Job Description

Resume du poste :

Leader Auto Ressources (LAR) est une entreprise de taille moyenne qui opere avec l'esprit et l'agilite d'une petite organisation, toujours determinee a depasser ses limites dans l'industrie automobile. Cet environnement exige une grande flexibilite, adaptabilite et polyvalence.

L'adjoint(e) executif(ve) (AE) assure un soutien administratif complet au president-directeur general (PDG) ainsi qu'a l'ensemble de l'equipe de direction. L'AE agit egalement comme principal lien avec le conseil d'administration de Leader Auto Ressources et doit faire preuve de professionnalisme, de discretion et de confiance dans toutes ses interactions. Toutes les communications avec les membres du conseil d'administration se deroulent en anglais.

Le poste requiert une maitrise du francais et de l'anglais, ainsi qu'une capacite a travailler confortablement dans un environnement de travail principalement francophone, tout en produisant des communications professionnelles, orales et ecrites, dans les deux langues.

Responsabilites Principales

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Soutien executif :

Gerer l'agenda du PDG, y compris la planification de reunions, rendez-vous et deplacements. Preparer la correspondance, les rapports, presentations et autres documents en francais et en anglais, selon les besoins. Rediger et reviser des communications de haut niveau avec clarte, precision et discretion. Coordonner les reunions internes et externes en assurant une logistique irreprochable.
Lien avec le conseil d'administration :

Agir comme principal point de contact entre le PDG et le conseil d'administration de LAR. Preparer et distribuer les documents du conseil, ordres du jour et proces-verbaux (en anglais uniquement). Coordonner la logistique des reunions du conseil et assurer le suivi des actions. Maintenir une stricte confidentialite sur tous les sujets lies au conseil.
Soutien a l'equipe de direction :

Fournir une assistance administrative aux membres de la haute direction, selon les besoins. Appuyer les initiatives d'equipe, preparer la documentation et assurer le suivi des actions. Contribuer a la preparation et au suivi des comptes de depenses, budgets et autres documents financiers, incluant une utilisation avancee d'Excel pour l'analyse des rapports.
Gestion des relations :

Representer le PDG de maniere professionnelle aupres des parties prenantes internes et externes, incluant les concessionnaires-membres et les partenaires/fournisseurs cles (OEM). Gerer les communications et demandes entrantes avec courtoisie, reactivite et sens des priorites. Communiquer efficacement avec le personnel en francais et en anglais.
Projets speciaux et polyvalence :

Effectuer des recherches et preparer des documents de synthese. Prendre en charge des mandats speciaux et gerer les priorites changeantes avec initiative et flexibilite. Contribuer au besoin au soutien des objectifs de LAR en matiere d'excellence et d'amelioration continue.

Qualifications et exigences :

Bilinguisme parfait (francais et anglais), avec d'excellentes competences orales et ecrites dans les deux langues. A l'aise dans un environnement de travail principalement francophone. Minimum de 5 ans d'experience en soutien executif aupres de cadres de direction superieurs, idealement au sein d'une entreprise de taille moyenne ou entrepreneuriale. Aptitude demontree a interagir efficacement, avec tact et confiance, aupres des membres du conseil, hauts dirigeants, partenaires et clients. Hautement organise(e) et axe(e) sur les details, avec une capacite a gerer plusieurs priorites et echeanciers dans un environnement dynamique. Maitrise avancee de la suite Microsoft Office, en particulier Excel, pour la preparation et le suivi des rapports de depenses et documents connexes. Excellentes competences en redaction, revision et correction en francais et en anglais. Capacite a traiter de l'information sensible avec le plus haut degre de discretion et de confidentialite. Professionnalisme, jugement avise et approche proactive. Flexibilite, adaptabilite et volonte de prendre des initiatives dans un environnement en constante evolution.
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Job Summary

Leader Auto Resources (LAR) is a mid-size company that operates with the spirit and agility of a small company, always striving to punch above its weight in the automotive industry. This environment requires exceptional flexibility, adaptability, and versatility.

The Executive Assistant (EA) provides comprehensive executive support to the President & CEO and the broader management team. The EA serves as a key liaison to the Board of Directors of Leader Auto Resources and must demonstrate professionalism, discretion, and confidence in all interactions. All communications with Board members are conducted in English.

The role requires fluency in both French and English, with the ability to work comfortably in a primarily French-speaking office environment, while producing professional written and spoken communications in both languages.

Key Responsibilities

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Executive Support

Manage the President & CEO's calendar, including scheduling meetings, appointments, and travel arrangements. Prepare correspondence, reports, presentations, and other documents in both French and English as appropriate. Draft and edit high-level communications with clarity, accuracy, and discretion. Coordinate internal and external meetings, ensuring all logistical details are handled seamlessly.
Board of Directors Liaison

Act as the main point of contact between the President & CEO and the Board of Directors of Leader Auto Resources. Prepare and distribute Board materials, agendas, and minutes in English only. Coordinate Board meeting logistics and follow-up actions. Maintain strict confidentiality around all Board matters.
Management Team Support

Provide administrative assistance to members of the senior management team as required. Support team initiatives, prepare materials, and track action items. Assist with preparation and tracking of expense reports, budgets, and other financial documents, including advanced use of Excel for analysis and reporting.
Relationship Management

Serve as a professional representative of the President & CEO in interactions with internal and external stakeholders, including dealer-shareholders and key supply partners and OEMs. Handle incoming communications and requests with courtesy, responsiveness, and appropriate prioritization. Communicate effectively with staff in both French and English.
Special Projects & Versatility

Undertake research and prepare briefing materials. Manage special assignments and evolving priorities with flexibility and initiative. Contribute wherever needed to support LAR's commitment to excellence and continuous improvement. Prepare correspondence, reports, presentations, and other documents in both French and English as appropriate. Draft and edit high-level communications with clarity, accuracy, and discretion. Coordinate internal and external meetings, ensuring all logistical details are handled seamlessly.

Qualifications & Requirements

Fluently bilingual in French and English, with excellent oral and written skills in both languages. Comfortable working in a primarily French-speaking environment. Minimum 5 years of experience supporting C-suite executives, preferably in a mid-size or entrepreneurial organization. Demonstrated ability to interact effectively, tactfully, and confidently with Board members, senior executives, partners, and clients. Highly organized and detail-oriented, with proven ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced setting. Advanced proficiency in Microsoft Office Suite, especially Excel for preparation and tracking of expense reports and related documentation. Strong writing, editing, and proofing skills in both French and English. Ability to handle sensitive information with the highest degree of discretion and confidentiality. Professionalism, sound judgment, and a proactive approach. Flexibility, adaptability, and willingness to take initiative in a dynamic environment where responsibilities may evolve.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

Assurance Dentaire Assurance Invalidite Assurance Maladie Complementaire Assurance Vie Assurance Vision Conges payes Cotisation egale au REER Evenements d'Entreprise Stationnement sur place
Lieu du poste : En presentiel