Job Description

Description :
Vous aimez anticiper les besoins, garder les choses organisees et soutenir des dirigeants dynamiques ? Ce poste est fait pour vous. Joignez-vous a notre equipe comme adjoint(e) executif(ve) et contribuez a faconner l'avenir de l'optique dans l'est du pays. Nous recherchons un(e) adjoint(e) executif(ve) hautement organise(e), proactif(ve) et dote(e) d'un grand souci du detail pour fournir un soutien direct au Dr Frederic Marchand, VP de Visique et BonLook, et a son equipe.
Ce role strategique, expose a la haute direction nationale, est base a Montreal national.
Que ferez-vous ?

• Fournir un soutien en personne a Montreal, possibilite de 1 a 2 jour semaine en teletravail
• Gerer des calendriers complexes, planifier des reunions et coordonner les deplacements
• Preparer des presentations de niveau executif, des notes d'information et de la correspondance professionnelle
• Coordonner la preparation des documents et la logistique des reunions ( SLT, BU, OD, M&A, Conseil)
• Suivre les livrables, etablir les priorites des agendas et soutenir la planification strategique
• Coordonner les communications internes et externes au nom du VP
• Assurer la liaison avec les parties prenantes pour garantir des suivis et des alignements opportuns
• Fournir un soutien administratif et logistique tel que la coordination des reunions, la preparation des documents et la redaction de rapports
• Soutenir la planification des projets, maintenir les suivis d'actions et coordonner les echeanciers entre les equipes
• Agir en tant que point de contact pour le Comite des OD du Quebec, en assurant une communication et un suivi efficaces
• Planifier des reunions, des visites de cliniques, preparer des ordres du jour, distribuer des documents et rediger des comptes rendus et assurer le suivi des actions
• Soutenir les initiatives du comite liees au recrutement, a la retention, a l'innovation clinique et a l'alignement strategique
• Collaborer avec les parties prenantes cles en optometrie et en operations pour assurer la coherence entre les travaux du comite les priorites de l'entreprise
• Fournir un soutien administratif pour les projets de communication et d'engagement des OD a l'echelle de la province

En tant que candidat(e) retenu(e), vous avez :

• Le bilinguisme (Francais/Anglais) est necessaire pour communiquer quotidiennement avec les membres de l'equipe a travers le Canada
• Experience confirmee dans le soutien aux dirigeants dans un environnement dynamique et multi-parties prenantes.
• Competences organisationnelles et communicationnelles exceptionnelles en francais et en anglais tant a l'oral qu'a l'ecrit
• Maitrise avancee de la suite Microsoft Office, SharePoint, Teams et des outils de presentation
• Maitrise de Power BI pour la generation et l'interpretation de rapports
• Discretion et professionnalisme dans la gestion des informations confidentielles
• Capacite a faire preuve d'initiative, d'attention aux details et d'adaptabilite rapide
• Une personne organisee, proactive et orientee solution
• S'epanouit dans des environnements ambigus et a haute autonomie.
• Capacite a gerer plusieurs priorites tout en gardant une approche structuree
• Fort esprit d'equipe, restant connecte(e) et collaboratif(ve) a travers les roles et les emplacements

Les avantages de travailler a notre siege social:

• Un ensemble complet de recompenses totales, comprenant deux paires de lunettes et de verres gratuits par an
• Une culture de coaching qui favorise les opportunites de croissance et de developpement continus
• Une culture centree sur les personnes (mais les chiens sont egalement les bienvenus)
• Une organisation qui redonne au niveau local et national, et vous soutient dans cette demarche

