesses strong verbal and written communication in both English and French is required Possession of a valid Ontario driver's licence and availability of an automobile in good working condition Provide a satisfactory Police Vulnerable Sector Check

Successful applicants will be required to provide:

Proof of eligibility to work in Canada A valid Ontario driver's license and use of a reliable motor vehicle; insurability on vehicle as per policy Clear Criminal Record Check, including Vulnerable Sector Search

Benefits include:

Healthcare of Ontario Pension Plan (HOOPP) Paid vacation Paid float days Paid sick leave Dental, Vision and Extended Health benefits Life and Accidental Death and Dismemberment (AD&D) insurance Long Term Disability (LTD) Insurance Employee & Family Assistance Program (EFAP) On-site parking (paid by employer)

We offer one of Canada's best pension plans

We are proud to participate in the Healthcare of Ontario Pension Plan (HOOPP), a defined benefit pension that provides security and peace of mind for your future. As a multi-employer plan, HOOPP is portable across many healthcare organizations in Ontario, and all employees are eligible to join immediately upon hire. For every dollar you contribute, the employer adds $1.26, meaning the plan is 55% funded by the employer and 45% by you. HOOPP proudly recognizes our employees and provides a stable foundation for their future as part of the overall compensation package. Join us and start building a future you can look forward to.

Application Process

Compass is committed to fostering a diverse, equitable, inclusive and anti-racist workplace culture where all employees are valued, respected, and empowered to contribute their unique perspectives and talents. We recognize that diversity and inclusion are essential to our success and are committed to creating an environment where everyone thrives and is protected from harm.

Compass is an equal opportunity employer and we value the importance of diversity, dignity and worth of every individual in the workplace. Compass is committed to creating a respectful, inclusive and barrier-free workplace that allows all of our people to reach their full potential. A diverse workforce is key to our success. Compass will engage in reasonable workplace accommodation, short of undue hardship, for any successful candidate who has a documented exemption under the Ontario Human Rights Code.

Compass offers accommodation for applicants with disabilities in its recruitment processes. If you are contacted by Compass regarding a job opportunity please advise, prior to the interview, if you require accommodation. We welcome all qualified candidates to apply and hope you will choose Compass as your employer of choice.

We request that all applicants submit their cover letter and resume quoting

job posting number #1845 not later than September 19, 2025,

clearly indicating how you meet the qualifications by email at

hr@compassne.ca

or at

www.compassne.ca.

We thank all applicants however only those selected for an interview will be contacted.

ADJOINT ADMINISTRATIF/ ADJOINTE ADMINISTRATIVE

Permanent a temps plein

Syndique

Affichage de l'offre d'emploi no 1833

Base a Sudbury, en Ontario, Boussole est l'agence principale pour les services de sante mentale pour enfants et jeunes dans les districts de Sudbury et Manitoulin. Boussole a une culture de bienveillance, d'apprentissage et de sens ou les employes se sentent soutenus, ou les nouvelles idees et l'innovation sont accueillies, et ou un impact intergenerationnel massif est cree dans la vie des enfants, des jeunes, des familles et des communautes en general. La culture, le leadership et le developpement sont des elements essentiels chez Boussole. Nous sommes fiers de donner vie a notre culture a travers des engagements reguliers du personnel, en priorisant le bien-etre des employes et en incarnant le cadre de culture informee par les traumatismes, le modele Sanctuary (www.thesanctuaryinstitute.org/about-us/the-sanctuary-model). L'equipe de direction s'engage egalement aupres de son equipe de gestion et des principaux influenceurs internes dans des formations mensuelles liees au cadre LEADS dans un environnement bienveillant (www.leadscanada.net).

Sudbury est une ville de taille moyenne, reconnue pour sa tranquillite et son grand nombre de lacs, de sentiers de randonnee et d'activites de plein air, tout en offrant une variete importante des commodites des grandes villes, incluant de nombreux restaurants, divertissements et une diversite culturelle.

Boussole est une agence a but non lucratif. Chez Boussole, nous cultivons une culture de bienveillance, d'apprentissage et de sens. Nous croyons en l'investissement dans nos employes et offrons a notre personnel de nombreuses opportunites de croissance, de developpement et d'apprentissage. Nous travaillons ensemble pour creer des parcours permettant aux enfants, aux jeunes et aux familles d'atteindre leur plein potentiel. Nous croyons en l'impact positif sur la vie des autres en prenant veritablement soin des individus et de notre communaute. Nos principes directeurs faconnent notre maniere de travailler avec nos clients, nos collegues et nos partenaires.

Relevant du ou de la Gestionnaire des operations et de la protection de la vie privee, ce poste assure un soutien administratif ainsi que des services organisationnels a Boussole.

