Job Description

Qui sommes-nous?

Le CAIJ est l'incontournable ressource de savoir juridique pour tous les professionnels du droit au Quebec. En plus d'offrir un acces a la plus riche collection en information juridique et aux outils de pratique les plus pertinent par l'entremise de son site Internet et son reseau de 43 bibliotheques en palais de justice, il offre un accompagnement personnalise et un service de formation a ses membres.

Depuis plus de 20 ans, nous sommes au coeur de la communaute juridique. Nous pronons la diversite, l'inclusion et l'appartenance. Nous aspirons a creer des equipes performantes et multidisciplinaires, et ce, au benefice de nos membres ainsi que de nos partenaires.

Le service a la clientele fait partie de ton ADN? Relever des defis ne te fait pas peur? Joins-toi a une equipe multidisciplinaire qui assiste ses membres a travers l'ensemble des ressources informationnelle que le CAIJ possede.

Sommaire de la fonction

Sous la responsabilite de la Directrice aux Affaires juridiques et aux Ressources humaines, en etroite collaboration avec la Directrice generale, l'Adjoint.e administratif.ve a la Direction generale assure une presence de premiere ligne aupres des membres de la Direction generale et du Conseil d'administration. Il.Elle prend en charge la gestion logistique liee a l'organisation et a la participation aux evenements de la communaute juridique. Il.Elle effectue egalement des taches de nature clericale pour l'ensemble de l'organisation.

Taches et responsabilites principales

CONSEIL D'ADMINISTRATION ET DIRECTION GENERALE

Effectuer la gestion du calendrier de rendez-vous de la Directrice generale et du Conseil d'administration ; Coordonner les aspects logistiques (ex. : envoi de communications, reservations d'hebergement, de salles de reunion et de repas, etc.) et assurer le suivi des activites de la communaute juridique auxquelles les membres du Conseil d'administration, de la Direction generale et des employe.es participent (ex. : formations, colloques, congres, rentree judiciaire, etc.); Rediger, formater et envoyer les documents (ex. : correspondances, notes de reunions, rapports, presentations Powerpoint, formulaires, guides, tableaux, budgets, demande de partenariat et de subventions, etc.) necessaires aux rencontres avec des partenaires et aux reunions du Conseil d'administration et de ses comites;

COORDINATION

Accomplir les activites liees a la reception et a l'expedition du courrier; Coordonner et effectuer les commandes de fournitures et de materiel pour les differents services de l'organisation; Assurer le suivi des appels provenant des membres, des partenaires et des associations de la communaute juridique; Effectuer les suivis et gerer les aspects logistiques de differentes activites, projets et d'evenements a l'interne; Assurer la coordination (ex. : reservation de salles, suivi des amenagements, etc.) et la proprete des espaces de travail (ex. : rangement des aires communes de travail, decoration de la reception, etc.); Accomplir toute autre tache connexe selon les besoins de l'organisation.

Qualifications et competences

Diplome d'etudes collegiales en administration, bureautique, en techniques juridiques ou domaine connexe; Minimum de 5 ans d'experience pertinente a titre d'adjoint.e administratif.ve ou d'adjoint.e juridique; Excellente aptitude a gerer des informations confidentielles avec professionnalisme; Connaissance du milieu juridique (atout); Tres bonne connaissance de la langue francaise (parlee et ecrite); Bonne connaissance de la langue anglaise parlee (atout); Sens de l'organisation et de la coordination, capacite d'initiative et de prise en charge des dossiers, proactivite dans l'identification des problemes et la recherche de solutions, a l'aise dans le travail autonome ; Excellent service client.

Particularites

Disponibilite a travailler en presentiel (5 jours par semaine) a Montreal; Deplacements occasionnels a travers le Quebec dans le cadre d'evenements et de rencontres du Conseil d'administration;
Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Heures prevues: 35 par semaine

Avantages:

Assurance Invalidite Programme d'Aide aux Employes Regime de retraite Travail a domicile
Lieu du poste : En presentiel