Job Description

Title: Accounts Receivable Specialist

Summary of Role

The Accounts Receivable Specialist is an essential hands-on contributor of Command Alkon's Collections team. Your primary focus day to day is to partner with external and internal customers to speed invoicing to cash. That partnership involves having a book of assigned accounts and following company policies/procedures to proactively contact customers, document and route reasons for non-payment in Cases, reconcile customer PO/Accounting information, assist customers with statements & payment information, and follow-up with internal Cases for resolution. Additionally, there are other activities you may be assigned by management to help steward Accounts Receivable, such as cash application, tax forms/research, credit hold management, and other related tasks. You'll have success in the role by combining your various skillsets - passion for the customer, proactive, conscientious, high follow-up, and a knack for partnering internally with various teams to ensure speedy Case resolution.

How You'll Succeed:

Contact assigned customers to collect on past due invoice balances, handling both inbound and outbound communications via telephone, email, or through other channels per company policy



Create sufficiently detailed Cases, route them internally to the correct parties, follow-up, and go through the appropriate channels to gain approval for an credit requests to ensure speedy resolution of customer disputes



As you gain experience, create relationships with external customers to handle escalations and more complex accounts or dispute scenarios.



Escalate more complex Collections scenarios to management and follow-up regularly.



Distribute customer statements, payment dunning notices, and credit memos to customers ensuring proper approvals and details are documented.



Suggest process improvements to management of how to improve company systems, policies, and processes



Contribute to the stewardship of Accounts Receivable by applying cash, researching customer balances, populating expired tax exempt forms, and other projects assigned to by management



Partner with Legal and Accounting to ensure compliance with accounting principles or other requirements



Partner with third parties as necessary that relate to executing customer collections



Participate in ad hoc projects, internal & external audits, as necessary and assigned by management



Assist customers with and perform research on cash payments & deposits (Lockbox, ACH, Wires, Credit Cards)

What You Bring:

2 or more years of collections billing experience, preferably within a software company or a related recurring revenue business that also sells hardware and professional services. Strong verbal and written communication skills with a track record of performing excellent customer service. Intermediate experience using Salesforce and NetSuite preferred. Intermediate Microsoft Excel skills. Knowledge of Collections and Accounting principles preferred. Ability to collaborate across departments, especially with Customer Success, Billing, Professional Services, Renewals, and Order Management teams. Undergraduate Degree, preferably in Business Administration, Accounting, Finance, or a related field.

Who You Are:

Action Oriented - You gain the confidence and trust of others through honesty, integrity, and authenticity.



Ensures Accountability - You hold yourself and others accountable to meet commitments.



Drives Results - You consistently achieve results, even under tough circumstances.



Persuades - You use compelling arguments to gain the support and commitment of others.



Instills Trust - You gain the confidence and trust of others through honesty, integrity, and authenticity.



Being Resilient - You rebound from setbacks and adversity when facing difficult situations.



Situational Adaptability - Adapt your approach and demeanor in real time to match the shifting demands of different situations

All Company Core Competencies:

Customer Focus: You build strong customer relationships and deliver customer-centric solutions.



Cultivates Innovation: You create new and better ways for the organization to be successful.



Collaborates: You build partnerships and work collaboratively with others to meet shared objectives.



Instills Trust: You gain the confidence and trust of others through honesty, integrity, and authenticity.



Self-Development: You actively seek new ways to grow and be challenged using both formal and informal development channels.




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Titre : Specialiste des Comptes Clients

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Resume du Poste

Le Specialiste des Comptes Clients est un contributeur essentiel et operationnel de l'equipe de recouvrement de

Command Alkon

. Votre objectif principal au quotidien est de collaborer avec les clients externes et internes afin d'accelerer le processus de facturation jusqu'a l'encaissement. Ce partenariat implique la gestion d'un portefeuille de comptes attribues et le respect des politiques/procedures de l'entreprise pour contacter de maniere proactive les clients, documenter et transmettre les raisons de non-paiement sous forme de dossiers (

"Cases"

), rapprocher les bons de commande/informations comptables, assister les clients avec les releves de compte et informations de paiement, et assurer le suivi des dossiers internes pour resolution.





