Job Description

But du poste

Sous la supervision du responsable des finances et de la direction, l'adjoint de projets et comptabilite assure la gestion rigoureuse des operations comptables et administratives, notamment le suivi des comptes recevables, la facturation, ainsi que le soutien a l'equipe de comptabilite et a la direction. Elle contribue activement a la saine gestion financiere et a l'amelioration continue des processus administratifs de l'entreprise. De plus, elle veille au bon fonctionnement quotidien du bureau de Boisbriand et a l'accueil des visiteurs. Ce role polyvalent allie rigueur administrative, sens de l'organisation et service a la clientele.

Taches et responsabilites

Soutien aux projets

Effectuer la facturation mensuelle en collaboration avec les charges de projet. Ouvrir les dossiers de projets et preparer les offres de services. Assurer le suivi de certaines taches administratives ou techniques liees aux projets. Gerer l'acces aux courriels et aux calendriers partages de membres cles de l'equipe. Distribuer les dessins techniques aux equipes de Boisbriand selon les besoins. Rediger divers documents administratifs lies aux projets (lettres, communications officielles, etc.). Mettre en forme les documents tels que rapports, devis, estimations et autres livrables. Effectuer l'archivage electronique du superieur immediat
Soutien dans diverses taches administratives (ex :Feuille de temps)

Facturation et comptes recevables

Preparer, verifier et emettre les factures clients selon les contrats et ententes etablies. Assurer l'exactitude des donnees (codes de projet, taux horaires, extras, taxes applicables, etc.). Effectuer les ajustements requis en cas de corrections ou credits. Maintenir a jour les dossiers de facturation et produire les rapports de suivi. Effectuer le suivi des encaissements. Preparer et transmettre les etats de compte aux clients. Effectuer les suivis aupres des clients en retard de paiement de facon professionnelle. Collaborer avec l'equipe de gestion de projets et la direction pour resoudre les litiges lies a la facturation.

Comptabilite generale

Proceder aux taches relatives recevables.

Effectuer l'entree des donnees, le traitement et la creation de rapports comptables informatises.

Produire des releves de conciliation et d'encaissement.

Generer les bordereaux de depots et effectuer les ecritures dans le systeme comptable.

Classer, numeriser et archiver les documents financiers.

Coordination du bureau - Boisbriand

Gerer les achats d'epicerie pour le bureau (collations, cafe, etc.). Assurer le suivi avec la compagnie d'entretien menager et la proprete generale des lieux. Maintenir les inventaires de fournitures de bureau et de materiel informatique a jour. Verifier, trier et distribuer le courrier quotidiennement. Gerer l'accueil des visiteurs avec professionnalisme et courtoisie. Surveiller et gerer l'inventaire des plats congeles a disposition du personnel. Participer a l'organisation d'activites internes (fetes, evenements d'equipe, anniversaires, etc.). Veiller au bon fonctionnement de la cuisine : demarrer/vider le lave-vaisselle et entretenir les equipements en debut et fin de journee.

Qualites requises

DEP ou DEC en bureautique, administration, comptabilite ou tout domaine connexe.

Minimum 3 ans d'experience dans un poste similaire, idealement en genie, construction ou secteur technique.

Excellente maitrise du francais a l'ecrit et a l'oral.

Bonne connaissance des outils bureautiques (Suite Microsoft, Outlook, Adobe Acrobat).

Sens de l'organisation, rigueur et polyvalence.

Capacite a gerer plusieurs priorites a la fois dans un environnement dynamique.

Esprit d'equipe, discretion, et souci du service client.

Conditions de travail

L'adjoint de projets a des semaines regulieres de travail a temps complet (37,5hrs), selon entente avec le chef d'equipe. Il peut occasionnellement faire du temps supplementaire en cas de charge importante de travail, avec un horaire journalier en presentiel.

Veuillez noter que la formation pour ce poste se deroulera en partie au bureau de Sainte-Adele, jusqu'a concurrence de trois jours par semaine. La personne retenue devra etre disponible pour se deplacer pendant une periode d'au moins trois mois.

Job Types: Full-time, Permanent

Benefits:

Casual dress Company events Dental care Disability insurance Discounted or free food Employee assistance program Flexible schedule Life insurance On-site parking Paid time off RRSP match Vision care Wellness program
Work Location: In person