Job Description

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A propos de Mila
Fonde par le professeur Yoshua Bengio de l'Universite de Montreal, Mila rassemble des chercheurs specialises en intelligence artificielle et plus precisement en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l'apprentissage profond, Mila s'est particulierement distingue dans la modelisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d'objets et les modeles generatifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d'une collaboration entre l'Universite de Montreal et l'Universite McGill, en lien etroit avec Polytechnique Montreal et HEC Montreal.
Mila s'est donne pour mission d'etre un pole mondial d'avancees scientifiques qui inspire l'innovation et l'essor de l'intelligence artificielle (IA) au benefice de tous.
Pour en connaitre davantage, veuillez consulter
Fonctions et responsabilites
Vous souhaitez jouer un role cle pour que le developpement de l'IA profite a l'ensemble de l'humanite ? Vous avez de l'experience dans les operations administratives et vous vous epanouissez dans un environnement dynamique ? Vous vous interessez a la question cruciale de la securite de l'IA et souhaitez contribuer a cette cause ?
Mila recherche une adjointe administratifve au bureau du professeur Yoshua Bengio afin de soutenir ses activites et celles de son equipe. Sous la responsabilite du directeur des politiques, vous travaillerez egalement en etroite collaboration avec l'Assistante principale et responsable des operations du bureau du professeur Bengio, afin de fournir un soutien administratif et operationnel essentiel.

• Gestion strategique des courriels : gerer un volume important de courriels en classant, hierarchisant et redirigeant strategiquement les messages afin de garantir des reponses rapides.
• Gestion du calendrier et des rendez-vous : administrer et coordonner les calendriers du professeur Bengio et de son equipe, notamment en planifiant les reunions internes et externes, et en acceptant ou refusant les invitations et les evenements.
• Coordination et assistance pour les reunions : assister le professeur Bengio dans le cadre de ses reunions en lui fournissant des rappels en temps opportun, les documents necessaires et des briefings. Accueillir les invites au bureau, organiser les salles de reunion et garantir une experience fluide a tous les visiteurs.
• Assistance administrative a l'equipe : fournir une assistance administrative complete a l'ensemble de l'equipe, notamment en preparant et en traitant les rapports de depenses, en remplissant les formulaires, en obtenant les signatures et en traitant les factures en temps opportun.
• Voyages et logistique : faciliter l'organisation des deplacements, notamment la reservation des vols, des hebergements et des transports.
• Gestion de l'information : maintenir un systeme de classement electronique efficace afin de garantir que les documents et les informations sont organises et facilement accessibles.
• Assistance generale : fournir toute autre assistance logistique, operationnelle et administrative selon les besoins.

Requirements:

• Diplome en secretariat, administration de bureau ou dans un domaine connexe.
• Au moins deux (2) ans d'experience confirmee dans un poste de coordination administrative ou d'adjointe, ou dans un role similaire, de preference dans un environnement universitaire ou de recherche au rythme soutenu.
• Excellentes competences organisationnelles et grande capacite a gerer plusieurs priorites et a respecter les delais.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et communicationnelles.
• Proactif, soucieux du detail et doue pour la resolution de problemes.
• Capacite a s'adapter et a apprendre dans un environnement en constante evolution.
• Engagement a se tenir au courant des dernieres tendances et a ameliorer continuellement ses pratiques professionnelles.
• Maitrise de Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive).
• Bilinguisme (francais et anglais), compte tenu des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes ou membres de notre communaute universitaire anglophones.

