Job Description

Unifor is looking for an enthusiastic and skilled full-time Administrative Assistant to provide support to the Women's and Equity & Racial Justice Departments out of the National office. The successful candidate will be working in a fast-paced, deadline-driven environment supporting two (2) departments and they must be highly organized with the ability to prioritize.

Duties and responsibilities may include but are not limited to:

Perform daily administrative functions in a punctual, professional manner; Provide accurate information and exemplary service while managing emails, phone calls from officers, directors, department heads, staff and local members; Develop flyers, pamphlets and materials relating to the various departments with a view to informing and encouraging members to participate in events and conferences; Work with department directors to organize multiple conferences, training courses and prepare materials for national and regional councils. Organize cost-effective travel arrangements and itineraries for staff as required; Use independent judgment to compose, format, and edit letters, memos, correspondence, reports and presentations from draft to final stage; Follow an organized filing/document management process for electronic and paper documents; Manage schedules/calendars for staff as required; Process office invoices with appropriate approvals in a timely manner.

Position Requirements:

Post-secondary education, diploma holder or equivalent experience; At least 2 years' experience in a similar role or equivalent; Experience in a unionized workplace is required; Strong project, event and time management skills, with the ability to juggle multiple tasks and projects at once while working within sometimes tight and competing deadlines; Excellent interpersonal, written and verbal communication skills, including effective phone etiquette, to diverse audiences and attention to detail; Strong proficiency in Microsoft Outlook and Word, Excel and PowerPoint; Ability to solve problems and deal with ambiguous situations; Ability to travel, when required; Highly motivated self-starter with ability to work independently as well as in a team environment; Proficiency in InDesign is an asset.
This job posting is for an existing vacancy. The expected compensation for this position is $68,473.60 per year.

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Unifor est a la recherche d'une personne enthousiaste et competente afin de pouvoir le poste d'adjointe administrative ou d'adjoint administratif a temps plein responsable de fournir du soutien au Service de la condition feminine et au Service de l'equite et de la justice raciale a partir du bureau national. La candidate ou le candidat retenu travaillera dans un environnement en evolution rapide et influence par les echeances a respecter pour appuyer les activites de deux (2) services. Cette personne devra egalement avoir d'excellentes habiletes d'organisation et etre en mesure d'etablir un ordre de priorite parmi les taches a accomplir.

Les taches et responsabilites peuvent inclure, sans s'y limiter, ce qui suit :

Executer les taches administratives quotidiennes de maniere ponctuelle et professionnelle; Fournir des renseignements precis et un service exemplaire tout en gerant les courriels, les appels telephoniques des dirigeantes et dirigeants, des directrices et directeurs, des responsables de service, des representantes et representants, et des membres des sections locales; Elaborer des depliants, des brochures et des documents relatifs aux differents departements en vue d'informer les membres et de les encourager a participer aux evenements et aux conferences; Travailler avec les directrices et directeurs de service afin d'organiser plusieurs conferences, des cours de formation et preparer des documents pour les conseils nationaux et regionaux; Effectuer des reservations et prevoir des itineraires de voyage economiquement avantageux pour le personnel, selon les besoins; Faire preuve de discernement pour composer, mettre en forme et reviser des lettres, des notes de service, de la correspondance, des rapports et des presentations, de l'ebauche a la finalisation; Suivre un processus organise de classement et de gestion des documents electroniques et papier; Gerer les emplois du temps/calendriers des representantes et representants, selon les besoins; Traiter les factures de bureau munies des approbations appropriees en temps opportun.

Exigences du poste :

Formation postsecondaire, diplome ou experience equivalente; Minimum de 2 ans d'experience a un poste similaire ou equivalent; Une experience dans un milieu de travail syndique est requise; Excellentes competences en gestion de projets, d'evenements et du temps, avec la capacite de jongler avec plusieurs taches et projets a la fois tout en travaillant dans des delais parfois serres et concurrents; Excellentes aptitudes a la communication interpersonnelle, ecrite et verbale, y compris une etiquette telephonique efficace, a l'egard de divers publics; souci du detail; Excellente maitrise de Microsoft Outlook et de Word, Excel et PowerPoint; Capacite a resoudre des problemes et a faire face a des situations ambigues; Habilite a voyager, lorsque necessaire; Personne autonome et tres motivee, capable de travailler de maniere independante et en equipe; La maitrise d'InDesign est un atout.
Cette offre d'emploi concerne un poste vacant existant. La remuneration attendue pour ce poste est de 68 473,60 $ par annee.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From $68,473.60 per year

Benefits:

Casual dress Company pension Dental care Disability insurance Employee assistance program Extended health care Life insurance On-site parking Paid time off Vision care Wellness program
Experience:

Administrative: 2 years (preferred)
Work Location: In person