Job Description

Dans un monde qui change, des defis sans precedent exigent des talents inegales. Rejoignez l'un des Meilleurs Employeurs de Montreal 2025. Nous sommes une organisation dynamique et en pleine croissance dont l'etablissement principal est situe au centre-ville de Montreal et faisant partie d'un groupe financier international pleinement engage dans la construction d'un futur durable. A noter que le poste peut etre au sein de la Succursale canadienne de BNP Paribas ou de l'une de ses filiales basees a Montreal.

Le poste et le departement en un coup d'oeil

L'adjoint(e) a la direction fournit un soutien administratif aux equipes de la finance et de la fiscalite au Canada. De plus, la personne soutient les activites d'un ou de plusieurs cadres superieurs de la finance et de la fiscalite au Canada. Ce role participe en tant que membre du personnel de soutien administratif pour les activites du departement, y compris la planification de reunions, la planification d'evenements, la participation a l'engagement du personnel, la coordination des activites des visiteurs/invites et d'autres responsabilites generales.

Dans le detail

L'adjoint(e) a la direction est responsable des activites suivantes :


Fournir un soutien administratif de haut niveau pour le responsable de la plateforme de finance et de la fiscalite du Canada et un soutien auxiliaire au besoin au directeur financier du Canada et au responsable de l'equipe SMS
Gestion du calendrier - agenda complexe et planification de reunions dans tous les fuseaux horaires, y compris la planification generale, la resolution des conflits d'agenda et l'optimisation du temps du gestionnaire
Creation, edition et preparation de contenu tel que des lettres, des tableurs, des graphiques et des presentations, y compris :
la conception de visuels et images graphiques
l'utilisation de formulaires Microsoft pour les sondages et les commentaires, ainsi que la creation de rapports pour analyser les resultats


Coordination des arrangements de voyage (nationaux et internationaux) pour le responsable de la plateforme et les cadres superieurs au besoin, y compris les reservations de vols et d'hotels, l'agenda, la logistique et d'autres preparatifs de reunion
Gestion des depenses et soumission, liaison mensuelle avec l'equipe de gestionnaire d'affaire pour examiner les depenses d'entreprise transversales
Planification et coordination de la logistique pour les evenements internes/externes, tels que les reunions generales, les evenements d'equipes, les evenements du personnel sur place et hors site, les programmes d'apprentissage et de formation internes, les reunions avec les clients externes et toutes les autres exigences d'evenements ad hoc
Gestion de l'agenda et de la logistique pour les visiteurs (visites du personnel/gestionnaires, autorites fiscales, auditeurs, etc.)
Modification et distribution de rapports, de factures et de contrats ; assurer les approbations et les signatures en temps opportun
Maintenir des dossiers physiques et numeriques du departement a l'aide de diverses methodes de classement, de stockage, d'archivage et de recuperation.
Renouvellement, arrangement et distribution de fournitures departementales
Gestion des listes de distribution electroniques pour les equipes
Obtenir des devis de fournisseurs externes pour les evenements, en garantissant des prix competitifs et des services appropries
Mettre en oeuvre tous les projets ou taches raisonnables, selon les demandes du superviseur ou du gestionnaire.
Liaison avec le chef de cabinet de Finance et Fiscalite pour l'Amerique pour les projets transversaux du departement
Coedition et publication d'un bulletin bihebdomadaire avec le personnel, en garantissant la diffusion d'informations precises en temps opportun

L'adjoint(e) a la direction joue un role cle dans la facilitation de la vie quotidienne au bureau ou pendant les voyages des personnes qu'il assiste. Il doit etre considere comme la personne de confiance pour le soutien et la resolution rapide des problemes, pour l'equipe de gestion (en priorite) et le personnel (lorsque necessaire).


Conditions de travail : Ce poste prevoit des conditions de travail standard dans un bureau et un horaire de travail normal du lundi au vendredi.

Les atouts et competences qui vous feront reussir

Description des competences exigees

Education et experience:

Diplome universitaire ou superieur, avec une solide comprehension des principes et des processus pour fournir des services de soutien a la clientele et aux cadres superieurs. 5-10 ans d'experience prouvee en tant qu'adjoint(e) a la direction, soutenant les directeurs de departement ou les cadres dirigeants

Competences administratives:

Gestion de calendrier de niveau executif, gestion de reunions, gestion du temps, planification strategique des taches, gestion de voyages complexes, traitement des depenses, gestion de la communication et planification d'evenements.

Competences en communication et en relations interpersonnelles:

Notant que la grande majorite de notre clientele, tant interne qu'externe, est situee a l'exterieur du Quebec et du Canada, des exigences linguistiques particulieres peuvent s'appliquer. La connaissance de l'anglais et du francais est requise.
La personne sera en mesure de faire de l'ecoute active et a un sens clair de la communication, tant verbalement qu'a l'ecrit. La personne communiquera de maniere proactive, en anticipant les besoins de ses gestionnaires et en signalant les problemes au besoin - avec tact et avec une confidentialite stricte. Savoir faire preuve d'un excellent esprit d'equipe
Demontrez de la flexibilite et une approche positive face aux nouveaux projets et defis dans les initiatives transversales du departement.

