Job Description

Type de poste:

Permanent a temps plein, Nouveau poste

Lieu :

Hybride dans un bureau de la DUC au Stonewall, Manitoba (2 jours par semaine au bureau)

Date limite

: L'offre d'emploi sera affichee jusqu'a ce que le poste soit pourvu

Ce que vous ferez

Relevant de la cheffe du financier, le titulaire de ce poste est charge de fournir un soutien administratif de haut niveau cheffe du financier et au directeur juridique, ainsi qu'aux autres membres de l'equipe de la haute direction. Ce poste implique la gestion des emplois du temps complexes, des deplacements et des depenses de la cheffe du financier et au directeur juridique et des autres membres des equipes equipe de direction. Le titulaire de ce poste assurera egalement la liaison entre la cheffe du financier et les parties prenantes internes et externes, y compris le conseil d'administration.


Les responsabilites de l'adjoint ou de l'adjointe de direction sont, notamment :

Coordonner et gerer le calendrier de la cheffe du financier et au directeur juridique, y compris la planification des reunions individuelles et de groupe au sein et a l'exterieur de l'organisation, ainsi que l'organisation complexe des deplacements, en veillant a ce que tous les documents et recherches preliminaires necessaires aux reunions et aux deplacements soient fournis. Preparer et faire circuler les ordres du jour et les documents d'accompagnement, consigner et distribuer les proces-verbaux et fournir les informations generales et les complements d'information necessaires au besoin. Creer des calendriers annuels pour les nombreuses reunions du conseil d'administration et des comites (finances, risques et audit ; retraite a prestations definies ; retraite a cotisations definies ; sous-comite d'investissement ; conseil d'administration). Coordonner le materiel des reunions du afin de garantir le respect des delais, l'exactitude et la mise en forme finale des documents; coordonner la venue des conferenciers invites; travailler avec la personne chargee de la liaison avec le conseil d'administration pour planifier des reunions extraordinaires si necessaire. Rediger des proces-verbaux precis; surveiller et assurer le suivi des mesures a prendre afin de garantir leur execution dans les delais prevus. Suivre et hierarchiser toutes les demandes, soumettre les dossiers a la cheffe du financier et au directeur juridique pour examen et approbation et s'assurer que les documents sont exacts et produits dans les delais requis. Rediger divers rapports et communications, en verifier l'exactitude et proceder a leur mise en forme finale. Fournir un soutien de haut niveau pour la gestion des fichiers, y compris le suivi et l'acheminement des courriels, l'organisation des fichiers electroniques et la creation d'un systeme de classement electronique. Tenir les comptes relatifs aux frais de representation et de deplacement de la cheffe du financier et au directeur juridique, y compris en veillant a la tenue exacte des feuilles de temps. Coordonner les deplacements, les feuilles de temps et les comptes de frais des autres membres de la haute direction et de l'equipe, en veillant au respect de la politique relative aux deplacements et aux depenses. Traiter les factures, creer des bons de commande et suivre les approbations. Effectuer des taches administratives generales de bureau, y compris le classement, la dactylographie, la reprographie, la redaction de lettres, la creation de presentations PowerPoint, etc. Assurer la liaison avec les ressources humaines en ce qui concerne les centres de couts du service du departements financiers, juridiques, et d'autres services centraux, en veillant a ce que les processus d'integration des nouveaux employes et de gestion des departs soient mis en oeuvre. Assister l'equipe financiere et juridique dans le traitement des tickets d'assistance, selon les besoins.

Exigences

Au moins trois ans d'experience dans le soutien administratif de haut niveau aupres de la haute direction. Diplome en administration de bureau, en affaires ou dans un domaine connexe. Une combinaison equivalente d'experience et de formation peut etre prise en consideration. Une experience prealable dans un cabinet comptable ou juridique serait un atout. Connaissance des logiciels de visioconference et des plateformes de communication collaborative. Maitrise de Microsoft Office, y compris Teams, Outlook, PowerPoint, Word et Excel. Connaissance averee de la gestion des calendriers et de la correspondance. Excellentes aptitudes a la communication ecrite et orale, assorties d'un haut niveau de precision et du souci du detail. Solides competences interpersonnelles : capacite a etablir de solides relations de travail avec la haute direction et a travailler en collaboration de maniere efficace avec le personnel a tous les echelons. Sens exceptionnel de l'organisation, bon jugement et capacite a anticiper les besoins dans un environnement dynamique et en constante evolution. Capacite a travailler efficacement et de maniere autonome malgre la pression. Capacite a hierarchiser les taches et a gerer le chevauchement des echeances. Posseder d'excellentes competences en gestion du temps. Capacite a reperer les erreurs dans les documents et les fichiers afin d'en garantir l'exactitude. La maitrise de la suite Dynamics 365 serait un atout. Excellentes competences a l'oral et a l'ecrit en anglais en raison des interactions quotidiennes avec des collegues anglophones.

Ce que nous offrons

3 semaines de vacances avec conges personnels et de maladie payes Ensemble complet de remuneration et d'avantages sociaux Regime de travail hybride

Comment presenter une demande

CIC est fier d'etre reconnu, pour une deuxieme annee consecutive, comme l'un des meilleurs employeurs du secteur a but non lucratif. Travailler pour CIC est un point culminant de la carriere de plusieurs de nos employes. Joignez-vous a nous pour faire une reelle difference.


Si vous possedez les qualifications requises et que cette opportunite vous interpelle, nous vous invitons a soumettre votre candidature en toute confidentialite via notre centre de carrieres en ligne.


Canards Illimites Canada s'engage a offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacle. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement et de selection, veuillez nous envoyer un courriel a hr@ducks.ca. Toutes les demandes d'accommodement seront traitees de maniere confidentielle.

Nous remercions sincerement toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, seules celles retenues pour une entrevue seront contactees.