Pourquoi nous rejoindre:
FYihealth group est la plus importante organisation de soins de sante diversifiee au Canada. Il comprend FYidoctors, Visique, BonLook et solis optics. Dirigee par des optometristes, geree de maniere professionnelle et axee sur le patient, l'organisation se concentre sur la fourniture de soins ophtalmologiques exceptionnels avec des produits et des services centres sur le patient. Notre objectif est d'ameliorer la qualite de la vie de nos patients. Nous sommes le fournisseur de soins ophtalmologiques qui connait la croissance la plus rapide au Canada grace a notre usine de fabrication de verres ophtalmiques et a notre centre de distribution qui appartiennent a des interets canadiens.
Au sein de FYihealth group, nos valeurs fondamentales sont la diversite, l'equite, l'inclusion et les occasions. Nous sommes fiers d'etre un employeur souscrivant au principe de l'egalite d'acces a l'emploi et nous sommes heureux de fournir des accommodements, le cas echeant, a tout moment du processus de demande. Si vous avez besoin d'un accommodement, veuillez en informer votre recruteur. Tous les renseignements sur les accommodements demeureront confidentiels et seront utilises pour assurer l'accessibilite pour les candidats et les membres de l'equipe.
Do you enjoy anticipating needs, staying organized, and supporting dynamic leaders? This role is made for you! Join our team as an Executive Assistant and help shape the future of optics in Eastern Canada.
We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Executive Assistant to provide direct support to Dr Frederic Marchand, VP Visique, BonLook, and team.
This strategic role, with exposure to the national executive team, is based in Montreal.
What Will You Be Doing?

• Providing in-person support at our Home Office in Montreal, with the possibility of 1-2 days per week working remotely
• Managing complex calendars, scheduling meetings, and coordinating travel arrangements
• Preparing executive-level presentations, briefing notes, and professional correspondence
• Managing document preparation and meeting logistics across key initiatives (ex. SLT, BU, OD, M&A, Board)
• Tracking deliverables, prioritizing agendas, and supporting strategic planning initiatives
• Coordinating internal and external communications on behalf of the VP
• Liaising with stakeholders to ensure timely follow-ups and alignment
• Providing administrative and logistical support such as meeting coordination, document preparation, and reporting
• Supporting project planning, maintaining action trackers, and coordinating timelines across teams
• Acting as the point of contact for the OD Committee of Quebec, ensuring effective communication and follow-up
• Scheduling meetings, clinic visits, preparing agendas, circulating materials, and documenting minutes and action items
• Supporting the committee's initiatives related to recruitment, retention, clinical innovation, and strategic alignment
• Collaborating with key stakeholders in optometry and operations to align committee efforts with business priorities
• Providing administrative support for province-wide OD communications and engagement projects

As The Successful Candidate You Have:

• Bilingualism (French/English) is required to communicate daily with team members across Canada
• Proven experience supporting senior leaders in a fast-paced, multi-stakeholder environment
• Exceptional organizational and communication skills in both French and English, spoken and written
• Advanced proficiency in Microsoft Office Suite, SharePoint, Teams, and various presentation tools
• Proficient in leveraging Power BI for generating and interpreting reports
• Professionalism and discretion when handling sensitive and confidential information
• Demonstrated initiative, strong attention to detail, and the ability to adapt quickly to changing priorities
• Ability to manage multiple priorities while maintaining a structured approach, highly organized, proactive and solution oriented, thriving in an ambiguous, high-autonomy environment
• Ability to foster relationships and collaboration across teams and locations

How You'll Benefit working at our Home Office:

• A comprehensive total rewards package, including two free pairs of glasses and lenses per year
• A coaching culture that fosters ongoing growth and development opportunities
• A people-first culture, (but dogs are also welcome)
• An organization that gives back locally and nationally, and supports you in doing so as well

Why You Should Join Us:
FYihealth group is Canada's leading diversified healthcare organization comprised of FYidoctors, Visique, BonLook, and solis optics. Doctor-led, professionally managed, and patient-focused, the organization concentrates on delivering outstanding eye care with patient-centric products and services. Our purpose is to enhance the lives of our patients. We are Canada's fastest-growing eye care provider with our Canadian-owned ophthalmic lens manufacturing facility and distribution center.
At FYihealth group, our core values are Diversity, Equity, Inclusion and Opportunity. We are proud to be an equal opportunity employer and are happy to provide accommodations, should they be required, at any point in the application process. If you require an accommodation, please let your recruiter know. All accommodation information will be kept confidential and used to ensure an accessible candidate experience and team member experience.

Skills Required