Job Description

L\xe2\x80\x99Ordre des pharmaciens du Qu\xc3\xa9bec est \xc3\xa0 la recherche d\xe2\x80\x99un(e) adjoint(e) de direction pour occuper un poste permanent \xc3\xa0 la direction de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9volution organisationnelle et des talents. Ce que vous pourrez r\xc3\xa9aliser \xc3\xa0 ce poste Relevant de la directrice principale de la direction de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9volution organisationnelle et des talents, l\xe2\x80\x99adjoint(e) de direction assume diverses t\xc3\xa2ches administratives de nature vari\xc3\xa9e et complexe aupr\xc3\xa8s de sa direction, qui lui sont confi\xc3\xa9es par, soit la directrice g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale, la directrice principale de la direction de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9volution organisationnelle et des talents ainsi que le pr\xc3\xa9sident de l\xe2\x80\x99Ordre. \xc3\x80 ce titre, il (elle) planifie et coordonne la logistique li\xc3\xa9e \xc3\xa0 la pr\xc3\xa9paration des comit\xc3\xa9s organis\xc3\xa9s par la direction g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale, dont le conseil d\xe2\x80\x99administration, le comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif, ainsi que le comit\xc3\xa9 de direction. Plus sp\xc3\xa9cifiquement, vous r\xc3\xa9aliserez les fonctions suivantes\xc2\xa0: Activit\xc3\xa9s li\xc3\xa9es au comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif et au conseil d\xe2\x80\x99administration : pr\xc3\xa9paration documentaire et logistique des rencontres en respectant les d\xc3\xa9lais

• Solliciter les interlocuteurs afin d\xe2\x80\x99obtenir les sujets et les documents;
• Pr\xc3\xa9parer les ordres du jour en collaboration avec les personnes pertinentes;
• Relire les annexes;
• Pr\xc3\xa9parer les rapports de la directrice g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale et du pr\xc3\xa9sident de l\xe2\x80\x99Ordre;
• Coordonner l\xe2\x80\x99organisation des r\xc3\xa9unions, s\xe2\x80\x99assurer que les \xc3\xa9quipements n\xc3\xa9cessaires sont disponibles et fonctionnels;
• Assister aux s\xc3\xa9ances, r\xc3\xa9diger le proc\xc3\xa8s-verbal et effectuer les suivis en d\xc3\xa9coulant;
• Effectuer tout suivi aupr\xc3\xa8s des administrateurs, avec diligence.
• R\xc3\xa9aliser des t\xc3\xa2ches sp\xc3\xa9cifiques au comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif et au conseil d\xe2\x80\x99administration.

• Tenir \xc3\xa0 jour le tableau des comit\xc3\xa9s;
• Pr\xc3\xa9parer la nomination annuelle des membres de comit\xc3\xa9s (appels de candidature) en collaboration avec la directrice g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale et le pr\xc3\xa9sident de l\xe2\x80\x99Ordre;
• Effectuer tout suivi connexe aux nominations;
• Organiser et participer \xc3\xa0 la rencontre des secr\xc3\xa9taires de comit\xc3\xa9s;
• Assurer le lancement et le suivi de la reddition des comptes annuelle des comit\xc3\xa9s.

• Coordonner l\xe2\x80\x99organisation des r\xc3\xa9unions hebdomadaires, s\xe2\x80\x99assurer que les \xc3\xa9quipements n\xc3\xa9cessaires sont disponibles et fonctionnels;
• Planifier et g\xc3\xa9rer les salles, repas et les collations, le cas \xc3\xa9ch\xc3\xa9ant;
• Assister aux rencontres pour la prise de notes.

• R\xc3\xa9diger les lettres de f\xc3\xa9licitations et de remerciements selon la proc\xc3\xa9dure usuelle;
• Relire les rapports, m\xc3\xa9moires et pr\xc3\xa9sentations, v\xc3\xa9rifier les informations au besoin et revoir la mise en page des rapports;
• Toute autre t\xc3\xa2che connexe (liste non exhaustive).

• Recevoir et orienter les appels et accueillir les visiteurs;
• S\xe2\x80\x99assurer du suivi des correspondances et courriels re\xc3\xa7us.

• G\xc3\xa9rer et/ou planifier les demandes de rencontres externes et internes;
• Organiser la logistique des rencontres, les d\xc3\xa9placements et les voyages d\xe2\x80\x99affaires.

• Saisir les comptes de d\xc3\xa9penses;
• R\xc3\xa9diger des proc\xc3\xa9dures de travail des t\xc3\xa2ches existantes;
• Proposer des am\xc3\xa9liorations et r\xc3\xa9viser les proc\xc3\xa9dures en place.

• Participer aux r\xc3\xa9unions interdirections;
• Participer \xc3\xa0 la r\xc3\xa9daction des proc\xc3\xa9dures des autres directions et/ou apporter ses commentaires lorsque sollicit\xc3\xa9;
• Apporter son soutien technique et informatique (connaissance approfondie logiciels).

• DEC en administration, bureautique ou tout autre domaine pertinent et une exp\xc3\xa9rience minimale de 5 ans dans une fonction similaire; OU
• DEP en bureautique, secr\xc3\xa9tariat ou tout autre domaine pertinent et une exp\xc3\xa9rience minimale de 15 ans dans une fonction similaire;
• Connaissance du milieu de la sant\xc3\xa9, un atout;
• Connaissance g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale des r\xc3\xa8glements en lien avec la mission de l\xe2\x80\x99Ordre, un atout;
• Connaissance du syst\xc3\xa8me professionnel ou d\xe2\x80\x99organismes de r\xc3\xa9glementation, un atout;
• Excellente ma\xc3\xaetrise du fran\xc3\xa7ais et de l\xe2\x80\x99anglais, tant a\xcc\x80 l\xe2\x80\x99oral qu\xe2\x80\x99a\xcc\x80 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9crit;
• Excellente ma\xc3\xaetrise de la Suite Office et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint);
• Autonomie, initiative et sens des responsabilit\xc3\xa9s, adaptabilit\xc3\xa9;
• Communication verbale, tact et diplomatie, travail d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe;
• R\xc3\xa9solution de probl\xc3\xa8mes, gestion des priorit\xc3\xa9s et souci du d\xc3\xa9tail.