RESPONSABILITES :

Fournir des services de reception, incluant : accueillir et diriger les visiteurs, repondre aux appels telephoniques et les acheminer aux personnes concernees; commander les fournitures de bureau et gerer l'inventaire; utiliser et entretenir l'equipement de bureau; et planifier les reunions, reserver les salles et coordonner les services de traiteur au besoin. Maintenir un systeme de classement manuel et informatise. Effectuer la saisie de donnees tout en assurant l'exactitude et l'integrite des informations demographiques et des donnees de la clientele. Assurer la confidentialite et la precision des dossiers clients. Tenir a jour les dossiers necessaires pour l'utilisation du personnel, en respectant les politiques et procedures de Boussole. Preparer les ordres du jour et rediger les proces-verbaux detailles des reunions de l'equipe des adjoint(e)s administratifs(ves) ou d'autres reunions au besoin. Effectuer les inscriptions aux formations pour le personnel. Organiser les deplacements et les reservations de voyage. Aider a la preparation de rapports reguliers. Preparer et concilier les rapports de depenses, les demandes de petite caisse, les formulaires de rapprochement, les releves de carte de credit et autres documents financiers. Coordonner et soutenir la realisation de projets speciaux.

EXIGENCES :

Diplome d'etudes collegiales en secretariat/administration ou equivalent. Maitrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint et des applications Web. De 3 a 5 ans d'experience administrative croissante en responsabilites. Capacite a interagir avec le public et les collegues de maniere respectueuse, professionnelle et collaborative. Disponibilite pour travailler selon un horaire flexible. Capacite a bien organiser son travail pour respecter les delais, avec un minimum de supervision. Excellentes competences en communication orale et ecrite en francais et en anglais (bilinguisme obligatoire). Permis de conduire valide de l'Ontario et acces a un vehicule en bon etat de fonctionnement. Fournir une verification satisfaisante du casier judiciaire pour le secteur vulnerable.

Les candidatures retenues devront fournir :

Preuve d'admissibilite a travailler au Canada. Permis de conduire valide de l'Ontario et acces a un vehicule fiable; couverture d'assurance du vehicule conforme a la politique. Verification satisfaisante d'antecedents criminels pour le service aupres du secteur vulnerable.

Les avantages comprennent :

Regime de retraite des employes de la sante de l'Ontario (HOOPP) Vacances payees Jours flottants payes Conges de maladie payes Avantages dentaires, de la vue et de sante etendue Assurance-vie et assurance en cas de deces accidentel et de mutilation Assurance invalidite de longue duree Programme d'assistance aux employes et a la famille Stationnement sur place (paye par l'employeur)

Nous offrons l'un des meilleurs regimes de retraite du Canada

Nous sommes fiers de participer au Regime de retraite des employes de la sante de l'Ontario (HOOPP), une pension a prestations determinees qui offre securite et tranquillite d'esprit pour votre avenir. En tant que regime multi-employeurs, le HOOPP est transferable dans de nombreux organismes de soins de sante en Ontario, et tous les employes sont admissibles a y adherer immediatement apres leur embauche. Pour chaque dollar que vous contribuez, l'employeur ajoute 1,26 $, ce qui signifie que le regime est finance a 55 % par l'employeur et a 45 % par vous. HOOPP est fier de reconnaitre ses employes et de leur offrir une base solide pour leur avenir grace a sa remuneration globale. Joignez-vous a nous et commencez a batir un avenir que vous pourrez envisager avec confiance !

Processus de demande

Boussole s'engage a favoriser une culture de travail diversifiee, equitable, inclusive et antiraciste ou tout le personnel est valorise, respecte et encourage a contribuer avec ses perspectives et talents uniques. Nous reconnaissons que la diversite et l'inclusion sont essentielles a notre succes et nous nous engageons a creer un environnement ou chaque personne prospere et est protegee contre les prejudices.

Boussole est un employeur offrant l'egalite des chances et nous valorisons l'importance de la diversite, de la dignite et de la valeur de chaque individu sur le lieu de travail. Boussole s'engage a creer un milieu de travail respectueux, inclusif et sans obstacle qui permet a tout notre personnel d'atteindre son plein potentiel. Une main-d'oeuvre diversifiee est essentielle a notre succes. Boussole s'engagera a fournir des amenagements raisonnables en milieu de travail, sauf en cas de contrainte excessive, pour toute candidature retenue ayant une exemption documentee en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario.

Boussole offre des amenagements aux candidatures en situation de handicap dans ses processus de recrutement. Si Boussole communique avec vous concernant une opportunite d'emploi, veuillez nous informer avant l'entretien si vous avez besoin d'un amenagement. Nous encourageons toutes les candidatures qualifiees a postuler et esperons que vous choisirez Boussole comme employeur de choix.

Nous demandons a toutes les candidatures de soumettre leur lettre de motivation et leur curriculum vitae en indiquant le numero

d'affichage de l'offre d'emploi no 1845, au plus tard le 19 septembre

, en precisant clairement comment vous repondez aux qualifications par courriel a

hr@compassne.ca

ou sur le site

www.compassne.ca

.

Nous remercions toutes les candidatures, mais nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour un entretien.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $28.52-$33.04 per hour

Expected hours: 35 per week

Benefits:

Casual dress Company events Company pension Dental care Employee assistance program Extended health care Life insurance Mileage reimbursement On-site parking Paid time off Vision care Wellness program
Experience:

Administrative: 3 years (required)
Work Location: In person