Job Description

Description :Main accountabilities include:

• Collects all statistical data for the Station Manager to be able to formulate required reports.
• Responsible for all accounts receivable and payable functions.
• Ensures that all new hires have completed the required paper work, policies and are set up for payroll.
• Ensures that the employee files fall under the Company 8 Pillar compliance, which includes all required.
• Process payroll for location.
• Works with HR to ensure all employees have completed their enrolment for company benefits and coordinates their enrolment through the corporate office.
• Ensures that employees have current ID on file (Valid RAIC, Driverxe2x80x99s Licence, Birth Certificate, Passport or Citizenship or PR Card, SIN Card).
• Coordinates administrative assistance.
• Represent the company in a professional manner.
• Assists the General Manager (or substitute) with financial reports and invoicing.
• Assists local Health & Safety Committee with minute taking and assisting with follow up items.
• Other duties as assigned by a direct or indirect superior manager.
• Responsible for the employeexe2x80x99s uniform stock control in accordance with the station approved budget.
• Uniform orders and follow-up if missing items.
• Ensure professional uniform delivery and communication to all staff (Uniform hours etc.).
• Implement and maintain a hand-in process whenever staff hand in or change uniform.
• Responsible for the control of office equipment and operating supplies. Arrange for repair/maintenance as necessary.
• Manage and coordinate stationary, water and vending machine supplies.
• Responsible for the administration of contracts between the Company and approved company suppliers.
• Responsible for the maintenance of the company premises and annexes by the use of contracted maintenance providers.
• Ensures tasks are performed in accordance with the Company and Airlines specific procedures and policies.
• Required to attend the mandatory training imposed by the Company and Airlines as per job role.
• Booking of hotel and meetings rooms as per request from Station Manager or HR team.
• Provide confidential secretarial and administrative support to the Station Manager, HR team and the team of Operational Managers.
• Assist HR team in document retention and filing according to Menzies Policy, keeping personal files up to date.
• Support the Management team and HR team in communication information towards staff.
• Liaise with the company approved suppliers in regard to any signed agreements between them and Menzies Aviation YUL.
• Other duties as assigned.

Qualifications and Experience:

• Previous administrative, payroll experience.
• Fluent in English and French
• Ability to communicate verbally and written in English in a clear, concise manner.
• Must be able to treat confidential information as required.
• Proficient in MS Office, Word, Excel, Power Point, Outlook etc.
• Must have and maintain valid Transport Canada Security Clearance.
• Must have valid G or G2 Provincial driverxe2x80x99s license in good standing.
• Must be available and flexible to work variable shifts, weekends and holidays when required.
• Must be at least 18 years of age & legally able to work in Canada.
• Proficient in Federal Labor Code.
• Must be able to lift up to 30 kg when required.
• Able to comply with an administrative working schedule and work extended hours when required.
• Able to manage the working time in a very efficient way in order to finish the tasks in a timely manner.
• Ability to work using own initiative and without supervision.
• Good attention to details.
• Good team player.
• Excellent organization planning and administrative skills
• Excellent interpersonal skills with the ability to communicate with people at different levels and from different geographical and ethnic cultures.
• Experience of working in a busy, sometimes high pressure environment.
• Experience of dealing with work of a confidential and sensitive nature.

Les principales responsabilitxc3xa9s comprennent :