D'autres taches peuvent egalement vous etre confiees par la direction afin de soutenir la gestion des comptes clients, telles que l'imputation des paiements, la gestion des formulaires fiscaux/recherches, la gestion des blocages de credit, et d'autres activites connexes. Vous reussirez dans ce role en combinant plusieurs competences : passion pour la relation client, proactivite, rigueur, suivi assidu, et aptitude a collaborer efficacement avec diverses equipes internes pour garantir une resolution rapide des dossiers.




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Cles de la Reussite :

Contacter les clients assignes pour recouvrer les factures en souffrance, en gerant les communications entrantes et sortantes par telephone, email ou autres canaux conformement a la politique de l'entreprise. Creer des dossiers detailles (

Cases

), les transmettre aux parties internes concernees, assurer le suivi et utiliser les bons canaux pour obtenir les validations necessaires aux demandes d'avoir, afin de resoudre rapidement les litiges clients. A mesure que vous gagnerez en experience, developper des relations avec les clients pour gerer les situations d'escalade ou les comptes/litiges plus complexes. Signaler les cas de recouvrement complexes a la direction et en assurer un suivi regulier. Envoyer les releves de compte clients, lettres de relance, et notes de credit en veillant a la bonne documentation des details et validations necessaires. Proposer des ameliorations de processus a la direction pour optimiser les systemes, politiques et procedures de l'entreprise. Contribuer a la gestion des comptes clients en affectant les paiements, en analysant les soldes clients, en mettant a jour les formulaires fiscaux expires, et en participant a d'autres projets confies par la direction. Collaborer avec les services Juridique et Comptabilite pour assurer la conformite avec les principes comptables et autres exigences. Collaborer avec des tiers si necessaire dans le cadre des activites de recouvrement. Participer a des projets ponctuels, audits internes et externes, selon les besoins definis par la direction. Assister les clients et effectuer des recherches sur les paiements/depots recus (Lockbox, virement ACH, virements bancaires, cartes de credit).





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Ce Que Vous Apportez :

2 ans ou plus d'experience en facturation/recouvrement, idealement dans une entreprise logicielle ou une activite a revenus recurrents, incluant la vente de materiel et de services professionnels. Excellentes competences en communication orale et ecrite, avec un historique demontre en service client. Maitrise intermediaire de

Salesforce

et

NetSuite

(preferee). Competences intermediaires en

Microsoft Excel

. Connaissances en principes de recouvrement et de comptabilite souhaitees. Capacite a collaborer avec differents departements, en particulier les equipes Customer Success, Facturation, Services Professionnels, Renouvellements et Gestion des Commandes. Diplome universitaire, de preference en Administration des Affaires, Comptabilite, Finance ou domaine connexe.





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Qui Vous Etes :

Oriente(e) Action

- Vous gagnez la confiance des autres par votre honnetete, integrite et authenticite.

Responsable

- Vous vous engagez personnellement et tenez les autres responsables du respect des engagements.

Oriente(e) Resultats

- Vous atteignez constamment vos objectifs, meme dans des situations difficiles.

Capacite de Persuasion

- Vous utilisez des arguments convaincants pour obtenir le soutien et l'engagement des autres.

Inspirant(e) la Confiance

- Vous inspirez la confiance par votre honnetete, integrite et authenticite.

Resilient(e)

- Vous rebondissez face aux difficultes et savez faire face a l'adversite.

Adaptabilite Situationnelle

- Vous adaptez votre approche et votre comportement en temps reel selon les exigences des differentes situations.





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Competences Cles de l'Entreprise :

Orientation Client

: Vous construisez des relations solides avec les clients et proposez des solutions centrees sur leurs besoins.

Encouragement a l'Innovation

: Vous imaginez de nouvelles facons pour faire progresser l'organisation.

Esprit de Collaboration

: Vous etablissez des partenariats et collaborez avec les autres pour atteindre des objectifs communs.

Inspirer Confiance

: Vous gagnez la confiance par votre integrite et transparence. *

Developpement Personnel

: Vous cherchez activement a evoluer et a vous challenger, en utilisant des canaux de developpement formels et informels.