Adjointe administrative, adjoint administratif au Secr\xc3\xa9tariat g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et vice-rectorat \xc3\xa0 la vie \xc3\xa9tudiante

Choisir l\xe2\x80\x99UQAR, c\xe2\x80\x99est choisir une universit\xc3\xa9 humaine o\xc3\xb9 la r\xc3\xa9ussite est une priorit\xc3\xa9. C\xe2\x80\x99est \xc3\xa9galement la possibilit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99avoir un impact dans sa communaut\xc3\xa9, de contribuer au d\xc3\xa9veloppement social de sa r\xc3\xa9gion et de pouvoir b\xc3\xa9n\xc3\xa9ficier d\xe2\x80\x99une qualit\xc3\xa9 de vie incomparable.

\xc3\x8atre membre du personnel de l\xe2\x80\x99UQAR, c\xe2\x80\x99est faire partie d\xe2\x80\x99une \xc3\xa9quipe collaborative, avoir l\xe2\x80\x99occasion de relever des d\xc3\xa9fis stimulants, mettre \xc3\xa0 profit ses comp\xc3\xa9tences et \xc3\xa9voluer dans un environnement de travail sain et agr\xc3\xa9able.

Description et exigences de l\'emploi

Sous la responsabilit\xc3\xa9 du secr\xc3\xa9taire g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et vice-recteur \xc3\xa0 la vie \xc3\xa9tudiante, en plus des t\xc3\xa2ches habituellement confi\xc3\xa9es \xc3\xa0 une adjointe administrative ou un adjoint administratif, cette personne assure un support administratif \xc3\xa0 son sup\xc3\xa9rieur. Elle voit \xc3\xa0 l\'organisation mat\xc3\xa9rielle et fonctionnelle du bureau. Elle effectue des recherches, maintient des syst\xc3\xa8mes de suivi et de contr\xc3\xb4le et assure la bonne marche du bureau.

Exigences reli\xc3\xa9es \xc3\xa0 l\'emploi :
Dipl\xc3\xb4mes d\'\xc3\xa9tudes professionnelles en secr\xc3\xa9tariat ou un programme \xc3\xa9quivalent reconnu par l\'autorit\xc3\xa9 comp\xc3\xa9tente;
Dix (10) ann\xc3\xa9es d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience pertinente, dont cinq (5) ann\xc3\xa9es \xc3\xa0 titre de secr\xc3\xa9taire de direction ou l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quivalent;
Excellente connaissance de la langue fran\xc3\xa7aise et des technologies applicables \xc3\xa0 son champ d\xe2\x80\x99activit\xc3\xa9s;
Esprit d\xe2\x80\x99initiative, aptitudes manifestes dans les relations avec le public et dans les processus et m\xc3\xa9thodes d\xe2\x80\x99organisation interne de bureau, tr\xc3\xa8s grande discr\xc3\xa9tion et disponibilit\xc3\xa9;
Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise \xc3\xa9crite et parl\xc3\xa9e serait un atout.

