Job Description

[Le francais suit]

EXECUTIVE ASSISTANT / ADJOINT(E) A LA DIRECTUION

The position of Executive Assistant reports to the Executive Director of the Canadian Children's Optimist Foundation (CCOF). It is a permanent part-time position. A period of knowledge transfer is contemplated during the candidate's onboarding.

Personal suitability :

Effective Interpersonal skills; Judgement; Initiative; Dependability

Abilities

:

Ability to do data entry with a low error rate; Ability to pay attention to detail especially with numbers; Ability to extract data and prepare reports; Ability to organize work effectively and adapt to changing priorities; Ability to work autonomously and as part of a team; Willingness to follow training and ease with learning new things;
Language skills:

Fluently bilingual (ability to read, write and speak English and French)

Education

: College/DCS diploma (DEC) in technical or administration sciences or accounting studies or college/DCS diploma (DEC) or university degree in another relevant field

Experience

: General administrative experience prefered; Experience using a variety of software including: Excel in particular and other common office software (Outlook, Word, PowerPoint)

Knowledge

: Knowledge of the Microsoft Office 365/SharePoint/Teams environment an asset; Knowledge of charitable organizations and/or of the not-for-profit sector an asset;

Key functions:

1. Activities pertaining to donations including namely:

data entry and updates; updates to various databases; production of monthly, annual and specific reports; data verification and matching in various funds; production of tax receipts; collaborating on a regular basis with the CCOF accountant;
2. Activities pertaining to the Recognition Program including namely:

updates, follow-ups and production of reports pertaining to the Recognition program; forwarding of donor and honorary (in memoriam and in honour) recognitions; managing the inventory of recognition items;
3. Support tasks related to operations including namely:

various follow-ups according to the needs of the CCOF or as may be required by the Executive Director; participation in data production; preparation of documents and reports that might be required for any financial or tax audit; filing, follow-ups, assisting with accounts payable, and support and coordination tasks relating to the exchange of information with various stakeholders; responding to correspondence, telephone calls and general queries

Qualifications

:

Workplace

: at the head office of the Foundation in Montreal and possible remote work.

Salary

: $25 per hour based / 15h hour a week (a margin of adaptation will be considered according to the needs of the candidate)

Start date:

As soon as possible.

The CCOF is an equal opportunity employer that celebrates diversity and is committed to creating an inclusive and accessible environment for all employees. Please let us know if you require accommodations during the interview process. Applicants must submit a resume together with a cover letter.

Only selected candidates will be contacted and will be asked to provide references.

VERSION FRANCAISE

A propos de la FOEC

La Fondation optimiste des enfants canadiens (FOEC) est un organisme de bienfaisance canadien inscrit aupres de l'Agence du revenu du Canada et qui dessert les interets des membres Optimistes canadiens. La FOEC gere des contributions et donations afin d'assurer qu'elles demeurent au Canada en vue de servir a des fins charitables et a divers projets et activites d'Optimist International (OI) tels les Bourses d'etudes d'OI, le programme jeunesse Junior Optimist International (JOI), divers programmes et activites d'OI et la formation offerte aux benevoles a travers le Canada.

https://fr.ccof-foec.org/

Adjoint(e) a la direction generale

Le poste d'adjoint(e) a la direction generale releve de la Directrice generale de la Fondation Optimiste des enfants canadiens (FOEC). Il s'agit d'un poste permanent a temps partiel. Il est prevu que le (la) candidat(e) recevra un transfert de connaissances lors de la periode d'integration.

Qualites personnelles :

Bons rapports interpersonnels; Jugement; Initiative; Fiabilite.

Competences linguistiques :

maitrise du francaise et de l'anglais (capacite a lire, a ecrire et a parler l'anglais et le francais)

Education

: DEC/diplome collegial en techniques ou sciences administratives ou comptables ou DEC/diplome collegial ou diplome universitaire dans une autre discipline pertinente

Experience

:

Experience en administration de preference; Experience a utiliser une variete de logiciels et de bases de donnees en particulier Excel et bonne maitrise des logiciels de bureautique courants (Outlook, Word, PowerPoint);

Connaissances

:

Connaissance de l'environnement Microsoft Office 365/SharePoint/Teams un atout; Connaissance du logiciel de gestion des donseTapestry (de Blackbaud) un atout; Connaissance du secteur des organismes de bienfaisance et a but non lucratif un atout;

Capacites

:

Capacite a effectuer des entrees de donnees avec minutie; Capacite a preter attention aux details, en particulier aux chiffres; Capacite a extraire des donnees et a produire des rapports; Capacite a organiser efficacement le travail et a s'adapter aux changements de priorite; Capacite a travailler de maniere autonome et en equipe; Volonte de suivre une formation et facilite a apprendre de nouvelles choses.

Principales fonctions:

1. Activites reliees aux dons dont :

l'entree de donnees et les mises a jour; la mise a jour de diverses bases de donnees; la production de rapports mensuels, annuels et ponctuels; la verification des donnees et l'appariement aux divers fonds; la production des recus d'impot; la collaboration reguliere avec le comptable de la FOEC;
2. Activites reliees au Programme de reconnaissances dont:

la mise a jour, les suivis et la production de rapports relatifs au Programme de reconnaissances; l'expedition des reconnaissances aux donateurs et honorifiques (a la memoire et en l'honneur); la gestion de l'inventaire des articles de reconnaissance;
3. Taches de soutien aux operations dont :

les suivis varies selon les besoins de la FOEC ou sur demande de la Directrice generale; la participation a la production de donnees; la preparation de documents et rapports aux fins de la verification financiere ou de toute verification fiscale; du classement, des suivis, du soutien et de la coordination relativement aux comptes crediteurs et a l'echange d'information avec diverses parties prenantes; repondre aux demandes de renseignements et appels telephoniques et preparation de correspondance.

Competences recherchees:

Lieu de travail

: au siege social de la Fondation a Montreal et travail a distance a l'occasion (notamment durant la pandemie de Covid-19)

Salaire

: 25$ l'heure / 15 h semaine (une marge d'adaptation sera consideree selon les besoins du candidat(e)

Date d'entree en fonction :

Des que possible

La FOEC est un employeur qui valorise l'equite en matiere d'emploi et qui celebre la diversite et qui s'engage a cree un environnement inclusif et accessible pour tous ses employes. Veuillez nous aviser si vous necessitez des mesures d'adaptation pendant le processus d'entrevue.

Les candidats doivent soumettre leur CV ainsi qu'une lettre de motivation decrivant les experiences et competences pertinentes au poste.La FOEC communiquera uniquement avec les candidats retenus lesquels devront fournir des references.

Type d'emploi : Temps partiel

Remuneration: 25,00$ par heure

Avantages:

Conges payes Tenue Decontractee Travail a domicile
Experience:

gestion: 1an (Souhaite)
Langue:

Francais et anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : Teletravail hybride a Westmount, QC