Job Description

Milieu de travail

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Le

Departement de management

s'appuie sur l'expertise de plus de 50 professeurs d'horizons disciplinaires divers (management, strategie, sociologie, psychologie, leadership, environnement et responsabilite sociale des entreprises, etc.). Il porte un heritage de plus de 50 ans d'engagement pour une haute qualite tant en enseignement et innovation pedagogique qu'en recherche. Le Departement propose une large selection de cours a divers niveaux d'etudes (MBA, B.A.A., M. Sc., doctorat, etc.). Le Departement possede aussi plusieurs chaires de recherche.

Role et responsabilites

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L'adjoint ou l'adjointe aux activites professorales

offre du soutien administratif au corps professoral et au personnel d'enseignement du departement. Cette personne travaille en collaboration avec l'equipe des adjointes afin d'assurer un soutien efficace aux activites pedagogiques et administratives de son secteur.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :


Voit a l'organisation materielle des cours :



o Informe le corps professoral et le personnel d'enseignement des procedures a suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de revision d'examens et assure l'organisation materielle de leurs cours;


o Cree et met a jour les sites de cours Zone Cours;


o Commande le materiel pedagogique selon les dates butoirs de la COOP. Rend disponible les documents (Preparer et distribue recueils quiz, plans de cours et autres documents pedagogiques) aupres de la communaute etudiante concernee, par impression ou diffusion electronique;


o Effectue les declarations de droits d'auteur;


o Assure le suivi dans la preparation des examens (montage, lecture, correction, mise en page) pour fin d'impression selon l'horaire prevu par le registrariat et planifie les remises de travaux, tests et quiz sur ZoneCours;


o Assure le suivi des demandes d'absences motivees, cas speciaux, examens differes ou examens differents.


Participe, en collaboration avec l'adjointe de direction, au suivi de certaines activites budgetaires, de recherche et d'enseignement.


Contribue, en collaboration avec l'adjointe de direction, au processus d'engagement et de promotion du corps professoral en appuyant l'organisation des dossiers.


Lors de nouvelles embauches du corps enseignant ou lors de sejours de professeurs visiteurs ou autres, s'assure de l'attribution des bureaux et de la logistique inherente a ces processus.


Contribue au soutien administratif a la direction du departement, selon les besoins requis et a la demande de l'adjointe de direction.


Recoit les visiteurs, fournit les renseignements d'ordre courant ou relevant de sa competence :



o Obtient le plus d'informations possible avant de transmettre les messages.


o Prepare la synthese de problemes ou de questions complexes, achemine les reponses obtenues et s'enquiert du suivi.


De facon proactive, rappelle les delais et les dates butoirs aux personnes concernees et prepare les documents en conformite avec les echeanciers des autres unites de l'Ecole.


Prepare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondages, presentations, rapports...); compile des donnees, saisit les textes, les corrige, et prepare la mise en page selon les specifications demandees. Transcrit et corrige des textes, en langue francaise et en langue anglaise.


Prepare les releves de depenses des professeurs et des invites externes et assure le suivi aupres du service de comptabilite et tresorerie.


Traite et assure le suivi des procedures administratives internes de HEC Montreal (demandes d'autorisation d'engagement pour les etudiants canadiens et internationaux, demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel, demandes de bourse, demandes d'achats et tout autre formulaire interne a HEC Montreal).


Aide les membres du corps enseignant en repondant a leurs demandes de support liees aux ressources pedagogiques, a l'organisation des cours et a l'utilisation des outils numeriques.


Assiste le corps enseignant dans la realisation de leurs activites et divers projets.



o Prepare les dossiers et assure l'organisation logistique des reunions de coordination, de salons ou autres.


o Voit a l'organisation logistique des seminaires et autres activites du departement (remboursement des depenses, reservation chambre d'hotel, reservation de salles, etc.).


o Assure la correspondance, le suivi administratif, la recherche et la cueillette d'information pour divers documents.


Participe a l'amelioration et a l'automatisation des processus de travail de son equipe. Documente, met a jour et assure le suivi des procedures relatives aux activites de son secteur de travail.


Verifie l'inventaire et procede aux achats des fournitures de bureau.


Tient a jour le systeme de classement normalise en vigueur a HEC Montreal. Procede a l'elagage et a l'archivage des dossiers semi-actifs.


Soumet a l'adjointe de direction et/ou a la direction de son departement tout dossier requerant une attention particuliere; execute toute autre tache demandee par la direction, ou requise pour maintenir et ameliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherche

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Diplome d'etudes professionnelles en secretariat et un minimum de quatre annees d'experience de travail pertinente


Excellente connaissance de la langue francaise, parlee et ecrite


Tres bonne connaissance de la langue anglaise, parlee et ecrite


La langue principale d'enseignement a HEC Montreal est le francais. Certains cours et programmes sont offerts en anglais. La connaissance de l'anglais est requise pour l'organisation des cours en cette langue et pour la communication avec la clientele etudiante non francophone.


Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant (ex. : Office 365, Excel, Teams, SharePoint, etc.)


Connaissances des outils necessaires a la creation et a la mise a jour de pages Web, tels que ZoneCours


Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira


Autonomie, initiative et debrouillardise


Habiletes dans les relations interpersonnelles


Discretion


Capacite de travailler sous la direction de plusieurs personnes


Aptitude a travailler en equipe


Capacite de travailler sur plusieurs dossiers simultanement et a l'interieur de delais restreints


Diplome d'etudes collegiales en techniques administratives ou dans une discipline appropriee (atout)


Connaissance du milieu universitaire (atout)

Avantages

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23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Regime de retraite a prestations determinees


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.