Job Description

Adjoint administratif- Receptionniste

Resume du poste

Relevant de la Cheffe de l'administration, l'assistant administratif est le premier point de contact pour les appels entrants et les visiteurs. Il assure le soutien administratif global du bureau et collabore etroitement avec les departements des ventes, de la comptabilite et des ressources humaines.

Responsabilites principales

Soutien a la reception et administration generale

Repondre a la ligne principale, fournir l'information, prendre et transmettre les messages. Accueillir les visiteurs en respectant les protocoles et offrir un service professionnel (incluant boissons au besoin). Gerer le courrier entrant et sortant, les timbres, ainsi que la distribution interne. Organiser et maintenir la salle de conference, la cafeteria et les espaces communs. Gerer l'inventaire et les commandes de fournitures de bureau et d'accueil (incluant les articles pour evenements et visiteurs). Mettre a jour les bases de donnees et assurer le classement courant des documents. Imprimer et consolider les itineraires de production et documents techniques. Effectuer la traduction ou la mise en forme de documents, relier du contenu marketing.

Soutien ventes et comptabilite (AR/AP)

Saisir les commandes dans l'ERP (Profit Key) et classer les accuses de reception. Preparer et envoyer les factures clients Classer les factures AR/AP. Envoyer les cheques et assurer les depots/remises bancaires (Canada/Etats-Unis). Apporter un soutien lors des clotures de fin d'annee.

Soutien aux ressources humaines (RH)

Effectuer la recherche de candidats sur diverses plateformes. Planifier les entrevues et gerer les candidatures. Numeriser et classer les dossiers RH et documents d'employes. Participer a l'organisation et au maintien de l'archivage

Competences et qualifications requises

Minimum 2 ans d'experience dans un poste similaire. Bilinguisme francais/anglais, a l'oral comme a l'ecrit. Maitrise de MS Office, avec experience des systemes ERP (Profit Key est un atout). Excellentes aptitudes organisationnelles et attention au detail. Capacite a gerer plusieurs priorites avec professionnalisme et autonomie. Polyvalence, esprit d'equipe et bon jugement. Sens du service a la clientele et habiletes interpersonnelles developpees. Ponctualite et fiabilite.
*Veuillez noter que l'usage du masculin dans l'ecriture du titre du poste ci-haut n'est utilise qu'a des fins de referencement

Administrative Assistant - Receptionist

Job Summary

Reporting to the Chief Administrative Officer, the Administrative Assistant-receptionist serves as the first point of contact for incoming calls and visitors. This role provides overall administrative support for the office and works closely with the Sales, Accounting, and Human Resources departments.

Key Responsibilities

Reception and General Administrative Support

Answer the main phone line, provide information, take messages, and forward them as needed. Greet visitors according to company protocols and provide professional service. Manage incoming and outgoing mail, postage, and internal distribution. Organize and maintain conference rooms, the cafeteria, and common areas. Manage office and hospitality supplies inventory and orders (including items for events and visitors). Maintain and update physical databases, ensuring current documents are properly filed Translate, format, or bind documents, including marketing materials.

Sales and Accounting Support (AR/AP)

Enter sales orders into the ERP system (Profit Key), email clients and file order acknowledgments. Print production order documentation associated with sales orders entered and attach technical drawings Send checks and handle bank deposits (Canada/USA). Provide support during year-end financial closing.

Human Resources (HR) Support

Facilitate walk in job applicants Conduct candidates search on various platforms. Schedule interviews and manage applications. Scan and file HR records and employee documents. Assist in organizing and maintaining HR archives (including annual file clean-outs and setup).

Skills and Qualifications

Minimum of 2 years of experience in a similar role. Bilingual in French and English, both spoken and written. Skilled in MS Office; experience with ERP systems, with Profit Key considered an asset Excellent organizational skills and attention to detail. Ability to manage multiple priorities professionally and independently. Versatile, team-oriented, and demonstrates good judgment. Strong customer service orientation and interpersonal skills. Punctual and reliable.
Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, Permanent

Remuneration: Jusqu'a 1,00$ par an

Avantages:

Assurance Invalidite Assurance Vie Conges payes Programmes de Bien-etre Regime de retraite Regimes de participation aux benefices Stationnement sur place Tenue Decontractee
Experience:

administration: 2ans (Obligatoire)
Lieu du poste : En presentiel

Date de debut prevue: 2025-09-02