Job Description

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Opportunite d'emploi au Campus Macdonald a Ste-Anne-de-Bellevue. Nous recrutons un(e) administrateur(trice) experimente(e), pour un contrat d'environ un an (contrat renouvelable), afin de soutenir les operations du Faculty Club du Campus Mac.
Resume du poste : Sous la supervision du president du conseil d'administration du Faculty Club (campus Macdonald), l'administrateur ou l'administratrice, services en hospitalite, administre les activites de location et le fonctionnement quotidien de Tadja Hall, le Faculty Club du campus Macdonald. Promouvoir activement l'utilisation des installations et des services du club. Fournir des conseils aux organisations/clients en matiere de planification d'evenements. Preparer les previsions budgetaires et les etats des depenses/recettes. Effectuer une variete de processus et de transactions financieres.
Principales responsabilites
Installations/services et evenements - Gerer la location et l'exploitation quotidienne de Tadja Hall, le Faculty Club du campus Macdonald. Plusieurs evenements se deroulent simultanement, tels que le service de dejeuner quotidien, les receptions, les seminaires, les conferences, les fetes/retraites departementales, les evenements VIP a l'occasion de la Journee du fondateur/Collation des grades, etc.
Fournir des conseils aux organisations/clients en matiere de planification d'evenements. Superviser tous les aspects des evenements qui se deroulent au club (c'est-a-dire la reservation et l'amenagement des salles, les exigences en matiere de nourriture et de bar, les permis, la location d'equipement, les equipes de nettoyage, les services de securite, etc.) Etablir des devis pour les clients. Assurer le suivi avec les prestataires de services ; resoudre les problemes logistiques ; tenir les organisateurs informes de l'avancement des travaux ou des problemes/retards majeurs. Assister a des evenements (y compris des evenements sporadiques en soiree et le week-end) afin d'assurer le bon deroulement des activites et l'efficacite du service. Rapprocher l'inventaire des boissons alcoolisees des recettes percues ; enqueter sur les ecarts.
Aider au service du dejeuner pour les membres du club et les invites pendant les periodes de pointe ; se concerter avec le chef pour examiner les dispositions diverses et les horaires du personnel de service sur la base des reservations effectuees a l'avance.
Superviser les reservations et l'utilisation des chambres d'hotes au Club. Organiser l'acces en dehors des heures d'ouverture et l'entretien menager/la blanchisserie.
Recevoir et tarifer les commandes de restauration a emporter des utilisateurs d'autres batiments du campus (reunions, ateliers, autres evenements). Assurer la liaison avec le chef cuisinier pour coordonner la production et la livraison.
Communications - Promouvoir activement l'utilisation des installations et des services du club. Formuler des recommandations au comite executif et au conseil d'administration du club concernant la strategie publicitaire (en particulier la sollicitation d'evenements en soiree ou en fin de semaine ou au cours de l'ete). Assurer la liaison avec les membres du club, les invites et les clients (en personne et par courrier electronique/telephone). Agir en cas de problemes et de demandes ; informer le comite executif du club des principaux problemes et des mesures prises ; fournir des informations de base pour faciliter son intervention, le cas echeant. Assister aux reunions du comite executif et du conseil d'administration du club. Agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les operations du club. Preparer les previsions budgetaires pour examen par le conseil d'administration.
Administration - Organiser l'entretien/les reparations des equipements/appareils et le nettoyage des locaux. Formuler des recommandations concernant les besoins en matiere de renovation et d'equipement. Interagir avec la direction des installations en ce qui concerne l'entretien des batiments et des terrains et le deneigement. Assurer la liaison avec la securite du campus en cas de besoin.
Verifier les transactions commerciales quotidiennes et effectuer les depots. A l'aide d'une base de donnees specialisee, saisir les frais de cotisation et de repas a partir des fiches de commandes remplies par les membres. Transmettre electroniquement les donnees a la paie pour les deductions mensuelles et a la comptabilite pour le traitement des virements.
Effectuer des comparaisons de prix et en discuter avec le superviseur. Rapproche et transmet les informations necessaires au traitement des transactions Pcard. Verifier les factures pour les depenses encourues lors de la preparation d'evenements ; s'assurer que les fournisseurs sont payes. Facturer aux clients les services rendus (location de salle/equipement, commandes de nourriture, personnel, etc.) et traiter les paiements entrants (Banner A/R). Correspond avec les clients pour recouvrer les comptes en souffrance.
Preparer les etats des depenses/recettes ou d'autres rapports financiers et statistiques requis par le tresorier du club. Mettre en oeuvre des procedures de tenue de dossiers. Assurer la production de menus, d'affiches, de listes, de rapports, de formulaires, d'horaires, etc. Utiliser les applications logicielles PC standard et l'equipement de bureau.
Entretenir des relations avec le bureau des services financiers de la faculte pour le rapprochement des comptes et l'administration financiere/les rapports. Assurer la liaison avec la direction du McGill Faculty Club au centre-ville.
Se tenir au courant des procedures administratives de McGill et des pratiques de securite alimentaire, des regles d'hygiene et de securite/incendie liees a l'alimentation, ainsi que des nouvelles tendances dans l'industrie de l'alimentation et de l'hotellerie.
Autres competences et/ou aptitudes requises
Experience averee dans un role administratif general, en particulier dans le domaine du service a la clientele et de l'administration financiere. Une experience dans le secteur de l'hotellerie ou restauration est un atout. Sens de l'organisation. Doit etre motive. Competences administratives averees ; connaissance des logiciels Outlook, Adobe, MS Word et Excel, ainsi que du traitement des transactions dans un systeme comptable. (i.e. Minerva, Banner, Procurement, reconciliation des transactions de cartes de credit, preparation des releves de depenses/recettes a McGill). Capacite a travailler de maniere autonome et a resoudre des problemes. Aptitude averee a communiquer clairement, par telephone et par ecrit pour les communications par courrier electronique, et a adopter une approche axee sur le service et d'excellentes competences interpersonnelles, avec les fournisseurs, les invites et les clients internes et externes. Connaissance des medias sociaux. Souci du detail, debrouillardise, capacite a travailler en equipe et a respecter les delais.
Langues : Parfaite maitrise du francais parle.
Connaissance de l'anglais : L'Universite McGill est une universite de langue anglaise ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication en anglais, tant a l'oral qu'a l'ecrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete evalue a 3 (avance) sur une echelle de 0 a 4.
Formation et experience minimales requises :
DEC III 3 Ans Experience pertinente /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
30 (Temps partiel)
Superviseur :
Professeur agrege
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
2026-06-27
Date limite pour postuler :
2025-06-01L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.