Competences organisationnelles:

Avoir la capacite de gerer plusieurs taches simultanement et de prioriser le travail en fonction de l'impact potentiel. La personne est attentive aux details, flexible et apprecie les defis administratifs de soutenir des employes de niveau executif.

COMPETENCES TECHNIQUES

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Excellente maitrise de Word, PowerPoint et Excel, ainsi qu'en Microsoft Outlook.
Faire preuve d'initiative pour accomplir les taches rapidement et efficacement avec un haut degre de professionnalisme.
Faire preuve d'une excellente organisation, flexible et apprecie les defis administratifs de soutenir un departement de personnes et de programmes diversifies.
Connaissance des principes et des processus pour fournir des services a la clientele et personnels.
Competences en creativite liees aux activites de marketing et de communication.

Ce que l'on vous offre

En plus d'une remuneration competitive, nous vous offrons de nombreux avantages y compris un programme d'assurance famille et conjoint.e flexible, un regime de retraite a cotisations definies et des jours payes pour le benevolat. Des arrangements de travail hybrides sont disponibles pour la majorite des positions. Une presence au bureau est requise pour un minimum de 3 jours par semaine, une de ces journees doit etre un lundi et/ou un vendredi. BNP Paribas offre d'excellents programmes de formation et de developpement personnel, ainsi que des opportunites d'evolution au sein de l'entreprise et a l'international.


Pour en savoir plus sur notre gamme d'avantages, cliquez ici
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Ce que vous devez savoir

Nous examinerons les candidatures au fur et a mesure de leur arrivee, alors ne tardez pas a soumettre votre candidature
BNP Paribas s'engage pour l'accessibilite et l'inclusion. Dans le cadre du processus de recrutement, les besoins d'accommodements sont disponibles a tous moments pour les candidats. Vous allez avoir la chance de faire une demande d'accommodements lors de votre application.
Vous devez etre legalement admissible a travailler dans la grande region de Montreal et, s'il y a lieu, detenir un permis de travail ou d'etudes valide. La presence physique dans le(s) bureau(x) de BNP Paribas est un prerequis essentiel pour ce poste ;
Si vous etes selectionne.e pour un poste qui demande de travailler dans /pour l'industrie americaine des securites, vous devrez fournir vos empreintes digitales et serez sujet a des verifications d'antecedents additionnelles par l'entremise du FBI. BNP Paribas Securities Corporation est tenue de maintenir un programme de surveillance de la conduite de ses Personnes Associees; certaines de vos donnees personnelles seront transmises aux Etats-Unis d'Amerique et mis a disposition des regulateurs americains. Veuillez contacter BNPP pour plus d'informations; ou vous pouvez egalement trouver un apercu ici : 3110. Supervision FINRA.org
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La diversite, l'equite et l'inclusion (DE&I) au coeur de nos engagements :

Valoriser chaque employe.e de l'organisation en tant qu'individu et traiter tout le monde sur un meme pied d'egalite, nous permet de creer un environnement de travail qui valorise et respecte les personnes pour leurs talents, leurs aptitudes et leurs competences.


BNP Paribas recrute, emploie, forme, paye et promeut independamment de la race, de la religion, de la couleur, de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, du handicap, de l'age et autres statuts proteges (Loi sur l'equite et matiere d'emploi et la Loi canadienne sur les droits de la personne).


Pour en savoir plus sur nos engagements en termes de DE&I, cliquez-ici
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A propos de nous

BNP Paribas est la premiere banque de l'Union europeenne et un acteur bancaire international de premier plan. Present dans 63 pays, avec plus de 180 000 collaborateurs et collaboratrices, le Groupe detient des positions cles dans plusieurs domaines d'activite bancaires et de services financiers.


La mission de BNP Paribas est de contribuer a une economie responsable et durable en financant et en conseillant ses clients selon les normes ethiques les plus elevees, tout en nous efforcant de repondre aux preoccupations essentielles en matiere d'environnement, de developpement des territoires et d'inclusion sociale.


Depuis 1961, BNP Paribas au Canada accompagne les grandes entreprises et institutions canadiennes dans leur developpement d'affaires, en offrant une gamme complete de services financiers specialises et de produits d'investissement.


Avec plus de 1 400 employe.e.s, BNP Paribas au Canada continue d'attirer des experts de differents domaines, ainsi que des jeunes talents ambitieux du monde entier. Nous sommes fiers d'offrir a nos employe.e.s un milieu de travail enrichissant et international ou ilselles peuvent batir leur carriere professionnelle en perfectionnant leurs competences, en relevant des defis et en enrichissant leurs connaissances de l'industrie financiere.

Nos certifications et partenariats

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Bien que la description ci-dessus decrit la candidature ideale, nous encourageons les candidat.es a appliquer meme si les qualifications ne sont pas toutes remplies