Job Description

Mandat

Cet affichage est reserve aux employes de Sante Quebec


SOMMAIRE DU POSTE



Sous l'autorite de la directrice, l'attachee de direction planifie, gere et fournit des services de soutienadministratif et de liaison a la direction et veille au bon fonctionnement et a l'efficacite du bureau. En tant que principale collaboratrice, la personne choisie apporte un appui direct dans la gestion concrete deselements strategiques de sa direction et assure un suivi rigoureux des differents mandats et dossiers qui lui sont confies. Elle assiste la directrice dans l'exercice de ses fonctions en coordonnant les proceduresadministratives, les activites de recherche et d'analyse, de communication. Elle conseille, aide et informe les membres du personnel, les gestionnaires et la clientele dans sonchamp d'activite. Elle controle la qualite des documents emanant de la direction.


DETAIL DES FONCTIONS



1. Planifie et coordonne l'agenda du directeur en fonction des priorites et des urgences :

Fixe les rendez-vous et les reunions Confirme les rendez-vous et les reunions Reorganise l'agenda lors des changements Lui rappelle ses engagements

2. Traite la correspondance de la directrice :

Prend connaissance de la correspondance electronique et postale Redige toute correspondance et document necessaires Examine les documents prepares et en controle la qualite avant de les soumettre a la directrice pour signature et approbation Communique l'information aux personnes concernees


3. Assiste la directrice dans la realisation des mandats qui lui sont confies :

Effectue des travaux administratifs relies a la gestion financiere, a la gestion des ressources humaines, a la gestion des ressources materielles et a l'organisation du travail


4. Interprete les requetes acheminees a son directeur :

Repond adequatement et de facon autonome aux demandes Regle les situations problematiques Determine les actions a poser, informe le directeur ou dirige les demandes aux personnes concernees pour le suivi


5. Assiste le directeur dans les differents comites pilotes par ce dernier :

Prepare l'ordre du jour et prend les dispositions necessaires pour la tenue de ces reunions Assure le suivi et prepare les documents pour les differents comites (direction, gestion, verification, etc.) Assiste a des rencontres ou comite a titre de representant de la direction Consigne et prepare les proces-verbaux, les comptes rendus des reunions


6. Recoit et filtre les appels telephoniques de la directrice :

Assure une reponse telephonique Dirige les appels Assure les suivis necessaires lors d'absence


7. Coordonne le personnel administratif de la direction :

Assure une couverture constante du secretariat de la direction Coordonne, au besoin, la repartition des taches en periode de pointe de la direction Contribue a la revision de l'organisation du travail et de la repartition des ressources en secretariat

8. Fournit un soutien administratif a la direction :

Met en place des methodes d'organisation du travail et de suivi de dossier, en assure la gestion et le respect des echeanciers Prepare l'arrivee de nouveaux employes dans la direction Apporte un soutien a l'approbation des releves de presence afin d'assurer la liaison avec la paie Effectue les suivis budgetaires periodiques et produit les comptes de depenses Applique les regles relatives a la confidentialite, a la conservation, a la circulation et a la destruction des dossiers


9. Execute des recherches, compile des donnees et prepare des documents qui seront etudies et presentes par les cadres superieurs et les comites :

Effectue des enquetes et des releves et fait une synthese ou un schema des renseignements recueillis pour analyse Assure, revise et assume la mise en page et la production des documents pertinents aux activites de sa direction Concoit certains documents et les maintient a jour

Exigences

Doit detenir un diplome d'etudes collegiales (DEC) dans une discipline collegiale appropriee d'une ecole reconnue par le ministere competent ou un diplome d'etudes collegiales (DEC) combine a un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d'etudes collegiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinee a de l'experience pertinente;



Experience de service a la clientele;

Excellente maitrise de langue francaise tant a l'oral qu'a l'ecrit;

Maitrise de l'anglais a l'oral (3A);

Maitrise du logiciel Word (intermediaire) et Antidote;


Doigte de 30 mots/minute;

Test de Francais 70%