Job Description

Main accountabilities include:


Collects all statistical data for the Station Manager to be able to formulate required reports. Responsible for all accounts receivable and payable functions. Ensures that all new hires have completed the required paper work, policies and are set up for payroll. Ensures that the employee files fall under the Company 8 Pillar compliance, which includes all required. Process payroll for location. Works with HR to ensure all employees have completed their enrolment for company benefits and coordinates their enrolment through the corporate office. Ensures that employees have current ID on file (Valid RAIC, Driver's Licence, Birth Certificate, Passport or Citizenship or PR Card, SIN Card). Coordinates administrative assistance. Represent the company in a professional manner. Assists the General Manager (or substitute) with financial reports and invoicing. Assists local Health & Safety Committee with minute taking and assisting with follow up items. Other duties as assigned by a direct or indirect superior manager. Responsible for the employee's uniform stock control in accordance with the station approved budget. Uniform orders and follow-up if missing items. Ensure professional uniform delivery and communication to all staff (Uniform hours etc.). Implement and maintain a hand-in process whenever staff hand in or change uniform. Responsible for the control of office equipment and operating supplies. Arrange for repair/maintenance as necessary. Manage and coordinate stationary, water and vending machine supplies. Responsible for the administration of contracts between the Company and approved company suppliers. Responsible for the maintenance of the company premises and annexes by the use of contracted maintenance providers. Ensures tasks are performed in accordance with the Company and Airlines specific procedures and policies. Required to attend the mandatory training imposed by the Company and Airlines as per job role. Booking of hotel and meetings rooms as per request from Station Manager or HR team. Provide confidential secretarial and administrative support to the Station Manager, HR team and the team of Operational Managers. Assist HR team in document retention and filing according to Menzies Policy, keeping personal files up to date. Support the Management team and HR team in communication information towards staff. Liaise with the company approved suppliers in regard to any signed agreements between them and Menzies Aviation YUL. Other duties as assigned.
Qualifications and Experience:


Previous administrative, payroll experience. Fluent in English and French Ability to communicate verbally and written in English in a clear, concise manner. Must be able to treat confidential information as required. Proficient in MS Office, Word, Excel, Power Point, Outlook etc. Must have and maintain valid Transport Canada Security Clearance. Must have valid G or G2 Provincial driver's license in good standing. Must be available and flexible to work variable shifts, weekends and holidays when required. Must be at least 18 years of age & legally able to work in Canada. Proficient in Federal Labor Code. Must be able to lift up to 30 kg when required. Able to comply with an administrative working schedule and work extended hours when required. Able to manage the working time in a very efficient way in order to finish the tasks in a timely manner. Ability to work using own initiative and without supervision. Good attention to details. Good team player. Excellent organization planning and administrative skills Excellent interpersonal skills with the ability to communicate with people at different levels and from different geographical and ethnic cultures. Experience of working in a busy, sometimes high pressure environment. Experience of dealing with work of a confidential and sensitive nature.

Les principales responsabilites comprennent :

Recueille toutes les donnees statistiques pour que le gestionnaire de la station puisse formuler les rapports requis. Responsable de toutes les fonctions des comptes debiteurs et crediteurs. S'assure que toutes les nouvelles recrues ont rempli les documents requis, les politiques et sont configurees pour la paie. S'assure que les dossiers des employes relevent de la conformite au pilier 8 de l'entreprise, qui comprend tout ce qui est requis. Traiter la paie pour l'emplacement. Travaille avec les RH pour s'assurer que tous les employes ont termine leur inscription aux avantages sociaux de l'entreprise et coordonne leur inscription par l'intermediaire du siege social. S'assure que les employes ont une piece d'identite a jour au dossier (CIZR valide, permis de conduire, certificat de naissance, passeport ou citoyennete ou carte RP, carte NAS). Coordonne l'assistance administrative. Representer l'entreprise de maniere professionnelle. Assiste le directeur general (ou son remplacant) avec les rapports financiers et la facturation. Aide le comite local de sante et de securite a rediger des proces-verbaux et a effectuer des suivis. Autres taches assignees par un superieur hierarchique direct ou indirect. Responsable du controle des stocks d'uniformes de l'employe conformement au budget approuve de la station. Commandes uniformes et suivi si articles manquants. Assurer la livraison et la communication uniformes professionnelles a tout le personnel (horaires uniformes, etc.). Mettre en oeuvre et maintenir un processus de remise chaque fois que le personnel remet ou change d'uniforme. Responsable du controle du materiel de bureau et des fournitures de fonctionnement. Organiser la reparation/l'entretien si necessaire. Gerer et coordonner les fournitures de papeterie, d'eau et de distributeurs automatiques. Responsable de l'administration des contrats entre l'entreprise et les fournisseurs agrees de l'entreprise. Responsable de l'entretien des locaux et des annexes de l'entreprise en faisant appel a des prestataires de maintenance sous contrat. S'assure que les taches sont effectuees conformement aux procedures et politiques specifiques de la societe et des compagnies aeriennes. Necessaire pour assister a la formation obligatoire imposee par la compagnie et les compagnies aeriennes selon le role du poste. Reservation d'hotel et de salles de reunion a la demande du chef de gare ou de l'equipe RH. Fournir un soutien administratif et de secretariat confidentiel au chef d'escale, a l'equipe des RH et a l'equipe des responsables operationnels. Aider l'equipe des RH a conserver et a classer les documents conformement a la politique de Menzies, en tenant a jour les dossiers personnels. Soutenir l'equipe de direction et l'equipe RH dans la communication d'informations vers le personnel. Assurer la liaison avec les fournisseurs approuves par l'entreprise en ce qui concerne tout accord signe entre eux et Menzies Aviation YUL Autres taches assignees.

Diplomes et experience :

Experience anterieure en administration, paie. Parle couramment l'anglais et le francais Capacite a communiquer verbalement et par ecrit en anglais de maniere claire et concise. Doit etre capable de traiter les informations confidentielles au besoin. Maitrise de MS Office, Word, Excel, Power Point, Outlook, etc. Doit detenir et maintenir une cote de securite valide de Transports Canada. Doit detenir un permis de conduire provincial G ou G2 valide en regle. Doit etre disponible et flexible pour travailler des quarts de travail variables, les fins de semaine et les jours feries, au besoin. Doit etre age d'au moins 18 ans et etre legalement capable de travailler au Canada. Maitrise du code federal du travail. Doit etre capable de soulever jusqu'a 30 kg au besoin. Capable de se conformer a un horaire de travail administratif et de travailler des heures prolongees au besoin. Capable de gerer le temps de travail de maniere tres efficace afin de terminer les taches en temps opportun. Capacite a travailler de sa propre initiative et sans supervision. Bonne attention aux details. Bon joueur d'equipe. Excellentes competences en planification organisationnelle et en administration Excellentes competences interpersonnelles avec la capacite de communiquer avec des personnes de differents niveaux et de differentes cultures geographiques et ethniques. Experience de travail dans un environnement occupe, parfois sous haute pression. * Experience de la gestion de travaux de nature confidentielle et sensible.