T\xc3\xa2ches et responsabilit\xc3\xa9s principales :
Cette personne :
Accueille le personnel, les visiteurs, s\'informe du motif de leur visite et r\xc3\xa9pond \xc3\xa0 leur demande dans les limites de ses fonctions. Oriente les personnes dont le probl\xc3\xa8me peut \xc3\xaatre r\xc3\xa9gl\xc3\xa9 par une autre autorit\xc3\xa9 et fixe les rendez-vous si, \xc3\xa0 son avis, il est n\xc3\xa9cessaire de rencontrer le secr\xc3\xa9taire g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et vice-recteur \xc3\xa0 la vie \xc3\xa9tudiante (SGVRVE).
Re\xc3\xa7oit, filtre les appels t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques, en d\xc3\xa9termine les priorit\xc3\xa9s. R\xc3\xa9pond aux questions relevant de sa comp\xc3\xa9tence ou transf\xc3\xa8re les communications aux personnes concern\xc3\xa9es.
Travaille en \xc3\xa9troite collaboration avec le personnel des unit\xc3\xa9s administratives relevant du secr\xc3\xa9tariat g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et vice-rectorat \xc3\xa0 la vie \xc3\xa9tudiante.
D\xc3\xa9pouille le courrier, en assure le suivi et r\xc3\xa9pond elle-m\xc3\xaame \xc3\xa0 certaines correspondances.
Pr\xc3\xa9pare la correspondance pour la soumettre \xc3\xa0 la signature du secr\xc3\xa9taire g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et vice-recteur \xc3\xa0 la vie \xc3\xa9tudiante. Pr\xc3\xa9pare des projets de r\xc3\xa9ponse sur des sujets plus complexes qu\'elle lui soumet pour avis et signature.
Assure le suivi r\xc3\xa9gulier des courriels re\xc3\xa7us.
Assure le suivi de l\'agenda et prend les dispositions s\'y rattachant. Fait les r\xc3\xa9servations, coordonne les itin\xc3\xa9raires, organise les r\xc3\xa9unions, pr\xc3\xa9pare les documents, \xc3\xa9tablit l\'horaire et r\xc3\xa9serve les locaux.
Pr\xc3\xa9pare les dossiers n\xc3\xa9cessaires aux r\xc3\xa9unions, pr\xc3\xa9pare les convocations, collige les informations requises et informe les participants des suivis d\xc3\xa9coulant de ces r\xc3\xa9unions.
Effectue les recherches n\xc3\xa9cessaires en vue de la pr\xc3\xa9paration de dossiers. Fait le suivi des d\xc3\xa9cisions prises par le secr\xc3\xa9taire g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et vice-recteur \xc3\xa0 la vie \xc3\xa9tudiante et prend les mesures appropri\xc3\xa9es afin d\'en assurer la r\xc3\xa9alisation. S\'assure que les dossiers en suspens soient soumis \xc3\xa0 nouveau au SGVRVE au moment opportun.
Seconde le vice-recteur dans certaines t\xc3\xa2ches administratives et l\'assiste dans le suivi budg\xc3\xa9taire de son unit\xc3\xa9.
R\xc3\xa9pond elle-m\xc3\xaame aux diverses demandes de renseignements relevant de sa comp\xc3\xa9tence dans le respect des lois, r\xc3\xa8glements, politiques et proc\xc3\xa9dures en vigueur.
Proc\xc3\xa8de \xc3\xa0 la relecture, \xc3\xa0 la correction et \xc3\xa0 la mise en forme des diff\xc3\xa9rents documents qui lui sont soumis.
Tient \xc3\xa0 jour avec c\xc3\xa9l\xc3\xa9rit\xc3\xa9 un syst\xc3\xa8me de classement sur les diff\xc3\xa9rents documents du SGVRVE et tient compte du caract\xc3\xa8re confidentiel des dossiers.
Ex\xc3\xa9cute toute autre t\xc3\xa2che connexe. Peut accomplir les t\xc3\xa2ches d\'un poste connexe ou inf\xc3\xa9rieur lorsque requis.
La liste des t\xc3\xa2ches et responsabilit\xc3\xa9s d\xc3\xa9j\xc3\xa0 \xc3\xa9num\xc3\xa9r\xc3\xa9es est sommaire et indicative. Il ne s\'agit pas d\'une liste compl\xc3\xa8te et d\xc3\xa9taill\xc3\xa9e des t\xc3\xa2ches et responsabilit\xc3\xa9s susceptibles d\'\xc3\xaatre effectu\xc3\xa9es par une personne employ\xc3\xa9e occupant ce poste. Cependant, les t\xc3\xa2ches et responsabilit\xc3\xa9s non \xc3\xa9num\xc3\xa9r\xc3\xa9es ne doivent pas avoir d\'effet sur le niveau de l\'emploi.
Affectation et statut
Personnel administratif, non syndiqu\xc3\xa9
Secr\xc3\xa9tariat g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et vice-rectorat \xc3\xa0 la vie \xc3\xa9tudiante, campus de Rimouski
Poste permanent \xc3\xa0 temps complet
Horaire de travail : 35 heures par semaine
Date d\'entr\xc3\xa9e en fonction : d\xc3\xa8s que possible
Date limite pour postuler: l\xe2\x80\x99offre d\xe2\x80\x99emploi sera en vigueur jusqu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 ce que le poste soit pourvu
Traitement salarial
Le traitement salarial est \xc3\xa9tabli conform\xc3\xa9ment aux dispositions du protocole du personnel administratif (54 971$ \xc3\xa0 77 542$).
Liste des avantages \xc3\xa0 l\'UQAR
Environnement de travail paisible et stimulant
Activit\xc3\xa9s de d\xc3\xa9veloppement des comp\xc3\xa9tences
Caf\xc3\xa9t\xc3\xa9ria, caf\xc3\xa9 et bar
Programme complet et concurrentiel d\'avantages sociaux
Horaire d\'\xc3\xa9t\xc3\xa9 (cong\xc3\xa9 les vendredis apr\xc3\xa8s-midi)
Infrastructures sportives
Centre de la petite enfance
\xc3\x80 proximit\xc3\xa9 des grands espaces naturels, Rimouski est une v\xc3\xa9ritable cit\xc3\xa9 \xc3\xa9tudiante. Capitale du Bas-Saint-Laurent, p\xc3\xb4le commercial et maritime, sa population \xc3\xa9tudiante, compos\xc3\xa9e de 15 000 jeunes provenant du Qu\xc3\xa9bec et du monde, l\xe2\x80\x99anime tout au long de l\xe2\x80\x99ann\xc3\xa9e. Avec ses 50 000 habitants, ici, tout est convivial et \xc3\xa0 proximit\xc3\xa9 .
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Nous souscrivons au programme d\xe2\x80\x99acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9galit\xc3\xa9 en emploi pour les femmes, les personnes handicap\xc3\xa9es, les membres de minorit\xc3\xa9s visibles et de minorit\xc3\xa9s ethniques et les autochtones. Des mesures d\'adaptation peuvent \xc3\xaatre offertes aux personnes handicap\xc3\xa9es en fonction de leur besoin et ce, en toute confidentialit\xc3\xa9.

Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.