Benefits:

• L'occasion de contribuer a une mission unique avec un impact important;
• Un programme d'assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidite, vie, assurance voyage et garanties complementaires);
• Un programme d'aide aux employes et a la famille;
• Un acces a un service de telemedecine;
• Une politique de conges annuels offrant une base de 20 jours de vacances des l'embauche;
• Un regime d'epargne retraite avec contribution de l'employeur minimale de 4%;
• Une genereuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue a votre bien-etre. Vous pouvez selectionner et combiner les options qui correspondent a vos besoins parmi les credits style de vie, une assurance bonifiee, des journees de vacances supplementaires et une contribution enrichie au regime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d'ete et une possibilite de teletravail;
• Un milieu de travail au coeur de la Petite Italie, dans le quartier branche Mile-Ex, a proximite des transports en commun;
• Une equipe d'experts de leur domaine, des gens passionnes et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaitre
A Mila, la diversite nous tient a coeur. Nous valorisons un environnement de travail equitable, ouvert et respectueux des differences. Nous encourageons toute personne souhaitant oeuvrer dans un ecosysteme en progression continue et stimulee a contribuer a l'application et la definition d'une culture saine et inclusive, a postuler.
Veuillez noter que seules les personnes selectionnees seront contactees.
About Mila
Founded by Professor Yoshua Bengio of the Universite de Montreal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence, and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its important contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the fruit of a collaboration between Universite de Montreal and McGill University, with close links to Polytechnique Montreal and HEC Montreal.
Mila's mission is to be a global hub of scientific advances that inspires innovation and the rise of artificial intelligence (AI) for the benefit of all.
To find out more, please visit
Duties and Responsibilities
Are you looking to play a key role in ensuring that the development of AI benefits all of humanity? Do you have experience in administrative operations, thriving in a fast-paced environment? Are you interested in the critical issue of AI safety and want to contribute to this cause?
Mila is looking for an Administrative assistant for the Office of Professor Yoshua Bengio to support his activities and those of his team. Reporting to the Director of Policy, you will also work closely with the Senior Assistant and Operations Lead of Prof. Bengio's Office, to provide essential administrative and operational support.

• Strategic Email Management: Manage a high volume of emails by strategically categorizing, prioritizing, and redirecting messages to ensure timely responses.
• Calendar and Schedule Management: Administer and coordinate the calendars for Professor Bengio and his team, including scheduling internal and external meetings, and declining or accepting invitations and events.
• Meeting Coordination and Support: Assist Professor Bengio for his meetings by providing timely reminders, necessary materials and briefings. Welcome guests to the office, arrange meeting rooms, and ensure a seamless experience for all visitors.
• Team Administrative Support: Provide comprehensive administrative support to the entire team, including preparing and processing expense reports, completing forms, obtaining signatures, and handling invoices in a timely manner.
• Travel and Logistics: Facilitate the organization of travel arrangements, including booking flights, accommodations, and transportation.
• Information Management: Maintain an efficient electronic filing system to ensure documents and information are organized and easily accessible.
• General Support: Provide other logistical, operational and administrative support as needed.

Profile required

• Diploma in secretarial studies, office administration, or a related field.
• At least two (2) years of proven experience in an administrative coordination or assistant position, or similar role, preferably in a fast-paced academic or research environment.
• Exceptional organizational skills with a strong ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
• Excellent interpersonal and communication skills.
• Proactive, detail-oriented, and adept at problem-solving.
• Ability to adapt and learn in a continuously changing environment.
• A commitment to staying current with the latest trends and continuously improving professional practices.
• Proficiency with Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive).
• Bilingualism (French and English), given the interactions you will have in the course of your employment with some of our English-speaking partners, stakeholders, or members of our academic community.

Good reasons to work at Mila

• The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact;
• A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel and extended benefits);
• An employee and family assistance program;
• Access to a telemedicine service;
• A vacation policy offering a base of 20 days' vacation upon hiring;
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
• A generous flexible package allowing you to tailor your benefits to what contributes to your well-being. You can select and combine options to suit your needs, including lifestyle credits, enhanced insurance, extra vacation days and enriched pension contributions;
• Flexible working hours, a summer schedule and the possibility of telecommuting;
• A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of passionate experts in their field;
• A collaborative and inclusive work environment.

We want to know you
At Mila, diversity is important to us. We value a work environment that is fair, open and respectful of differences. We encourage anyone who wants to work in an ecosystem that is constantly evolving and stimulated to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture, to apply.
Please note that only selected candidates will be contacted.

Skills Required