• Recueille toutes les donnxc3xa9es statistiques pour que le gestionnaire de la station puisse formuler les rapports requis.
• Responsable de toutes les fonctions des comptes dxc3xa9biteurs et crxc3xa9diteurs.
• S'assure que toutes les nouvelles recrues ont rempli les documents requis, les politiques et sont configurxc3xa9es pour la paie.
• S'assure que les dossiers des employxc3xa9s relxc3xa8vent de la conformitxc3xa9 au pilier 8 de l'entreprise, qui comprend tout ce qui est requis.
• Traiter la paie pour l'emplacement.
• Travaille avec les RH pour s'assurer que tous les employxc3xa9s ont terminxc3xa9 leur inscription aux avantages sociaux de l'entreprise et coordonne leur inscription par l'intermxc3xa9diaire du sixc3xa8ge social.
• S'assure que les employxc3xa9s ont une pixc3xa8ce d'identitxc3xa9 xc3xa0 jour au dossier (CIZR valide, permis de conduire, certificat de naissance, passeport ou citoyennetxc3xa9 ou carte RP, carte NAS).
• Coordonne l'assistance administrative.
• Reprxc3xa9senter l'entreprise de manixc3xa8re professionnelle.
• Assiste le directeur gxc3xa9nxc3xa9ral (ou son remplaxc3xa7ant) avec les rapports financiers et la facturation.
• Aide le comitxc3xa9 local de santxc3xa9 et de sxc3xa9curitxc3xa9 xc3xa0 rxc3xa9diger des procxc3xa8s-verbaux et xc3xa0 effectuer des suivis.
• Autres txc3xa2ches assignxc3xa9es par un supxc3xa9rieur hixc3xa9rarchique direct ou indirect.
• Responsable du contrxc3xb4le des stocks d'uniformes de l'employxc3xa9 conformxc3xa9ment au budget approuvxc3xa9 de la station.
• Commandes uniformes et suivi si articles manquants. Assurer la livraison et la communication uniformes professionnelles xc3xa0 tout le personnel (horaires uniformes, etc.).
• Mettre en xc5x93uvre et maintenir un processus de remise chaque fois que le personnel remet ou change d'uniforme.
• Responsable du contrxc3xb4le du matxc3xa9riel de bureau et des fournitures de fonctionnement.
• Organiser la rxc3xa9paration/l'entretien si nxc3xa9cessaire. Gxc3xa9rer et coordonner les fournitures de papeterie, d'eau et de distributeurs automatiques.
• Responsable de l'administration des contrats entre l'entreprise et les fournisseurs agrxc3xa9xc3xa9s de l'entreprise.
• Responsable de l'entretien des locaux et des annexes de l'entreprise en faisant appel xc3xa0 des prestataires de maintenance sous contrat. xc2xb7
• S'assure que les txc3xa2ches sont effectuxc3xa9es conformxc3xa9ment aux procxc3xa9dures et politiques spxc3xa9cifiques de la socixc3xa9txc3xa9 et des compagnies axc3xa9riennes.
• Nxc3xa9cessaire pour assister xc3xa0 la formation obligatoire imposxc3xa9e par la compagnie et les compagnies axc3xa9riennes selon le rxc3xb4le du poste.
• Rxc3xa9servation d'hxc3xb4tel et de salles de rxc3xa9union xc3xa0 la demande du chef de gare ou de l'xc3xa9quipe RH.
• Fournir un soutien administratif et de secrxc3xa9tariat confidentiel au chef d'escale, xc3xa0 l'xc3xa9quipe des RH et xc3xa0 l'xc3xa9quipe des responsables opxc3xa9rationnels.
• Aider l'xc3xa9quipe des RH xc3xa0 conserver et xc3xa0 classer les documents conformxc3xa9ment xc3xa0 la politique de Menzies, en tenant xc3xa0 jour les dossiers personnels.
• Soutenir l'xc3xa9quipe de direction et l'xc3xa9quipe RH dans la communication d'informations vers le personnel.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs approuvxc3xa9s par l'entreprise en ce qui concerne tout accord signxc3xa9 entre eux et Menzies Aviation YUL Autres txc3xa2ches assignxc3xa9es.

Diplxc3xb4mes et expxc3xa9rience :

• Expxc3xa9rience antxc3xa9rieure en administration, paie.
• Parle couramment l'anglais et le franxc3xa7ais Capacitxc3xa9 xc3xa0 communiquer verbalement et par xc3xa9crit en anglais de manixc3xa8re claire et concise.
• Doit xc3xaatre capable de traiter les informations confidentielles au besoin. Maxc3xaetrise de MS Office, Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.
• Doit dxc3xa9tenir et maintenir une cote de sxc3xa9curitxc3xa9 valide de Transports Canada.
• Doit dxc3xa9tenir un permis de conduire provincial G ou G2 valide en rxc3xa8gle.
• Doit xc3xaatre disponible et flexible pour travailler des quarts de travail variables, les fins de semaine et les jours fxc3xa9rixc3xa9s, au besoin.
• Doit xc3xaatre xc3xa2gxc3xa9 d'au moins 18 ans et xc3xaatre lxc3xa9galement capable de travailler au Canada.
• Maxc3xaetrise du code fxc3xa9dxc3xa9ral du travail. Doit xc3xaatre capable de soulever jusqu'xc3xa0 30 kg au besoin.
• Capable de se conformer xc3xa0 un horaire de travail administratif et de travailler des heures prolongxc3xa9es au besoin.
• Capable de gxc3xa9rer le temps de travail de manixc3xa8re trxc3xa8s efficace afin de terminer les txc3xa2ches en temps opportun.
• Capacitxc3xa9 xc3xa0 travailler de sa propre initiative et sans supervision.
• Bonne attention aux dxc3xa9tails. Bon joueur d'xc3xa9quipe.
• Excellentes compxc3xa9tences en planification organisationnelle et en administration Excellentes compxc3xa9tences interpersonnelles avec la capacitxc3xa9 de communiquer avec des personnes de diffxc3xa9rents niveaux et de diffxc3xa9rentes cultures gxc3xa9ographiques et ethniques.
• Expxc3xa9rience de travail dans un environnement occupxc3xa9, parfois sous haute pression.
• Expxc3xa9rience de la gestion de travaux de nature confidentielle et sensible.

Behaviors : Thought Provoking: Capable of making others think deeply on a subject
Team Player: Works well as a member of a group
Detail Oriented: Capable of carrying out a given task with all details necessary to get the task done wellMotivation : Goal Completion: Inspired to perform well by the completion of tasks
Flexibility: Inspired to perform well when granted the ability to set your own schedule and goals
Entrepreneurial Spirit: Inspired to perform well by an ability to drive new ventures within the business

Menzies Aviation